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Durchblick im Projektmanagement: Mehr Transparenz mit Vertec

12.08.2020
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Wer mit vielen Projekten und Kunden arbeitet, verliert beim Projektmanagement in Excel schnell den Überblick. Eine zentrale Business Software ist hier die Lösung. Aber wie genau werden Kundenbeziehungen, Leistungen und Projekte alternativ in Vertec abgebildet und gesteuert? Im dritten Teil unserer Serie haben wir die LBD Beratungsgesellschaft gefragt: Wie hat sich Ihr Arbeitsalltag durch den Einsatz von Vertec verändert?

Die Zielsetzung von LBD zur Einführung einer Business Software war klar: Wir möchten zukünftig alle relevanten Unternehmensdaten in einem System pflegen. Ein starker Fokus lag dabei auf der Verbesserung des Projektmanagements. Die Leistungserfassung in Vertec macht die Kontrolle einzelner Budgets transparenter. Da Mitarbeiter nun auch mobil über die Vertec Phone App ihre Zeiten erfassen, liegen diese schneller und vollständiger vor.

Im Controlling können aktuelle Kennzahlen pro Projekt mit den Budgetwerten abgeglichen werden. "So stellen wir viel leichter sicher, dass Budgets auch eingehalten werden", sagt Andreas Gnilka ehemaliger geschäftsführender Gesellschafter bei LBD. Vor der Rechnungsstellung werden die gebuchten Leistungen nochmals intern kontrolliert und erst dann abgerechnet.

Die Ressourcenplanung in Vertec zeigt LBD, für wie viele Stunden einzelne Mitarbeiter bereits verplant sind. Basierend auf diesen Daten ist es deutlich leichter, die darauf folgenden Monate im Unternehmen zu planen. "Dank der Ressourcenplanung in Vertec haben wir eine Übersicht über alle verfügbaren Mitarbeiter untergliedert nach den Skills für neue Aufträge. Der Blick auf die allgemeine Auslastung ist für unser erfolgreiches Projektmanagement sehr wichtig", meint Andreas Gnilka.

In einzelnen Projekten arbeitet das Unternehmen mit Freelancern zusammen. Diese erfassen ihre Leistungen ebenfalls direkt in Vertec und erhalten ohne grossen Aufwand eine Grundlage für ihre eigene Rechnungsstellung. "Bei der Leistungserfassung der einzelnen Freelancer werden in Vertec Gutschriften auf Basis dieser Leistungen erstellt und an die Freelancer ausgezahlt. Die Freelancer erhalten durch die Vergabe von Nutzer-Berechtigungen nur die Sicht auf ihre eigenen aktiven Projekte", erklärt Andreas Gnilka.

Die mit Kunden vereinbarten Rahmenverträge werden ebenfalls zentral in Vertec verwaltet. Neben den Beziehungen zwischen Kunden und Projekten werden hier Laufzeit, Tarifstufen sowie weitere individuelle Vereinbarungen hinterlegt. Durch diese digitale Steuerung konnte LBD in der Verwaltung der Rahmenverträge seinen Aufwand extrem verringern.

Die vollständige Kundenreferenz der LBD finden Sie hier.

Weitere Artikel aus der Serie "Unser Alltag mit Vertec":

Teil 1: Verkaufsprozesse

Teil 2: Projektcontrolling

Teil 4: Rechnungsstellung

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