Leistungs­erfassung

Zeiterfassung für projektorientierte Dienstleister

Wenn ein Dienstleistungsunternehmen seine Profitabilität erhöhen will, muss es genau darüber Bescheid wissen, wie rentabel ein Mitarbeiter in welchem Projekt arbeitet. Die Leistungserfassung ist das Kernstück der Vertec-Software und wurde speziell für Dienstleister wie Agenturen, Softwareentwickler, Kanzleien, Berater, Ingenieure, Treuhänder und Anwälte entwickelt. Die Erfassung der jeweiligen Arbeitszeiten ist denkbar einfach und erfolgt durch die einzelnen Mitarbeiter.

Enthalten im Modul: Leistung und CRM

Verfügbar in den Apps: Cloud App, Web App, Desktop App

Ihr Nutzen mit Leistungserfassung (Zeiterfassung) in Vertec

  • Deutliche Zeitersparnis durch eine schnelle Fakturierung
  • Umsatzsteigerung durch lückenlose Zeiterfassung
  • Detaillierte Auswertungen Ihrer Profitabilität

Nutzen Sie die Leistungserfassung für viele weitere Vertec Funktionen wie:

Funktionsbeschreibung: Leistungserfassung (Zeiterfassung)

Tagesübersicht

Für die Leistungserfassung stehen Ihnen in Vertec mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Die Leistungen können beispielsweise in der Tagesübersicht eingegeben werden. Die geleisteten Projektzeiten können dann in einer Liste untereinander angegeben werden. Per Navigation kann einfach zwischen einzelnen Tagen gewechselt werden.

Leistungserfassung mit Tagesansicht

Wochenerfassung

In der Wochenerfassung erscheinen die Leistungen in einer Tabelle, summiert pro Tag und pro Projekt / Projektphase. Dies ist vor allem für Mitarbeitende, welche über längere Zeit am gleichen Projekt oder immer an denselben Aufgaben arbeiten, eine wesentliche Erleichterung. Auch hat sich die Wochenerfassung für die Erfassung von Zeiten auf internen Projekten bewährt.

Screenshot der Vertec Zeiterfassung in der Wochenübersicht

Detailansicht

Eine weitere Möglichkeit der Zeiterfassung bietet die Detailansicht. Hier öffnet sich pro Leistung ein separates Fenster. Die Leistungen können dann dem gewünschten Projekt zugeordnet werden. Gewisse Informationen wie das heutige Datum, den angemeldeten Benutzer und den hinterlegten Stundensatz trägt Vertec selbständig ein. So muss nur noch der effektiv geleistete Aufwand eingegeben werden. Weitere Eingabefelder wie Stückleistung, pauschale Leistung, Leistung verdecken, etc. bieten noch mehr Detailtiefe.

Screenshot der Zeiterfassung pro Tag in der Detailansicht

Von-​Bis Erfassung inkl. Pausenzeit

Die Zeiterfassung kann auch mit Von-Bis-Zeiten erfolgen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit eine Pausenzeit zu hinterlegen. Diese wird dann von der eingegebenen Zeitspanne automatisch abgezogen. Die Liste für die Leistungserfassung ist individuell anpassbar. So können Sie anstelle der klassischen Eingabefelder auch die Von-Bis Felder sowie das Pausenfeld einblenden.

Screenshot der Zeiterfassung mit automatischem Befüllen der Pausenzeiten

Zeiterfassung mit dem Timer

Mit der integrierten Timer-Funktion kann die Software die Arbeitszeit fortlaufend erfassen und darstellen. Mit einem Klick auf den Start-Button des Timers beginnt dabei die Zeiterfassung. Mit dem Stop-Button kann sie – etwa am Ende eines Telefongesprächs – bequem gestoppt werden.

Zeiterfassung auf allen Geräten

Die Erfassung der Arbeitszeiten ist unabhängig vom jeweiligen Gerät. Erfassen Sie Leistungen entweder klassisch auf dem Desktop-PC oder als mobile Leistungserfassung via.

Die mobil eingegebenen Leistungen stehen im System sofort zur Verfügung und können entsprechend weiterverarbeitet werden.

Screenshot der Leistungserfassung in der Web App

Projektzeiterfassung

Arbeitszeiten, Leistungen und Spesen werden einzelnen Projekten zugeordnet. Ein Projekt kann auch in mehrere Phasen unterteilt werden. So können Leistungen auch auf bestimmte Projektphasen erfasst werden. Dies ermöglicht es, auf unterschiedliche Arbeitsleistungen verschiedene Tarife anzuwenden. Somit ist eine umfassende voll flexible Projektzeiterfassung gewährleistet.

Projektzeiterfassung ist in dem Modul Budget & Teilprojekt enthalten.

Auswertungen und Reporting der erfassten Leistungen

Leistungen auswerten

Die erfassten Leistungen können nun auf Tagesebene eingesehen und ausgewertet werden. Eine praktische Hilfe ist dabei die Wochenübersichtstabelle. Sie zeigt die Summen der erfassten Zeiten pro Tag für die aktuelle Woche und die Vorwoche an. Mit einem Doppelklick auf eine Tagessumme lässt sich mühelos zur Detailansicht des entsprechenden Tages wechseln.

Dabei kann jeder Mitarbeitende die geleisteten Stunden pro Woche, Monat oder Jahr sowie seinen aktuellen Überstunden- und Feriensaldo einsehen. Die Liste lässt sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren.

Screenshot der Arbeitszeitauswertung

Präsenzzeitenliste

Des Weiteren bietet Vertec mit der Präsenzzeit-Erfassung eine zusätzliche Möglichkeit für die gesetzlich vorgesehene Arbeitszeiterfassung: Die Präsenzzeitliste erlaubt das Erfassen von mehreren Von-Bis-Zeitperioden pro Tag. Jeder Erfassung kann optional ein Text hinzugefügt werden. So kann wie bei einer Stechuhr die gesamte Arbeitszeit dokumentiert werden.

In der Präsenzzeitenliste sehen Sie stets, wie viel Zeit bereits erfasst wurde bzw. noch erfasst werden muss.

 

Vergleichen Sie Präsenzzeiten mit Leistungen

Die Präsenzzeit-Erfassung hat grundsätzlich keinerlei Auswirkungen auf erfasste Leistungen. Anhand der summierten Präsenzzeit und der erfassten Leistungen lässt sich aber rasch erkennen, welcher Anteil der Arbeitszeit nicht als verrechenbare Leistung erfasst wurde oder ob – im Idealfall – für die gesamte Präsenzzeit auch Leistungen erfasst wurden.

 

Rentabilität interner Projekte beurteilen

Bei einer Vollzeiterfassung lassen sich im Nachgang neben den Auftragsprojekten auch die internen Projekte sehr gut auswerten, sei es um zukünftigen Mitarbeiterbedarf zu analysieren oder die Rentabilität von z.B. Kundenveranstaltungen zu beurteilen.