Greifbarer Mehrwert durch Projektphasen und Teilmandate
Gliedern Sie Projekte und Mandate in überschaubare Projektphasen bzw. Teilmandate, um die Planung und Budgetierung gezielt zu steuern.
Sie definieren Phasen mit Status, Budgetwerten sowie Unterphasen (Subphasen), was detaillierte Steuerung und Klarheit im Projektverlauf ermöglicht.
Betriebswirtschaftlicher Nutzen liegt in verbesserter Planungstransparenz, Kontrolle über Teilziele und gezieltem Controlling von Budget und Leistungen.
Kalkulieren Sie mit Projektphasen, sehen Sie im Projektverlauf die wichtigen Kennzahlen je Projektphase.
So funktioniert die Strukturierung mit Projektphasen und Teilmandaten
Phasenstrukturierung im Projekt
Sie können ein Projekt/Mandat in einzelne Projektphasen oder Teilmandate aufteilen. Diese Phasen lassen sich hierarchisch strukturieren, indem Sie Subphasen schaffen und dadurch komplexe Projekte klarer gliedern. Jede Phase verfügt über einen eindeutigen Code, Beschreibungen, Status (Angebot, Erteilt, Abgeschlossen, Abgelehnt) sowie Start‑ und Enddaten. Der Statuswechsel erzeugt Datumsangaben zur Historisierung und Nachvollziehbarkeit.
Pauschale und verrechenbare Phasen
Phasen können als verrechenbar oder nicht verrechenbar markiert werden. Nicht verrechenbare Phasen führen dazu, dass erfasste Leistungen und Spesen einen externen Wert von null erhalten. Pauschale Phasen ermöglichen die Definition eines Gesamtbetrags, der bei Abschluss der Phase in Rechnung gestellt wird, auch wenn Leistungen oder Spesen unterschiedlich sind.
Subphasen und ihre Handhabung
Sie können Subphasen einfach über Kontextmenüs hinzufügen, wobei die Hierarchie stets ersichtlich bleibt. Bei pauschalen Oberphasen übernehmen Subphasen die Budgetlogik automatisch: Leistungen auf Subphasen werden entsprechend der Oberphase skaliert, Subphasen inaktiviert und auf Rechnungen nur Oberphasen berücksichtigt.
Vorgaben und Zuordnungen
Sie können Bearbeiter, Tätigkeiten, Spesen‑ und Auslagetypen gezielt auf Phasen zuordnen. Diese Zuordnungen können als obligatorisch definiert werden, sodass Erfassungen nur mit passender Zuweisung möglich sind.
Budgetierung auf Phasenebene
Für jede Phase lassen sich Budgetwerte für Aufwand, externes Honorar, internes Honorar, Kosten, Spesen und Auslagen festlegen. Dabei wird zwischen Werten, die direkt auf der Phase gesetzt sind, und solchen, die aus Subphasen oder Zuweisungen aggregiert werden, unterschieden. Farben (grün vs. schwarz) zeigen an, wo Werte gesetzt wurden.
Protokollierung der Planwerte
Veränderungen der Budgetwerte auf Projektphasen können mit Zeitstempel protokolliert werden. Dies unterstützt ein lückenloses Controlling und historisches Tracking der Budgetänderungen.
Vielen Beratungsunternehmen fehlt die optimale Übersicht. Wie ist der Stand auf meinen Projekten? Wer hat wie viele Stunden auf welchem Projekt gearbeitet? Haben überhaupt alle Mitarbeitenden ihre Leistungen korrekt erfasst? Kommt es hier zu Unregelmässigkeiten, verzögern sich Folgeprozesse wie Abrechnung und Controlling.
Das Problem zieht immer weitere Kreise. Wie viel Projektbudget steht überhaupt noch zur Verfügung? Oder: Welche der laufenden Projekte sind eigentlich am profitabelsten? Steht denn in nächster Zeit noch genug Personal zur Verfügung, um weitere Projekte anzunehmen?
Übersicht behalten mit schlankem Controlling
Vertec schafft Ordnung und bietet Ihnen ein transparentes Projektcontrolling, das solche und weitere Fragen schnell beantwortet. Auf Knopfdruck stehen die zentralen Kennzahlen zur Verfügung. Mit dem integrierten CRM und ERP lassen sich Honorare, Kosten, Deckungsbeiträge und vieles mehr übersichtlich visualisiert darstellen.
Liste aller Projekte eines zuständigen Projektleiters in Vertec.
Erweiterte Anforderungen der Kunden oder neue Konstellationen bzw. Änderungswünsche führen in grösseren Projekten häufig zu einem höheren Aufwand und damit einer nachträglichen Anpassung des Budgets. Um einen ganzheitlichen Blick auf das Projekt zu behalten und im Review schnell sehen zu können, wann genau sich Budget-Änderungen ergeben haben, sollte die Anpassung dieser Werte in Vertec festgehalten werden.
Sie haben mit Vertec die Möglichkeit, die Anpassungen des Budgets auf einer Phase anzugeben. Das Änderungsprotokoll bildet dabei den alten und neuen Wert, einen Kommentar oder eine Bemerkung sowie den jeweiligen Bearbeiter ab. Alternativ können Sie auch eine weitere Phase im Projekt eröffnen. Auf dieser buchen Sie dann alle zusätzlichen Leistungen, die ausserhalb des vorher festgelegten Budgets liegen.
Projektstatusmeetings sind echte Zeitfresser: Aufwändige Excel-Tabellen werden gepflegt und Projektleiter müssen die Zahlen vor dem Termin auf den aktuellsten Stand bringen. Budget, erbrachte Leistungen, abgerechnete Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade und die persönliche Einschätzung des Projekts sind feste Bestandteile. Doch kaum ist das Projektstatusmeeting vorbei, ist der Statusbericht schon wieder veraltet. Denn der Projektstatus ändert sich permanent.
Mit Vertec als Projektmanagement Software für die Verwaltung Ihrer Projekte, kennen alle beteiligten Mitarbeiter immer den aktuellen Projektstand. Die wichtigsten Kennzahlen wie SOLL/IST-Vergleich des Budgets, Fertigstellungsgrad, Abarbeitungsstand einzelner Tasks (Aktivitäten), offene Leistungen und Drittkosten sowie Ressourcenverfügbarkeit werden zentral erfasst.
Um die Deckungsbeiträge, Rentabilität und den Abschlusstermin eines Projekts im Auge zu behalten, sind Budget-Controlling und Fertigstellungsgrad entscheidende Faktoren. Den Fertigstellungsgrad eines Projekts ermittelt man in Vertec am besten über einen Vergleich von fehlenden Stunden mit verfügbarem Restbudget. Für manche Projekte kann man mithilfe von Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. So ist auch eine Leistungsabgrenzung für Geschäftsabschlüsse möglich.
In Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und spezielle Anforderungen einfach ergänzen. Aufgaben lassen sich hier projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung sehen Sie zudem, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den jeweiligen Projekten arbeitet.
