Berichtversand

Mit dieser Zusatzfunktion beschleunigen Sie den Versand von Dokumenten. Es erlaubt es, Dokumente direkt aus Vertec E-Mails anzuhängen und diese mit Microsoft Outlook zu versenden. Erstellen Sie zuvor Ihre eigenen, individuellen E-Mail Vorlagen (Berichtsvorlagen).

Es entfällt also nicht nur das manuelle Abspeichern von Dateien und das Klicken zum Wechsel von Vertec auf den genannten E-Mail Client, sondern es lassen sich die erstellten Dokumente gleich direkt aus Vertec an Outlook senden. Dabei sind standardmässig schon die beiden E-Mail-Vorlagen Offerte (Angebot) und Rechnung angelegt.

Weitere E-Mail Vorlagen können individuell erstellt werden und lassen sich unterschiedlichen Klassen wie beispielsweise Angebot, Rechnung oder Mahnung zuweisen. Jeder E-Mail Vorlage lassen sich über Python Code Informationen wie der Empfänger, Betreffzeile, der Name der Datei im Anhang und auch der Text im E-Mail Body mitgeben, sodass diese nicht mehr manuell hinzugefügt werden müssen.

Berücksichtigt ist des Weiteren die Möglichkeit, Word-Dokumente als Body in E-Mail Vorlagen zu verwenden.

Im Rootordner «Einstellungen» wird der Ordner «Berichtversand» mit dem Unterordner «Vorlagen Berichtversand» angelegt.

• Offerte (Angebot)
• Rechnung

Hinweise:

• Die Zusatzklasse27 darf noch nicht in Verwendung sein, ausser sie hat die Eintrag Id ClassSettingsZK27EMailTemplates und kommt von der bereits geladenen Zusatzfunktion Mahnwesen
• Die Zusatzfunktion steht nur in der Cloud- und Desktop App zur Verfügung
• Der E-Mail Versand ist für Microsoft Outlook für Windows vorgesehen, was installiert sein muss
• Frühere Bezeichnungen dieser Zusatzfunktion lauteten «E-Mail-Versand Dokumente» sowie «E-Mail Vorlagen»
• Es ist möglich, diese Zusatzfunktion über die alte Version zu installieren, dabei werden jedoch Listeneinstellungen und andere selbst gemachte Anpassungen überschrieben

Eine ausführliche Beschreibung sowie den Download dieser Zusatzfunktion bietet der Knowledge Base Artikel Zusatzfunktion: Berichtversand