ÖKOTEC Energiemanagement GmbH

«Die Rechnungsstellung haben wir früher grösstenteils manuell durchgeführt. Heute geht das fast vollautomatisch.»

Dipl.-Ing. Roland Berger, Geschäftsführer, ÖKOTEC Energiemanagement GmbH

Tätigkeitsfeld: Energieberatung für Industrie und Gewerbe in Deutschland und international
Gründung: 1999
Sitz: Berlin

Herausforderungen

• Zusammenführen der bestehenden Daten aus unterschiedlichen Quellen und Datenbanken
• Einheitliche Lösung für Leistungs- und Reisekostenerfassung, Rechnungsstellung, Budgetkontrolle, Urlaubsanträge, Fakturierung etc.

Nutzen

• Integrierte CRM- und ERP-Lösung für alle Bereiche der Kundendaten-Pflege, der Projektplanung und -auswertung
• Adressen können einfach in Vertec übernommen werden
• Vertragskonditionen werden für die Fakturierung und Budgetkontrolle weiterverwendet

Vertec Leistung & CRM inkl. aller Apps,
Budget & Teilprojekt, Ressourcenplanung

50-100 Vertec User

ÖKOTEC zeigt seinen Kunden Energiespar-Potenziale auf, entwickelt für sie Massnahmenpakete und begleitet sie bei der Umsetzung. Nun hat ÖKOTEC bei den Prozessen im eigenen Haus für mehr Effizienz gesorgt – und damit viel Zeit und Energie freigesetzt, die bisher in das Ausfüllen von Excel-Tabellen gesteckt wurde.

«Die Rechnungsstellung haben wir früher grösstenteils manuell durchgeführt. Heute geht das fast vollautomatisch.»

ÖKOTEC steht für die erfolgreiche Entwicklung intelligenter Lösungen zur Reduktion von Energiekosten. Mit Projekten an über 550 Industrie- und Gewerbestandorten zählt die GmbH zu Deutschlands führenden Spezialisten für Energieeffizienz und Energieeinsparung in der Industrie. Das Unternehmen ist mit den neusten Technologien und Entwicklungen im Energiebereich vertraut. Das von Ökotec entwickelte Energieeffizienz-Controlling führt eine Kosten-Nutzen-Analyse für den Energieverbrauch eines Unternehmens durch und zeigt dabei anhand konkreter Kennzahlen auf, wo die grössten Sparpotenziale bestehen.

Die betriebswirtschaftlichen Lösungen haben bei ÖKOTEC allerdings nicht mit dem rasanten Wachstum der Firma Schritt gehalten. Im Unternehmen wurden seit der Firmengründung 1999 die Projektkontrolle und zahlreiche administrative Abläufe in Excel-Tabellen abgebildet, die mit den Jahren immer komplexer wurden. «Die Rechnungsstellung war früher ein aufwändiger Prozess, bei dem wir aufgrund der erfassten Leistungen, der Verträge und der Einschätzungen der Projektleiter die Rechnungen von Hand erstellt und anschliessend zurück in die Excel-Tabellen übertragen haben», erinnert sich Roland Berger, Geschäftsführer bei ÖKOTEC.

«Das transparente und übersichtliche Projektcontrolling von Vertec kommt am Schluss auch unseren Kunden zugute.»

Die Suche nach einem System, das den Excel-Flickenteppich ablösen sollte, führte ÖKOTEC zu Vertec. «Vertec bot einerseits eine integrierte Lösung für Kundendaten-Management und betriebswirtschaftliche Unternehmensführung», sagt Berger. «Andererseits liessen sich unsere bestehenden Prozesse und Daten mit geringem Aufwand in die neue Applikation überführen.»

«Alle relevanten Informationen sind nun immer auf dem aktuellsten Stand und mühelos abrufbar.»

Für die Ingenieure der ÖKOTEC ist Effizienz nicht nur ein Schlagwort. Sie sind es gewohnt, ihren Kunden die Effizienz ihrer Energiespar-Massnahmen mit Zahlen zu belegen. Für sie war es daher naheliegend, bei der Einführung von Vertec auch die Effizienzsteigerung im eigenen Unternehmen zu messen. Die Ergebnisse überraschten auch ÖKOTEC-Geschäftsführer Berger: «Wir wickeln den Fakturierungsprozess nun deutlich sicherer und schneller ab als früher.»