Evaluation von CRM und ERP Lösungen – effizientes Vorgehen für KMUs

Kaufen Sie "von der Stange" oder "nach Maß"?

Gerade bei so zentralen Themen wie dem eigenen CRM und ERP System evaluieren Interessenten häufig primär nach dem Preis. "Wir sind 15 Leute, brauchen ein CRM, was kostet das?". Halt, einen Schritt zurück, noch mal von vorn. In so einem Fall ist Standardsoftware mit vorgefertigten Prozessen, meist wenig flexibel, die richtige Wahl. Sie ist günstig und sagt mir, wie ich zu arbeiten habe. Spätere Ergänzungen oder Anpassungen in der Software sind dann nur schwer oder nicht umsetzbar. Anders wird es, wenn es um den maximalen Nutzen für das Unternehmen geht, also wenn Interessenten wissen, welche Prozesse sie mit Software unterstützen wollen. Die Prozesse sind dann im Unternehmen meist etabliert und mit Standardsoftware, Email-Programmen und Tabellenkalkulationen nur sehr mühsam abzubilden.

"Was sind die Kernprozesse Ihrer Wertschöpfungskette?" würde nun idealerweise das Gespräch beginnen. Wenn nun der Interessent bereit ist, seine Prozesse zu hinterfragen und passgenau in Standardsoftware abzubilden, dann sind wir am richtigen Punkt. Natürlich spielt auch hier der Preis eine Rolle, aber nicht die primäre. Es muss einfach wirtschaftlich sein. Nicht jede Kleinigkeit, aber die "täglichen Routineklicks" müssen schnell gehen und sich ggf. auch automatisieren lassen. Wenn günstige Standardsoftware passt, dann ist diese auch besser geeignet für jene Interessenten, bei denen das der Fall ist. Ansonsten zeigt sich hier ebenfalls: Wer billig kauft, kauft zweimal. Sollten Sie sich noch unsicher sein, wie es für Sie nun weitergeht, empfehlen wir in unserem Artikel, in dem wir erläutern, für wen sich solch ein System überhaupt schon lohnt.

Wie kommen Sie nun zu Gesprächen mit passenden Anbietern?

Eine Möglichkeit wäre, auf ERP Berater zurückzugreifen oder sich Auswahlplattformen zu Nutze zu machen, auf denen sich diverse Anbieter präsentieren. Ganz klar: Hier gibt man die Regie ab. Um eine Softwareevaluation möglichst pragmatisch und schlank zu gestalten, lohnt sich meist aber auch das folgendes Vorgehen für mittelständische Betriebe. Dabei behalten Sie das Zepter in der Hand und evaluieren selbst. In diesem Fall wären Sie gut beraten, keine ellenlangen Tabellen mit Detailanforderungen zu erstellen in der Illusion, die Antworten von 10 angeschriebenen Anbietern lassen sich sinnvoll vergleichen und bewerten. Aus unserer Erfahrung ist das folgende Vorgehen sehr effizient:

• Notieren Sie sich die groben Anforderungen (worum geht es uns?)
• Überlegen Sie sich ein ungefähres Budget
• Bemühen Sie das Internet, um 2-3 Branchenlösungen zu suchen, die Ihnen zusagen
• Auch kann man auf Empfehlungen von Bekannten oder befreundeten Unternehmen zurückgreifen

Häufig tendieren Unternehmen dazu, die Evaluation an Mitarbeiter ohne Entscheidungskompetenz zu delegieren. Da die Businesssoftware Einfluss auf alle relevanten Kernprozesse eins Unternehmens hat, ist die Evaluation keine Zeitverschwendung, sondern Chefsache!

Stellen Sie Ihre "Short-List" von Anbietern auf die Probe!

Lassen Sie sich früh Software zeigen und vergleichen Sie die Präsentationen. In einer Tabelle ist schnell eingetragen: "Ja klar, das geht". Aber wie denn genau? In diesem Status der Evaluation sind konkrete Fragenstellungen hilfreich bei der Entscheidungsfindung:

• Schauen Sie sich die Funktionen live an; wie ist die Usability?
• Ist das System logisch aufgebaut?
• Kennt der Anbieter meine Branche?
• Hat er konstruktive Lösungsvorschläge auf konkrete Problemstellungen?
• Ist die Vorgehensweise pragmatisch?
• Passt es zwischenmenschlich?
• Können wir uns aufgrund der vorgeschlagenen Vorgehensweise ein Zusammenarbeiten vorstellen?

Das sind alles Faktoren, die den Ausschlag für eine Entscheidung geben können. Testen Sie das Knowhow der jeweiligen Anbieter. Es geht bei Software nicht nur um das Abhaken von möglichen Funktionen und eine ausgefüllte Excel Tabelle, sondern auch immer um Menschen und deren Wissen.

Überprüfen Sie die Ergebnisse und vergleichen Sie

Am Ende prüfen Sie die Ihnen vorliegenden Angebote. Sind meine Kernprozesse berücksichtigt? Stehen Kosten und Nutzen in einem sinnvollen Verhältnis? Habe ich die Chance, auch zukünftige Anforderungen in demselben System abzubilden, auch wenn ich diese vielleicht nur vage kenne? So haben Sie eine solide Grundlage, um eine sinnvolle Entscheidung zu treffen. Wie Ihnen Change Management dabei hilft ein CRM und ERP System zu integrieren, erfahren Sie in diesem Gastartikel von Gesine Engelage-Meyer.

Sie suchen eine Business-Software für projektorientierte Dienstleister? Nehmen Sie uns auf Ihre "Short-List" und vergleichen Sie!