iManage DMS-Schnittstelle
Vertec bietet ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente schnell und einfach über die Integration mit iManage zu verwalten
So schafft diese Funktion Nutzen
Die Funktion iManage DMS Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, Dokumente zwischen Ihrer Vertec Kanzleisoftware und dem externen Dokumentenmanagementsystem iManage zu verknüpfen und zu verwalten. Durch die Integration behalten Sie den Überblick über projektbezogene Dateien und können dieselben Dokumente sowohl in Vertec als auch im iManage DMS nutzen.
- Dokumente bleiben zentral im DMS gespeichert und sind dennoch im Projektkontext von Vertec sichtbar
- Schaffen Sie somit Transparenz
- Doppelte Ablagen werden vermieden
Bestehende Ordnerstrukturen können weiter genutzt werden. Vereinheitlichen Sie Ihre Datenhaltung und schaffen einen konsistenten Arbeitsablauf über beide Systeme hinweg. Die Lösung eignet sich für Organisationen mit strukturierten Mandats- oder Projektakten. Sie unterstützt klare Zuständigkeiten und eine nachvollziehbare Dokumentenführung.
Die Funktion ist sowohl für Kunden des Vertec Cloud Abos als auch für On-Premises-Installationen verfügbar.
Funktionsweise
Die Schnittstelle verbindet Projekte oder Mandate in Vertec mit sogenannten Workspaces in iManage. Dadurch entsteht eine feste Zuordnung zwischen Geschäftsobjekten in Vertec und der Dokumentenstruktur im DMS. Dokumente selbst werden nicht in Vertec gespeichert, sondern referenziert.
Die Einrichtung erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst wird die Anwendung im iManage-System registriert. Danach werden die Zugangsdaten und technischen Parameter in Vertec hinterlegt. Ein bereitgestelltes Config-Set unterstützt die Integration und stellt die notwendigen Objekte und Einstellungen zur Verfügung.
Im täglichen Einsatz funktioniert die Lösung wie folgt:
Verknüpfung von Projekten und Workspaces
- Für ein Projekt oder Mandat kann automatisch oder manuell ein Workspace in iManage erstellt werden. Alternativ kann ein bestehender Workspace zugeordnet werden
Steuerung der Workspace-Erstellung
- Es lässt sich definieren, ob neue Workspaces immer erstellt werden, nur auf Basis einer Vorlage entstehen oder ausschliesslich bestehende Strukturen verwendet werden
Zugriff auf Dokumente
- Dokumente können direkt aus Vertec heraus geöffnet werden. Der Zugriff erfolgt je nach Konfiguration über den Web-Client, die Desktop-Anwendung oder einen Download-Link
Arbeitsbereich erstellen
- Für jedes Vertec Mandat/Projekt kann ein Arbeitsbereich in iManage erstellt werden. Die Funktionslogik bietet Optionen, wie und wann Arbeitsbereiche neu erzeugt werden, beispielsweise immer, nur mit Vorlage oder gar nicht (nur Suche nach bestehenden).
Individuelle Ordnerstruktur
- Die Struktur innerhalb des Workspaces wird nicht vorgegeben. Sie kann an interne Standards angepasst werden. So bleibt die bestehende Ablagelogik erhalten.
Die Schnittstelle greift auf die Authentifizierung von iManage zurück. Berechtigungen werden somit im DMS gesteuert. Vertec zeigt nur die referenzierten Inhalte an, ohne eigene Dokumentenkopien zu erzeugen.
Die iManage Schnittstelle im Video
In diesem Video zeigen wir Ihnen das Zusammenspiel zwischen Vertec und iManage – strukturiert, sicher und effizient.
1:13 Min
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet «Kanzleimanagement wirtschaftlich gedacht» genau?
«Kanzleimanagement wirtschaftlich gedacht» – das bedeutet: Neben Akten, Fristen und Rechnungen liefert Vertec auch alle wichtigen Daten zum wirtschaftlichen Steuern Ihrer Kanzlei. Ergänzt durch unseren «best-of-breed» Ansatz sowie praxisbasierter Branchenexpertise für das schnelle Entwickeln individueller Funktionen. Das Fundament bilden leicht anpassbare Funktionen, welche bereits 80% der Anforderungen abdecken.
Mit wenig Aufwand werden Ihre spezifischen Anforderungen schnell und unkompliziert umgesetzt. Branchenexpertise, entwickelt gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden in Deutschland und der Schweiz.
Wie kontrolliere ich auf Mandaten/Projekten erfasste Leistungen für die Rechnungsstellung?
Viele Unternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Erfasser oder verantwortlichen Mitarbeiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.
Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat bzw. Projekt können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Sie können etwa auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.
Ihr Sekretariat oder die Administration sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert.
Wie erstelle ich ein Angebot auf einem Mandat?
Ein neues Angebot legen Sie in Vertec auf einem bestehenden Mandat an. Sie wählen die Tätigkeiten (Leistungen) aus und ordnen diese dem Angebot zu. Anschliessend erfolgt die Budgetierung. Ein klarer Vorteil: Durch die direkte Verknüpfung zwischen Mandatsplanung und Angebot sparen Sie wertvolle Zeit.
Wie kann ich Vertec unverbindlich testen?
Sie können Vertec 30 Tage kostenlos und unverbindlich in einer eigenen Umgebung testen.
Ist Vertec eine Kanzleisoftware?
Ja, Vertec ist eine Kanzleisoftware, die speziell darauf ausgerichtet ist, eine Kanzlei wirtschaftlich erfolgreich zu führen. Vertec eignet sich dabei besonders für Kanzleien und moderne law firms ab 20 Mitarbeitenden.
Vertec ist im On-Premises Betrieb verfügbar oder läuft im Cloud Abo.
Der Funktionsumfang reicht von der Kollisionsprüfung über das Mandatsmanagement und Fristenkontrolle bis hin zu individuellen Rechnungsprozessen, Fremdgeldverwaltung und Gewinnverteilung.
Es werden alle typischen Prozesse abgebildet, die in einer Kanzlei täglich anfallen.
Als zentraler Baustein für erfolgreiches Kanzleimanagement unterstützt Vertec Sie dabei, Ihre Produktivität zu steigern, indem Vertec Ihnen die Werkzeuge liefert, um Ihre Kanzlei effizient zu organisieren, Arbeitsabläufe zu digitalisieren und schlussendlich einen reibungslosen Ablauf Ihrer Mandate sicherzustellen.
Vertec passt sich dabei Ihren Prozessen an - und nicht umgekehrt.
Worin liegen die Unterschiede zwischen Kanzleisoftware und Kanzleimanagement?
Kanzleisoftware ist eine auf Juristen spezialisierte Fachsoftware, die den juristischen Arbeitsalltag optimiert. So bildet sie z. B. Prozesse durchgängig ab und schafft so Transparenz im Tagesgeschäft. Sie konzentriert sich dabei vor allem auf mandatsbezogene und abrechnungsrelevante Aufgaben.
Zu den typischen Funktionen zählen:
- Akten- und Mandatsmanagement
- Kollisionsprüfung
- KYC
- Leistungs- und Zeiterfassung
- Fristenkontrolle
- Gebührenabrechnung (z. B. über RVG)
- Fremdgeldverwaltung
- Dokumentenmanagement
- Fakturierung und Erfolgskontrolle
Kanzleimanagement hingegen beschreibt die ganzheitliche Organisation und Steuerung einer Kanzlei – sowohl rechtlich als auch betriebswirtschaftlich und personell. Eine moderne Kanzleisoftware ist Teil eines effizienten Kanzleimanagements und trägt zum reibungslosen Arbeiten bei.
Die Bereiche des Kanzleimanagements umfassen zusätzlich:
- Organisation von Arbeitsabläufen und Prozessen innerhalb der Kanzlei
- Planung von Personal auf Mandate
- Controlling und Analyse relevanter Kennzahlen (Umsatz/billables, Auslastung, Rentabilität)
- Mandantenbindung
- Strategie- und Kanzleientwicklung
Kanzleimanagement ist somit übergeordnet zu betrachten und geht über rein rechtliche Funktionen einer Kanzleisoftware hinaus. Das Kanzleimanagement ist der strategische und organisatorische Ansatz, der die Kanzlei langfristig als Unternehmen betrachtet, das wirtschaftlich erfolgreich geführt werden will. Die Kanzleisoftware hingegen stellt viel mehr das operative Werkzeug für den juristischen Alltag dar.
