StackWorks AG

«Überlege gut, wen du heiratest.»

Als mein Coach das sagte, musste ich lachen. Ich war glücklich vergeben, also worauf wollte er hinaus? Dann sah er mich ernst an und ergänzte: «Ich meine euer ERP-System.»

In diesem Moment traf es mich. Die falsche Entscheidung würde uns nicht nur Geld kosten. Sie würde uns Zeit rauben. Energie. Nerven. Vielleicht sogar Motivation.

Und genau da standen wir.

Unsere Lizenzabrechnungen liefen kreuz und quer

Excel-Tabellen mit unterschiedlichen Versionen, Papierrechnungen in Ordnern, Tools, die nicht miteinander kommunizierten. Jeder Monatsabschluss fühlte sich an wie ein Drahtseilakt ohne Netz. Ein kleiner Fehler und wir suchten Stunden nach der Ursache.

Mir war klar: So konnten wir nicht weiterarbeiten. Wir brauchten eine Lösung, die Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern wirklich strukturiert. Die standardisiert. Automatisiert.

Und dann kam Vertec ins Spiel.

Ich gebe zu: Ich war skeptisch. Ein weiteres System? Doch schon im ersten Gespräch merkte ich, dass hier nicht einfach Software verkauft wird. Vor mir sassen Menschen, die verstehen wollten, wie wir arbeiteten und die Herausforderungen unserer Firma wirklich verstanden.

Mit einem Proof of Concept starteten wir bei unserem sensibelsten Thema: der Lizenzabrechnung.

Und ja, es gab Momente, in denen ich dachte: «Das wird zu komplex. Vielleicht passt es doch nicht.» Prozesse mussten hinterfragt, Schnittstellen überprüft, alte Gewohnheiten losgelassen werden. Das war nicht einfach.

Besonders beim Import der Google-Rechnungen, einem komplizierten, granular abgerechneten File für unsere Auslagen, stiessen wir an Grenzen. Anfangs liefen die Daten nicht sauber durch. Stundenlanges manuelles Nacharbeiten drohte.

Doch genau hier zeigte sich der Unterschied: Hans Jakob schrieb kurzerhand ein eigenes Skript, das den Import automatisierte und sauber abbildete. Keine halben Lösungen. Keine Workarounds. Sondern eine nachhaltige Umsetzung, die unseren Prozess von Grund auf vereinfachte.

Dario und Hans Jakob, Mitarbeiter aus Verkauf und Projektleitung, blieben stets ruhig, geduldig und lösungsorientiert. Sie erklärten jeden Schritt, hinterfragten bestehende Abläufe und halfen uns, unnötige Komplexität zu eliminieren.

Und dann kam er, dieser Moment:

Die ersten Rechnungen liefen automatisiert durch das System

Ohne manuelles Nachfassen. Ohne Excel-Abgleich bis spät abends. Die Zahlen stimmten. Die Daten waren sauber. Die Prozesse nachvollziehbar.

Ich kann mich noch so gut an diesen Moment erinnern. Ich sass vor dem Bildschirm und wartete schon fast darauf, dass etwas schiefgeht. Doch es lief. Einfach so.

Mit jeder weiteren Buchung wuchs das Vertrauen. Aus Skepsis wurde Sicherheit. Aus Unsicherheit Klarheit.

Heute ist unser ERP mehr als nur ein Tool. Lizenzabrechnungen, Leistungsbuchungen, Business Controlling. Alles greift perfekt ineinander. Ich kann loslassen. Mein Team arbeitet fokussierter. Entscheidungen basieren auf sauberen Daten statt Bauchgefühl.

Raum für Wachstum

Und vor allem: Wir haben wieder Raum für Wachstum. Für neue Projekte. Für strategische Entscheidungen statt operativer Feuerwehrübungen.

Rückblickend hatte mein Coach recht. Man sollte sich sehr genau überlegen, wen man heiratet.

«Wir haben uns auf jeden Fall richtig entschieden.»