Outlook-Integration und Aktivitätshistorie

Für eine optimale CRM-Anbindung sorgt die Outlook App, die mit Vertec 6.5 eingeführt wurde. Seitdem gehört sie zum Grundmodul Leistung & CRM und kann in den beiden Betriebsarten On-Premises und Cloud Abo verwendet werden. Die Vertec Outlook App wird in zwei Editionen bereitgestellt: die Windows Edition, in der die Outlook App im lokalen Windows Client von Outlook läuft und die Web Edition, in der die Outlook App im Microsoft 365 installiert wird. Nach erfolgreicher Integration ist sie in der Sidebar verfügbar. Als komplett cloudfähige App benötigt sie keine lokale Installation.

• Verwalten eingehender E-Mails und Anlegen neuer Kontakte in Vertec
• Übersichtliche Darstellung als Aktivitätshistorie mit Kontakt (E-Mail, Telefon, Termin)
• E-Mail Konversationen gruppiert zusammengefasst
• E-Mails direkt als Aktivität nach Vertec übertragen, inklusive ihrer Anhänge
• Schneller E-Mail Versand mit Templates
• Navigieren Sie direkt aus Outlook zu relevanten Objekten in Vertec
• Zugriff auf Vertec Kontakte beim Verfassen von E-Mails
• Übertragen Sie Kalendereinträge aus Outlook per Klick nach Vertec

Kontakte aus eingehenden E-Mails verwalten

Hier bietet die CRM-Anbindung der Outlook App unterschiedliche Vorteile: Ist der Absender der E-Mail bisher noch nicht in Vertec hinterlegt, lässt er sich über einen Button in der Outlook App hinzufügen. Ist der Absender bekannt und im Vertec gespeichert, erkennt die Outlook App ihn und zeigt die Aktivitätshistorie an.

Eingehende Mails lassen sich auch dann abspeichern, falls kein Kontakt vorhanden ist. Ist weder die E-Mail-Adresse noch der Kontakt bekannt, ergeben sich drei Möglichkeiten, wie verfahren werden kann:

• neuen Kontakt erstellen
• nur die E-Mail speichern
• Kontakt erstellen und E-Mail speichern

Aktivitätshistorie in der Outlook App

Die Outlook App stellt für den Kontakt, den man ausgewählt hat, eine Aktivitätshistorie dar. Dort sind auch die Aktivitäten anderer Mitarbeitenden mit derselben Kontaktperson aufgelistet. Über die Aktivitätshistorie lassen sich die Aktivitäten direkt aufrufen. Neben E-Mails werden auch weitere Aktivitätstypen wie Offerte, Kundenanfrage oder Auftragsbearbeitung angezeigt.

Suche nach Projekten und Adressen

Die Comboboxen für die Suche nach Projekten und Adressen wurden im Zuge der Weiterentwicklung der Outlook App mit Vertec 6.7 umgestaltet. Suchergebnisse erscheinen als Dropdown-Liste.

Da die Suche erst per Klick manuell ausgelöst wird, wird gerade bei vielen Einträgen eine Performance-Verbesserung erzielt. Die Auswahllisten nach Tätigkeiten oder Aktivitätstypen lassen sich ad-hoc beim Tippen filtern, um ein schnelleres Auffinden zu ermöglichen.

E-Mails direkt nach Vertec übertragen

E-Mails lassen sich über einen Button ins CRM integrieren und dort einem Projekt und einer Phase zuteilen. Auf der Aktivität werden auch die Attachments des E-Mails gespeichert, die sich auf Wunsch herunterladen lassen. Auch ausgehende E-Mails werden in der Outlook App gespeichert. Im Suchfeld kann sowohl nach dem Namen oder der Firma des gewünschten Empfängers gesucht werden.

Schneller Versand von E-Mails dank Vorlagen

Direkt in Vertec erstellte Vorlagen (Templates) lassen sich einfach in der Outlook App auswählen, falls gewünscht, dort editieren und anschliessend versenden.

Outlook-Kalendereinträge in Vertec erfassen

Kalendereinträge, wie beispielsweise ein Kundentermin oder eine Besprechung, können mithilfe der Outlook App in Vertec als Leistung oder ab Vertec 6.7 auch als Aktivität erfasst werden. Über einen Button lässt sich der Eintrag einem Projekt, einer Phase und einer Tätigkeit zuordnen. Nach dem Speichern wird die Leistung oder Aktivität in der Sidebar angezeigt.