Greifbarer Mehrwert durch Projekt- und Phasenbudgetierung
Mit der Projekt‑ und Phasenbudgetierung lassen sich Plan‑ und Ist‑Werte für Zeit, Honorare, Kosten, Spesen und Auslagen auf Projektebene oder auf Ebene einzelner Projektphasen hinterlegen und vergleichen. So erhalten Sie einen transparenten Überblick über Budgetwerte und können frühzeitig Budgetabweichungen erkennen.
Ermöglicht gezielten Betriebsvergleich durch Plan‑/Ist‑Analyse
Unterstützt Controlling und Deckungsbeitragsberechnungen auf Projekt‑ und Phasenebene
Umfasst sowohl externe als auch interne Werte für eine vollständige Budgetkontrolle
Kalkulieren Sie mit Projektphasen, sehen Sie im Projektverlauf die wichtigen Kennzahlen je Projektphase.
So funktioniert die Budgetierung von Projekten und Phasen
Budgetwerte erfassen und planen
In Vertec können Sie für ein gesamtes Projekt oder einzelne Projektphasen verschiedene Budgetwerte festlegen. Dazu gehören:
Honorare intern (theoretisch abrechenbarer Betrag ohne Anpassungen)
Betriebskosten (Normkosten, z. B. Lohnkosten) für interne Kostenrechnung
Spesen und Auslagen – jeweils als verrechenbare Beträge und interne Kosten
Transparenz durch Plan‑/Ist‑Vergleich
Durch die Erfassung tatsächlicher Ist-Werte lassen sich geplante Budgetwerte direkt vergleichen. So erkennen Sie eine Budgetüberschreitung sofort und können entsprechende Massnahmen einleiten.
Protokollierung von Planwertänderungen
Vertec protokolliert Änderungen an Budgetwerten einzelner Projektphasen, was insbesondere bei iterativer Planung oder bei Proof-of-Concept-Berechnungen hilfreich ist. So können Sie jederzeit die zeitliche Entwicklung von Planwerten nachvollziehen.
Vielen Beratungsunternehmen fehlt die optimale Übersicht. Wie ist der Stand auf meinen Projekten? Wer hat wie viele Stunden auf welchem Projekt gearbeitet? Haben überhaupt alle Mitarbeitenden ihre Leistungen korrekt erfasst? Kommt es hier zu Unregelmässigkeiten, verzögern sich Folgeprozesse wie Abrechnung und Controlling.
Das Problem zieht immer weitere Kreise. Wie viel Projektbudget steht überhaupt noch zur Verfügung? Oder: Welche der laufenden Projekte sind eigentlich am profitabelsten? Steht denn in nächster Zeit noch genug Personal zur Verfügung, um weitere Projekte anzunehmen?
Übersicht behalten mit schlankem Controlling
Vertec schafft Ordnung und bietet Ihnen ein transparentes Projektcontrolling, das solche und weitere Fragen schnell beantwortet. Auf Knopfdruck stehen die zentralen Kennzahlen zur Verfügung. Mit dem integrierten CRM und ERP lassen sich Honorare, Kosten, Deckungsbeiträge und vieles mehr übersichtlich visualisiert darstellen.
Liste aller Projekte eines zuständigen Projektleiters in Vertec.
Erweiterte Anforderungen der Kunden oder neue Konstellationen bzw. Änderungswünsche führen in grösseren Projekten häufig zu einem höheren Aufwand und damit einer nachträglichen Anpassung des Budgets. Um einen ganzheitlichen Blick auf das Projekt zu behalten und im Review schnell sehen zu können, wann genau sich Budget-Änderungen ergeben haben, sollte die Anpassung dieser Werte in Vertec festgehalten werden.
Sie haben mit Vertec die Möglichkeit, die Anpassungen des Budgets auf einer Phase anzugeben. Das Änderungsprotokoll bildet dabei den alten und neuen Wert, einen Kommentar oder eine Bemerkung sowie den jeweiligen Bearbeiter ab. Alternativ können Sie auch eine weitere Phase im Projekt eröffnen. Auf dieser buchen Sie dann alle zusätzlichen Leistungen, die ausserhalb des vorher festgelegten Budgets liegen.
Projektstatusmeetings sind echte Zeitfresser: Aufwändige Excel-Tabellen werden gepflegt und Projektleiter müssen die Zahlen vor dem Termin auf den aktuellsten Stand bringen. Budget, erbrachte Leistungen, abgerechnete Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade und die persönliche Einschätzung des Projekts sind feste Bestandteile. Doch kaum ist das Projektstatusmeeting vorbei, ist der Statusbericht schon wieder veraltet. Denn der Projektstatus ändert sich permanent.
Mit Vertec als Projektmanagement Software für die Verwaltung Ihrer Projekte, kennen alle beteiligten Mitarbeiter immer den aktuellen Projektstand. Die wichtigsten Kennzahlen wie SOLL/IST-Vergleich des Budgets, Fertigstellungsgrad, Abarbeitungsstand einzelner Tasks (Aktivitäten), offene Leistungen und Drittkosten sowie Ressourcenverfügbarkeit werden zentral erfasst.
Um die Deckungsbeiträge, Rentabilität und den Abschlusstermin eines Projekts im Auge zu behalten, sind Budget-Controlling und Fertigstellungsgrad entscheidende Faktoren. Den Fertigstellungsgrad eines Projekts ermittelt man in Vertec am besten über einen Vergleich von fehlenden Stunden mit verfügbarem Restbudget. Für manche Projekte kann man mithilfe von Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. So ist auch eine Leistungsabgrenzung für Geschäftsabschlüsse möglich.
In Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und spezielle Anforderungen einfach ergänzen. Aufgaben lassen sich hier projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung sehen Sie zudem, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den jeweiligen Projekten arbeitet.
