Dokumentenverwaltung
Digitales Dokumentenmanagement mit Vertec
Mit Vertec lassen sich Dokumente wie Briefe, E-Mails, Rechnungen oder weitere Unterlagen einfach und automatisiert verwalten. Sie können dank der MS-Office Integration Ihre gesamte Dokumentenverwaltung für Projekte und Adressen abwickeln. Alternativ lässt sich auch ein externes Dokumentenmanagementsystem (DMS) an Vertec anbinden. Über eine Standard-Schnittstelle können Dokumente von Vertec direkt in zum Beispiel MS SharePoint übergeben oder von dort aus abgerufen werden. So behalten Sie immer den Überblick.
- Flexible Dateiablage für Ihre Dokumente, auch ohne externen File-Server
- Aktivitäten erleichtern die Zusammenarbeit in Teams
- Dynamische Ablagestruktur für Ihre Dokumente
- E-Mails und Anhänge mit der Vertec Outlook App in Vertec speichern
Flexible Dateiablage für Ihre Dokumente
Erstellen Sie Angebote (Offerten), Rechnungen oder Briefe direkt mit Vertec. Diese Dokumente werden automatisch in der Dateiablage gespeichert und mit dem entsprechenden Kontakt, der Firma oder dem jeweiligen Projekt verknüpft. Dank der MS-Office-Integration funktioniert das auch umgekehrt und Sie können Sie in Excel oder Word erstellte Dokumente mit Vertec verknüpfen.
Aktivitäten erleichtern die Zusammenarbeit in Teams
Intelligente Kollaborationsmöglichkeiten erleichtern die Zusammenarbeit innerhalb von Teams oder Projekten mit mehreren Dienstleistern stark. Dafür werden sämtliche Dokumente in Vertec als Aktivität angelegt. Aktivitäten können Sie wiederum um Kommentare, Zuständigkeiten oder Termine erweitern.
Dynamische Ablagestruktur für Ihre Dokumente
Sie entscheiden: Legen Sie Ihre Dokumente auf einem externen File-Server ab und hinterlegen Sie den Dateipfad in Vertec oder speichern Sie ab Vertec 6.7 Ihre Dokumente direkt in Vertec auf einer Aktivität.
So stehen im Cloud Abo Ihre Dokumente ortsunabhängig zur Verfügung.
E-Mails als Dokumente in Vertec speichern
Nutzen Sie die Outlook App für ein optimales Zusammenspiel von Outlook und Vertec. Verwalten Sie eingehende E-Mails. Speichern Sie diese, einschliesslich ihrer Anhänge, direkt aus Outlook heraus als Aktivität in Vertec. E-Mails lassen sich auch als Aktivität abspeichern, ohne dass dazu ein Kontakt erfasst werden muss.
Mit der Outlook App legen Sie auch neue Kontakte mit nur wenigen Klicks in Vertec an.
Dank der übersichtlichen Darstellung als Aktivitätshistorie haben Sie stets alles im Blick.
Häufig gestellte Fragen
Welche Import- und Exportmöglichkeiten der Daten gibt es?
Importe/Exporte können via ActiveX/COM (vgl. Knowledge Base Artikel Grundlagen COM), XML und Excel erfolgen. Nach Kündigung des Cloud Abos erhalten Sie die Rohdaten bei Bedarf in einer Firebird Datenbank.
Welche Speichermöglichkeiten für Dokumente bietet Vertec?
Dokumente, die wie beispielsweise Rechnungen oder Angebote (Offerten) in Vertec erzeugt werden, können als PDF, Word, Excel oder csv abgespeichert werden. Bei Bedarf können Sie auch weitere Dateiformate einrichten.
Kann ich Dokumente je Kunde und Projekt abspeichern und aus Vertec öffnen?
Alle erzeugten Dokumente werden automatisch auf dem File-Server oder der Cloud abgespeichert. Externe Dokumente können Sie einfach in Vertec verknüpfen und abspeichern. Sie weisen diese direkt einem Projekt oder Kontakt zu und anschliessend kopiert Vertec die Dokumente auf den Fileserver. Danach können Sie die Dokumente in Vertec jederzeit wieder öffnen.
Kann ich Ordnerstrukturen für eine Dokumentenablage frei definieren?
Ja, Sie können in Ihrer Konfiguration frei definieren, welche Ordner später auf Projekten beim Anlegen eines Projekts in Vertec erzeugt werden.
Kann ich E-Mails in Vertec abspeichern?
Die Vertec Outlook App sorgt für eine tiefe Integration von Vertec in Outlook. Sie stellt CRM Informationen dar und bietet Unterstützung bei zum Beispiel dem Verwalten von E-Mails und dem Erfassen von Leistungen auf Basis von Kalendereinträgen. Wenn Sie einen anderen Mail-Client als Outlook nutzen, können Sie den Vertec Office Connector für das Abspeichern von Mails nutzen. Dieses Add-on bietet eine kostenpflichtige Erweiterung der Vertec-Standardfunktionalitäten.
Was heisst ERP?
Die Abkürzung ERP steht für Enterprise-Resource-Planning. Darunter versteht man die Planung und Steuerung von unternehmerischen Aufgaben und Ressourcen wie Kapital, Mitarbeiter und Betriebsmittel. Eine ERP Software-Lösung bildet alle relevanten Prozesse und Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens ab und digitalisiert diese. Damit können organisatorische Abläufe verbessert und Geschäftsprozesse optimiert werden.
