E-Mail Automatisierung

Mit der Outlook App lassen sich E-Mails nach dem Senden automatisch als Aktivität in Vertec anlegen

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So schafft E-Mail Automatisierung Nutzen

Mit der Vertec Outlook App verzahnen Sie Ihre E-Mail-Kommunikation direkt mit CRM- und Projektdaten. Office-Berichte dienen als E-Mail-Vorlagen, sodass Inhalte kontextbezogen automatisch befüllt werden. Dokumente aus Vertec lassen sich per Klick anhängen, in PDF umwandeln und versenden. Gesendete E-Mails werden in Vertec abgelegt und sind durchsuchbar – das spart Zeit und erhöht die Nachvollziehbarkeit.

Kontextbezogene E-Mails aus Outlook mit Vertec-Daten erzeugen
Automatisierter Versand von Vorlagen und Dokumenten
Transparente Ablage, Nachverfolgung und Suche

Funktionsweise der E-Mail Automatisierung

Zusammenspiel von Outlook und Vertec

Die Outlook App bindet Vertec-Informationen direkt in Outlook ein. Sie starten E-Mails aus dem passenden CRM- oder Projektkontext (z. B. Adresse, Projekt, Kontakt) und greifen dabei unmittelbar auf Vertec-Daten zu. So erstellen Sie standardisierte, dennoch personalisierte Nachrichten ohne Copy-&-Paste.

E-Mail-Vorlagen auf Basis von Office-Berichten

Office-Berichte in Vertec können als E-Mail-Vorlagen für die Outlook App freigegeben werden. Die Vorlagen lesen kontextabhängig Felder (z. B. Anrede, Betreff, Projektdetails) und erzeugen daraus den formatierten E-Mail-Inhalt.

Vorlage erstellen: Office-Bericht anlegen und als „Outlook App E-Mail-Vorlage“ registrieren.
Datenbindung: Platzhalter aus dem jeweiligen Kontext (z. B. Adresse, Projekt) verwenden.
Auswahl in Outlook: Vorlage wählen, Inhalt wird automatisch gefüllt.

Dokumente automatisch anhängen und versenden

Über den Berichtversand übernehmen Sie Dokumente aus Vertec in eine Outlook-E-Mail. Typische Szenarien sind Offerten, Leistungsnachweise, Verträge oder Rechnungen als Anhang.

Dokumente aus Vertec auswählen oder aus einer Aktivität heraus versenden.
Optional Umwandlung in PDF vor dem Versand.
Mit Vorlagen kombinieren, um wiederkehrende Prozesse zu beschleunigen.

Automatische E-Mail-Benachrichtigungen aus Vertec

Für interne und externe Hinweise können E-Mail-Benachrichtigungen serverseitig aus Vertec angestossen werden. So informieren Sie Beteiligte bei Ereignissen wie Fristen, Aufgaben, Statuswechseln oder Rechnungsfreigaben – unabhängig vom manuellen Versand aus Outlook.

Auslöser definieren (z. B. Statusänderungen, Fälligkeiten, neue Aktivitäten).
Inhalt über Office-Berichte/Platzhalter steuern.
Versand automatisiert über den Vertec-Server ausführen lassen.

Ablage, Suche und Nachvollziehbarkeit

Gesendete E-Mails werden als Aktivitäten in Vertec abgelegt. Bei interner Speicherung sind Betreff, Text und Anhänge per Volltextsuche auffindbar. Der Verlauf pro Adresse, Kontakt oder Projekt bleibt lückenlos dokumentiert.

Knowledge Base Artikel

Outlook App: Bedienung und Verwendung

Voraussetzungen

Modul «Leistung & CRM»

Häufig gestellte Fragen

Welche CRM-Funktionen bietet Vertec?

Vertec bringt alle Funktionen für eine strukturierte Verwaltung einer Kundendatenbank mit. Die Business Software für Dienstleister kann dabei aber weit mehr als Kontaktdaten und Kundenadressen verwalten: Pflegen Sie Kundenbeziehungen und Termine, erstellen Sie Angebote, die eng an Ihre Projektplanungen geknüpft sind und nutzen Sie Sales Pipelines zum Steigern Ihrer Verkäufe. Mit der Volltextsuche können in Vertec gespeicherte Inhalte, darunter auch E-Mails, von allen berechtigten Personen durchsucht werden. Eine vollständige Übersicht bietet Ihnen die Funktionenseite.

Kann ich individuelle Felder bei der Kundenverwaltung hinzufügen?

Vertec bietet umfassende Anpassungsmöglichkeiten, mit denen Sie Ihre Prozesse ideal umsetzen können. Eigene Felder können u.a. für die Kundenverwaltung erstellt und genutzt werden.

Kann ich auf die Kundenhistorie zugreifen, um zu sehen, was gerade beim Kunden passiert?

Wenn Sie Ihre Kundenhistorie in Vertec pflegen, können Sie diese jederzeit einsehen. Der Verlauf ist filterbar und wird entweder in einer gesamten Liste oder als Cluster mit Kontaktpunkten wie Mails oder Telefonaten dargestellt. Wir nennen das den Aktivitätenfeed. Mit der Volltextsuche können in Vertec gespeicherte Inhalte, darunter auch E-Mails, von allen berechtigten Personen durchsucht werden. Mit der Outlook App sehen Sie den Aktivitätenfeed eines Kontaktes direkt in Outlook.

Kann ich Besuchsberichte im System hinterlegen und mit Folgeaufgaben verknüpfen?

Sie können Ihre Termine in Vertec dokumentieren. Legen Sie dazu Aktivitäten an und weisen Sie diese einem Projekt, einer Firma oder einem Kontakt zu. Bei Bedarf können Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und zuständigem Bearbeiter anlegen.

Kann ich E-Mails in Vertec abspeichern?

Mit der Vertec Outlook App können E-Mails mühelos in Vertec gespeichert werden. Wenn Sie einen anderen Mail-Client nutzen, können Sie den OfficeConnector für das Abspeichern von Mails nutzen.

Kann ich Mails direkt in Vertec via Outlook ablegen?

Ja, mit der Vertec Outlook App können Sie Mails direkt Projekten oder Kontakten zuweisen. Diese werden in Vertec verknüpft und automatisch in der Dokumentenablage gespeichert. Mit der Volltextsuche können in Vertec gespeicherte E-Mails von allen berechtigten Personen durchsucht werden.

Kontakte und E-Mails verwalten mit der Vertec Outlook App (Video)

Direkt aus Outlook heraus wird die E-Mail als Aktivität in Vertec gespeichert und kann für alle, denen der Zugriff gewährt wird, sichtbar gemacht werden. Aktivitäten lassen sich auch unterwegs auf einem Mobiltelefon in der Vertec Phone App erfassen und E-Mail-Konversationen einfach mithilfe der Vertec Outlook App ablegen.

Wie kann ich Vertec unverbindlich testen?

Sie können Vertec 30 Tage kostenlos und unverbindlich in einer eigenen Umgebung testen.

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Teilautomatisierter Versand von Rechnungen

Dokumente wie Rechnungen können aus Vertec an Outlook E-Mails angehängt und versendet werden. Alternativ ist auch der Versand via SMTP direkt aus Vertec möglich.