Fremdgeldverwaltung

So schafft die Fremdgeldverwaltung Nutzen

Die Fremdgeldverwaltung in Vertec unterstützt im Kanzleimanagement und auch projektorientierte Dienstleister dabei, anvertraute Drittgelder sicher, transparent und regelkonform zu verwalten. Sie schaffen klare Verantwortlichkeiten, behalten offene Salden im Blick und können Fremdgelder kontrolliert zur Rechnungszahlung einsetzen. Controlling-Listen und Fristenhinweise reduzieren Risiken und vereinfachen Audits. So erhöhen Sie Compliance, Cashflow-Transparenz und Effizienz in der operativen Abwicklung.

• Schneller Überblick über alle Fremdgeld-Konten und offene Salden.
• Gezielte Berechtigungen für sicheren Zugriff und klare Zuständigkeiten.
• Fremdgelder kontrolliert zur Rechnungszahlung verwenden – mit automatischer Verbuchung.

Funktionsweise der Fremdgeldverwaltung

Was sind Fremdgelder?

Fremdgelder sind eingegangene Geld- oder Vermögenswerte Dritter, die nicht dem Vermögen der Kanzlei bzw. des Bearbeiters zuzuordnen sind (z. B. treuhänderisch verwahrte Kaufpreise). Vertec stellt dafür eine strukturierte Verwaltung inklusive Konten, Buchungen, Controlling-Ansichten und Fristen bereit.

Voraussetzungen und Rechte

Für die Arbeit mit der Fremdgeldverwaltung muss der Bearbeiter einer passenden Benutzergruppe zugeordnet sein:

• Benutzergruppe Projektleiter: Vollzugriff auf Fremdgeldverwaltung für Projekte, bei denen der Bearbeiter Projektleiter ist.
• Benutzergruppe Fremdgeld: Vollzugriff auf die Fremdgeldverwaltung für alle Projekte.

Die Zuordnung der Berechtigungen stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Fremdgeld-Konten anlegen, Buchungen erfassen und Zahlungen auslösen.

Fremdgeld-Konto anlegen

Nach dem Import der Zusatzfunktion können Sie auf einem Projekt/Mandat ein Fremdgeld-Konto anlegen:

• Öffnen Sie das gewünschte Mandat und wählen Sie im Neu-Menü den Eintrag für das Fremdgeld-Konto.
• Optional hinterlegen Sie einen zuständigen User oder einen abweichenden Eigentümer des Fremdgeldes.
• Die Währung entspricht der Mandatswährung und ist fest vorgegeben.

Buchungen erfassen

Auf dem Fremdgeld-Konto erfassen Sie Ein- und Ausgänge als Fremdgeld-Buchungen. So dokumentieren Sie Herkunft, Betrag, Datum und Verwendungszweck. Alle Bewegungen sind projektbezogen nachvollziehbar.

Fremdgeld für Rechnungszahlung verwenden

Obwohl das Fremdgeld-Konto nicht mit der Finanzbuchhaltung verknüpft ist, können Sie Beträge daraus zur Begleichung von Vertec-Rechnungen nutzen:

• Starten Sie die Zahlung direkt aus der Liste (Zahlungs-Icon) oder via Aktionen am Fremdgeld-Konto über den Befehl «Fremdgeld für Rechnungszahlung verwenden».
• Die zugehörige Zahlung wird automatisch geöffnet; der verwendete Betrag wird im Fremdgeld-Konto abgezogen.
• Ist der Betrag vollständig verwendet, wird der Restbetrag auf 0 gesetzt und ein Erstattungsdatum hinterlegt.

Controlling und Übersicht

Im Stammordner Mandatsmanagement finden Sie den Ordner Controlling mit einer Gesamtübersicht aller Fremdgeld-Konten. Per Filter «Offener Saldo» sehen Sie gezielt nur Konten mit offenen Beträgen. So identifizieren Sie Handlungsbedarf unmittelbar und behalten Liquiditätsrisiken im Griff.

Fristenmanagement (Aufbewahrungsfrist)

In den Systemeinstellungen legen Sie die maximale Haltedauer für Fremdgelder in Tagen fest. Auf Basis dieses Wertes berechnet Vertec pro Fremdgeld-Konto automatisch ein Ablaufdatum, das in den Listen sichtbar ist und visuell (z. B. rot) hervorgehoben werden kann. Damit erkennen Sie fristkritische Fälle rechtzeitig und handeln regelkonform.

Struktur, Automationen und Objekte (durch Config Set)

Mit dem Import werden u. a. folgende Elemente bereitgestellt, um die Arbeit zu vereinfachen:

• Ordnerstruktur: Mandatsmanagement mit Controlling > Fremdgeld.
• Benutzergruppen für Fremdgeld sowie Ordnerzugriff Mandatsmanagement.
• Scripts und Events zur Unterstützung der Erfassung und Nutzung (z. B. für neue Konten/Buchungen und die Verwendung für Rechnungszahlungen).
• Linktypen zur sauberen Verknüpfung von Eigentümer, Buchungen, Projekt und Zahlungen.
• Zusatzfelder und Klasseneinstellungen für eine konsistente Datenerfassung.