Mandatsbeteiligungen

Mandatsbeteiligungen abbilden und zusätzlich im Konfliktcheck auswerten

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So schafft diese Funktion Nutzen

Diese Funktion hilft dabei, Beteiligungsverhältnisse in Mandaten übersichtlich zu erfassen und darzustellen.

So behalten Anwälte und Anwältinnen beim Kanzleimanagement den Überblick, welche Personen oder Organisationen in welcher Rolle an einem Mandat beteiligt sind. Besonders nützlich ist die Integration in den Konfliktcheck: Beteiligungen können dort automatisch berücksichtigt werden. Das minimiert Risiken bei der Mandatsannahme und unterstützt die Einhaltung berufsrechtlicher Vorgaben. Die Rollenvergabe ist flexibel anpassbar, sodass sich auch individuelle Strukturen gut abbilden lassen.

Funktionsweise

Mit der Zusatzfunktion «Mandatsbeteiligungen» lassen sich Beteiligte an Mandaten strukturiert und systematisch erfassen. Die Funktion erweitert Ihr Vertec um spezifische Strukturelemente und Einstellungen:

Strukturordner für Mandatsbeteiligungen

Nach dem Import der Funktion erscheint unter Einstellungen > Mandate der neue Ordner «Mandatsbeteiligungen». In diesem Bereich werden alle Beteiligungsverhältnisse zentral verwaltet. Jede Beteiligung besteht aus einer Verknüpfung zwischen einem Mandat, einer beteiligten Person oder Organisation und einer Rolle.

Definition von Rollen und Rollentypen

Rollen geben an, in welcher Funktion eine Person oder Firma an einem Mandat beteiligt ist – etwa als Klient, Gegner, Berater oder Zeuge. Zusätzlich wird jeder Rolle ein Rollentyp zugewiesen, der für den Konfliktcheck relevant ist:

Pro: Beteiligte werden als Klienten behandelt und bei potenziellen Interessenkonflikten entsprechend geprüft
Kontra: Beteiligte gelten als Gegenparteien und werden ebenfalls im Konfliktcheck berücksichtigt
Neutral: Diese Beteiligungen werden im Konfliktcheck ignoriert.

Flexible Rollenverwaltung

Die Standardrollen lassen sich individuell anpassen. Unternehmen können Rollen ergänzen, umbenennen oder deaktivieren – je nach Bedarf und Einsatzbereich.

Zuordnung zu Mandaten

In jedem Mandat können beliebig viele Beteiligte mit spezifischen Rollen hinterlegt werden. Die Zuordnung erfolgt über die Mandatsmaske oder direkt über die Beteiligungstabelle.

Integration in den Konfliktcheck

Der integrierte Konfliktcheck wertet die Mandatsbeteiligungen automatisch aus. Dadurch wird geprüft, ob potenzielle Interessenkollisionen mit bereits bestehenden Mandaten oder Beteiligungen vorliegen. Dies erhöht die rechtliche Sicherheit bei der Mandatsannahme.

Erweiterbarkeit und Transparenz

Die Funktion lässt sich durch eigene Felder oder Auswertungen erweitern. Beteiligungen sind für berechtigte Nutzer übersichtlich nachvollziehbar dokumentiert – inklusive Historie und Rollenverlauf, wenn gewünscht.

Knowledge Base Artikel

Mandatsbeteiligungen

Voraussetzungen

Modul «Leistung & CRM»

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet «Kanzleimanagement wirtschaftlich gedacht» genau?

«Kanzleimanagement wirtschaftlich gedacht» – das bedeutet: Neben Akten, Fristen und Rechnungen liefert Vertec auch alle wichtigen Daten zum wirtschaftlichen Steuern Ihrer Kanzlei. Ergänzt durch unseren «best-of-breed» Ansatz sowie praxisbasierter Branchenexpertise für das schnelle Entwickeln individueller Funktionen. Das Fundament bilden leicht anpassbare Funktionen, welche bereits 80% der Anforderungen abdecken.

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Welche Möglichkeiten bietet Vertec in der Rechnungsstellung?

Mit Vertec können Leistungen nach diversen Erfassungsmöglichkeiten verrechnet werden.

Abrechnung nach Zeit
Abrechnung von Pauschalen
RVG (Deutschland)
Caps (Kontingente mit Preisnachlass)

Ebenfalls nützlich ist der Rechnungssplit, bei dem die Rechnung auf mehrere Empfänger aufgeteilt wird. Im Bereich E-Billing kann Vertec mit den Formaten LEDES und XRechnung arbeiten.

Wie kontrolliere ich auf Mandaten/Projekten erfasste Leistungen für die Rechnungsstellung?

Viele Unternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Erfasser oder verantwortlichen Mitarbeiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat bzw. Projekt können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Sie können etwa auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.

Ihr Sekretariat oder die Administration sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert.

Wie kann ich Vertec unverbindlich testen?

Sie können Vertec 30 Tage kostenlos und unverbindlich in einer eigenen Umgebung testen.

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Fremdgeldverwaltung

Die Fremdgeldverwaltung in Vertec unterstützt Sie dabei, Drittgelder sicher, transparent und regelkonform zu verwalten. Mit der Funktion schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten, behalten offene Salden im Blick und können Fremdgelder kontrolliert zur Rechnungszahlung einsetzen.