Warum Ihr Vertec regelmässige Pflege braucht

An einem Montagmorgen im September steht eine kleine Schulung bei einem unserer langjährigen Kunden auf dem Programm. Neue Mitarbeiterinnen sollen eine Einführung in das Vertec System bekommen. 

Die beiden Mitarbeiterinnen öffnen ihr Vertec und, während sie die ersten Schritte der Einführung gehen, fällt sofort auf, dass das System in seiner aktuellen Form nicht effizient genutzt wird. Listen laden langsam, die Ordnerstruktur wirkt unübersichtlich, gewisse Prozesse fehlen gänzlich. Das System ist offensichtlich seit Langem nicht optimiert worden. Schnell wird klar: Hier liegt ungenutztes Potential.

Da es sich ursprünglich ja nur um eine kleine Einführung handelt, ist der Rahmen für tiefergehende Diskussionen nicht gegeben. Der Kunde entschliesst sich daher für den Kauf eines Review-Pakets. Dieses erlaubt im Rahmen eines Workshops die Analyse des heutigen Systems, zeigt Verbesserungsvorschläge auf und erlaubt somit, das volle Potential von Vertec zu nutzen. 

Der Workshop

10-Punkte-Plan für ein zukunftsfähiges Vertec

Am Tag des Workshops starten wir mit unserem 10-Punkte-Plan für ein zukunftsfähiges Vertec. Er steht allen Kunden auf unserer Knowledge Base zur Verfügung, der Kunde konnte sich entsprechend vorbereiten. Schon beim ersten Durchgehen der Checkliste kommen mehrere Optimierungsmöglichkeiten ans Licht:

Veraltete Version: Ein Update auf die neuste Vertec Version ist notwendig, um wichtige neue Funktionen zu nutzen.

Sicherheit: Zwei-Faktor-Authentisierung wird empfohlen und soll umgesetzt werden.

Leistungsprobleme: Die Listenstruktur wird überabeitet, um die Performance zu verbessern.

Legacy-Berichtsvorlagen: Die Berichtsvorlagen werden auf moderne Office-Berichte umgestellt. Nicht verwendete Berichtsvorlagen werden deaktiviert.

Veraltete Skripts: Skripts, die in der veralteten Sprache VB (Visual Basic) geschrieben wurden, werden auf die moderne Programmiersprache Python umgeschrieben. 

Geschäftsprozesse

Nach dem 10-Punkte-Plan werden die Geschäftprozesse durchleuchtet. Welche Prozesse sind heute nicht zufriedenstellend umgesetzt? Welche zusätzlichen Prozesse können mit Vertec unterstützt werden?

Prozessabbildungen: Der Rechnungsprozess wird optimiert, der Spesenprozess sowie vermehrte Unterstützung fürs HR werden neu definiert, um Vertec auch hier optimal einzusetzen.

Vertec-Zusatzfunktionen: Verfügbare Zusatzfunktionen werden besprochen, geeignete eruiert und deren Einführung ins Auge gefasst.

Berechtigungsstrukturen: Zu viele Benutzer haben Administratorrechte, die Berechtigungsstruktur wird von Grund auf überdacht.

Der Review Workshop bietet die Gelegenheit, sicherzustellen, dass Vertec flexibel genug bleibt, um auch langfristig die Anforderungen zu erfüllen.

Regelmässige Reviews – der Schlüssel zur Effizienz

Dieser Fall zeigt einmal mehr, wie wichtig es ist, Vertec kontinuierlich zu überprüfen und zu warten. Auch wenn das System im Tagesgeschäft funktioniert, sehen wir immer wieder ungenutztes Potential bei unseren Kunden. Das Review-Paket stellt sich diesem Umstand und sieht sich als Unterstützung des Vertec-Hausmeisters auf Kundenseite (siehe dazu auch den Blogbeitrag „Hausmeistern zur Pflege seiner Business-Software“). 

Wie zukunftssicher ist eigentlich Ihr Vertec? Machen Sie den Test und finden Sie es heraus:

Mit dem Vertec Review-Paket prüfen unsere Experten, wie Sie das volle Potential Ihres Systems ausschöpfen können. Kleinere Optimierungen setzen wir direkt um, während für grössere Verbesserungen ein massgeschneiderter Vorschlag erstellt wird.

Möchten auch Sie Ihr Vertec prüfen lassen und ungenutztes Potential entdecken? 

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