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Outlook-Integration und Aktivitätshistorie
Optimale Anbindung von Outlook an Vertec
Für eine optimale CRM-Anbindung sorgt die Outlook App, die mit Vertec 6.5 eingeführt wurde. Seitdem gehört sie zum Grundmodul Leistung & CRM und kann in den beiden Betriebsarten On-Premises und Cloud Abo verwendet werden. Die Vertec Outlook App wird in zwei Editionen bereitgestellt: die Windows Edition, in der die Outlook App im lokalen Windows Client von Outlook läuft und die Web Edition, in der die Outlook App im Office 365 installiert wird. Nach erfolgreicher Integration ist sie in der Sidebar verfügbar. Als komplett cloudfähige App benötigt sie keine lokale Installation.
- Verwalten eingehender E-Mails und Anlegen neuer Kontakte in Vertec
- Übersichtliche Darstellung Aktivitätshistorie mit Kontakt (Mail, Telefon, Termine)
- E-Mail Konversationen gruppiert zusammengefasst
- E-Mails direkt als Aktivität nach Vertec übertragen, inklusive Attachments
- Navigieren Sie direkt aus Outlook zu relevanten Objekten in Vertec
- Zugriff auf Vertec-Kontakte beim Verfassen von E-Mails
- Übertragen Sie Kalendereinträge aus Outlook als Leistungen nach Vertec
Ein neues E-Mail kommt rein.
Eine E-Mail Adresse erfassen mit der Outlook App. Das Adressbuch im Vertec ist verknüpft. Der Kontakt kann einer bestehenden Adresse zugewiesen werden.
Die Kontakt-Ansicht im Vertec.
Ein E-Mail als neue Aktivität erfassen.
In der Aktivitätshistorie werden nicht nur E-Mails, sondern alle Aktivitäten mit diesem Kontakt angezeigt. Dazu zählen auch Aktivitäten durch andere Mitarbeitende (z.B Telefon und Vor-Ort-Termine).
Die Historie / Aktivitätenliste im Vertec
Darstellung E-Mail in Vertec. In einer zweiten Darstellung (nicht im Bild) wird das E-Mail in der erhaltenen Formatierung gezeigt.
Anhänge in E-Mails werden in Vertec direkt mitgespeichert
Die Ansicht eines E-Mails mit Anhang im Vertec. Der Anhang lässt sich von dort aus direkt öffnen.
Neues E-Mail schreiben, die Adresse wird aus Vertec gezogen.
Neues E-Mail ist automatisch im Vertec gespeichert
Kontakte aus eingehenden E-Mails verwalten
Hier bietet die CRM-Anbindung der Outlook App unterschiedliche Vorteile: Ist der Absender der E-Mail bisher noch nicht in Vertec hinterlegt, lässt er sich über einen Button in der Outlook App hinzufügen. Ist der Absender bekannt und im Vertec gespeichert, erkennt die Outlook App ihn und zeigt die Aktivitätshistorie an.
Aktivitätshistorie in der Outlook App
Die Outlook App stellt für den Kontakt, den man ausgewählt hat, eine Aktivitätshistorie dar. Dort sind auch die Aktivitäten anderer Mitarbeitenden mit derselben Kontaktperson aufgelistet. Über die Aktivitätshistorie lassen sich die Aktivitäten direkt aufrufen. Neben E-Mails werden auch weitere Aktivitätstypen wie Offerte, Kundenanfrage oder Auftragsbearbeitung angezeigt.
E-Mails direkt nach Vertec übertragen
E-Mails lassen sich über einen Button ins CRM integrieren und dort einem Projekt und einer Phase zuteilen. Auf der Aktivität werden auch die Attachments des E-Mails gespeichert, die sich auf Wunsch herunterladen lassen. Auch ausgehende E-Mails werden in der Outlook App gespeichert. Im Suchfeld kann sowohl nach dem Namen oder der Firma des gewünschten Empfängers gesucht werden.
Kalendereinträge als Leistungen in Vertec erfassen
Kalendereinträge, wie beispielsweise ein Kundentermin oder eine Besprechung, können mithilfe der Outlook App in Vertec als Leistung angelegt werden. Über einen Button lässt sich der Eintrag einem Projekt, einer Phase und einer Tätigkeit zuordnen. Nach dem Speichern wird die Leistung in der Sidebar angezeigt.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich meine Leistungen auch mobil erfassen?
Ja, Vertec kann als Zeiterfassungssystem auch mobil genutzt werden. Mit der Phone App können Sie Leistungen, Zeiten und Daten auf Android und iOS per Smartphone erfassen.
Kann ich Leistungen im Nachgang bearbeiten?
Daten und Leistungen können nachträglich beispielsweise durch den Projektmanager oder das Management bearbeitet werden bevor sie für die Abrechnung weiter verarbeitet werden.
Wie können interne Leistungen erfasst werden?
Interne Leistungen können Sie auf internen Projekten erfassen. Bei der Anlage eines neuen Projekts wählen Sie den Projekttyp "intern" aus. damit werden alle auf diesem Projekt erfassten Leistungen als nicht verrechenbar gekennzeichnet.
Kann ich Vertec testen?
Sie können Vertec 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen. In unserem Blogartikel beantworten wir dazu alle wichtigen Fragen rund um den Test. Selbstverständlich unterstützen wir Sie in diesem Zeitraum auch gern persönlich. Nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.
Was kostet Vertec, wenn ich mich dafür entscheide?
Die Kosten richten sich nach Anzahl lizenzierter Anwender, der Produktlinie (Standard oder Expert) und den für Ihren Einsatz ausgewählten Modulen. Alle Informationen dazu erhalten Sie auf der Preisseite.
Kann ich meine Leistungen direkt aus dem Outlook Kalender erfassen?
Outlook-Kalendereinträge können direkt zu Leistungen in Vertec gemacht werden. Die Outlook App erkennt das Erstellen oder Anklicken eines Termines und öffnet einen Button "+ neue Leistung" in der App. Projekt, Phase und Tätigkeit können direkt in der App ausgewählt werden.
Kann ich meine Leistungen direkt aus dem Outlook Kalender erfassen?
Outlook-Kalendereinträge können direkt zu Leistungen in Vertec gemacht werden. Die Outlook App erkennt das Erstellen oder Anklicken eines Termines und öffnet einen Button "+ neue Leistung" in der App. Projekt, Phase und Tätigkeit können direkt in der App ausgewählt werden.
Kontrolliert die Outlook App meine Anhänge beim Speichern auf Malware?
Nein. Die Outlook App übernimmt die E-Mails inkl. Anhänge unverändert.
