Effiziente Auslastung trotz projektbezogener Aufträge: Vertec für Agenturen

11.03.2019 | Urs Berli | 0 Kommentare

Agenturen sehen sich heute mit einer zentralen Herausforderung konfrontiert: Wie können wir weiterhin effizient wirtschaften, wenn unsere Kunden uns nur noch projektbezogen beauftragen? In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Projektverwaltung mit Vertec als Agentursoftware optimal aufstellen und alle monatlichen Rechnungen fristgerecht mit einem geringen Zeitaufwand erstellen. Los geht’s!

Darum geht es in diesem Blogbeitrag:

  1. Wirtschaftlich erfolgreiches Projektcontrolling für Agenturen
  2. Zeit und Geld sparen mit einem schlanken Rechnungsprozess
  3. Prozesse optimieren und in Vertec flexibel abbilden

Eins steht fest: Die fetten Jahre, in denen hohe monatliche Agenturbudgets als Retainer abgerechnet wurden, sind Geschichte. Heute beauftragen Kunden Werbeagenturen meist projektbezogen. Das bedeutet, dass Sie als Agentur eine effektive Projektverwaltung betreiben und interne Projekte möglichst effizient abwickeln müssen. Schliesslich möchten Ihre Kunden trotzdem auch Aufträge mit Pauschalen angeboten bekommen. Und sie erwarten Rechnungen nach vereinbartem Zahlungsplan. „Was ich will, ist eine Software oder ein System, das es mir ermöglicht, jegliche Form von Projekt abzubilden“, erklärte Kunde Roman Hirsbrunner, CEO bei Jung von Matt/Limmat schon 2017 auf der Vertec-Anwendertagung.

1. Wirtschaftlich erfolgreiches Projektcontrolling für Agenturen

Wie schaffe ich es mein Projektcontrolling möglichst effizient zu gestalten? Die Grundlage für ein wirtschaftlich erfolgreiches Projektcontrolling bildet die Abbildung des Projektbudgets mit fälligem Zahlungsplan für jeden einzelnen Kunden in Ihrem ERP-System. Gleichzeitig können Ihre Mitarbeiter Leistungen und Spesen intuitiv und mit geringem Zeitaufwand erfassen.

Ihre Dienstleistungen pflegen Sie in Vertec als Tätigkeiten. Tätigkeiten können dabei einzelne Dienstleistungen mit einer Pauschale, wie beispielsweise das Einrichten eines Google Ads Kontos, sein. Es können aber auch Tätigkeiten, die nach Aufwand für ein bestimmte Funktion oder Tätigkeit geleistet werden, wie beispielsweise ein Texter, sein. Externe Kosten wie beispielsweise die in Google Ads angefallenen Kampagnenkosten für einen Kunden, pflegen Sie in Vertec am besten als Auslagen.

Mit dem integrierten ERP-System managen Sie so externe Kosten von Drittanbietern wie Google, Facebook oder Druckereien aktiv und bilden zugleich interne Leistungen und Spesen ab. Der Vorteil: Sie haben in Vertec den Überblick über Aufwände und Rechnungen pro Kundenprojekt und überwachen Ihre Projekte effizient.

2. Ein schlanker Rechnungsprozess spart monatlich Zeit und Geld

Und wie kann ich unseren Faktura-Prozess verschlanken? Die manuelle Rechnungsstellung in Word und Excel ist in der Agenturlandschaft weit verbreitet. Dabei lassen sich hier jede Menge Kosten sparen. Wenn die Mitarbeiter Ihres Teams beispielsweise für die Erstellung einer Rechnung eine Stunde brauchen und Sie als Agentur insgesamt 30 Rechnungen pro Monat schreiben, kostet Sie die Rechnungsstellung bei einem Stundensatz von 50 Euro monatlich (30 x 1) x 50 € = 1.500 €. Das sind 18.000€ im Jahr.

Automatisieren Sie den Prozess in Vertec, beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle pro Rechnung nur noch 15 Minuten. Die Rechnungen werden mit Hilfe von hinterlegten Stundensätzen und individualisierbaren Vorlagen per Klick erzeugt. Die Kosten dafür belaufen sich auf (30 x 0,25) x 50 € = 375 € monatlich. Das macht 4.500 € pro Jahr. Allein im Rechnungsprozess können Sie mit Vertec jährlich 13.500 € sparen. Das entspricht einem Gegenwert von aktuell vier Macbook Pro, auf denen Vertec dank der Web App natürlich auch genutzt werden kann.

Genauso wichtig ist es, dass die Rechnungstellung für Ihre Kunden wie im Zahlungsplan vereinbart erfolgt. Ein festes Abrechnungsintervall (monatlich oder wöchentlich) erleichtert hier vieles. Werden die erfassten Leistungen bis zum Stichtag frei gegeben, können Sie übrigens sowohl Pauschalbeträge als auch Retainer problemlos als Vorlagen hinterlegen. Auch wenn die erfassten Leistungen den Budgetbetrag übersteigen, können Sie zum Kunden hin eine saubere Abrechnung erstellen.

3. Prozesse optimieren und in Vertec flexibel abbilden

Und: Auch mit Blick auf die Zukunft ist Vertec die richtige Wahl für Ihr Unternehmen. Denn egal, wie sehr sich die Anforderungen an Agenturen in den nächsten Monaten und Jahren verändern, die Software ist flexibel und kann sich neuen Gegebenheiten individuell anpassen. „Die Branche ist so stark im Wandel, dass wir uns nicht auf den Moment festlegen sollten, sondern ein Hilfsmittel in der Hand haben, mit dem wir effizient Projektarbeit darstellen und abwickeln. Unabhängig davon ob es eine Plakatkampagne, ein Beratungsjob oder ein Strategieprojekt ist“, sagt Roman Hirsbrunner, CEO bei Jung von Matt/Limmat.

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Urs Berli

Blogartikel verfasst von

Urs Berli

Leiter Verkauf

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