Auslagenmanagement

So schafft Auslagenmanagement Nutzen

Das Modul Auslagenmanagement ermöglicht Ihnen eine strukturierte Erfassung, Planung und Weiterverarbeitung von Drittleistungs- und Lieferantenkosten im Rahmen Ihrer Projekte oder Mandate.

• Damit lassen sich kostenseitige Vorgänge (z. B. Lieferantenrechnungen) bereits vor deren Eingang proaktiv planen.
• Sie nutzen die Funktionen, um Auslagen zu budgetieren, zu bestellen und gezielt dem Kunden zu verrechnen oder weiterzuleiten.
• Durch Preismodelle mit Marge oder Einzelpreis sowie Mehrpositionenunterstützung optimieren Sie Einkauf und Verkauf effizient.

Funktionsweise des Auslagenmanagements

Erfassung und Differenz zu Spesen

Auslagen lassen sich analog zu Spesen erfassen, inklusive Mengen, Preisen oder Margen, und brutto/netto-Abrechnung. Im Gegensatz zu Spesen lassen sich Auslagen jedoch bereits vor Rechnungsstellung planen, bestellen und auf Lieferantenrechnungen (Kreditoren) beziehen.

Verrechnungsarten: Verrechnen oder Weiterleiten

Sie bestimmen mit der Verrechnungsart, ob eine Auslage dem Kunden in Rechnung gestellt («Verrechnen») oder lediglich zur Kontrolle erfasst und zur direkten Bezahlung weitergeleitet wird («Weiterleiten»). Die Auswahl erfolgt über mehrere Ebenen –Kreditor, Auslage, Projektphase oder Projekt.

Statusverwaltung: Planen – Bestellen – Eingegangen

Mit dem Status-Tracking lassen sich Auslagen durch alle Phasen managen: Geplant (Budgetwert), Bestellt (Auftrag erteilt), Eingegangen (Rechnung liegt vor). So behalten Sie jederzeit Kontrolle über den Abrechnungsstatus.

Freigabe für Abrechnung

Über eine Freigabe-Checkbox steuern Sie, ob eine Auslage auf einer Kundenrechnung erscheinen soll. Diese Funktion ist standardmässig deaktiviert und kann über Systemeinstellungen aktiviert werden.

Preis- und Margenkalkulation

Sie können entweder mit festen Einzelpreisen oder mit Margen arbeiten. Bei Margen wird der Einkaufspreis mit einem Faktor multipliziert, wodurch Sie flexibel kalkulieren, auch bei unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen. Margen-Faktoren können auf Auslagetypen oder Projektphasen vordefiniert oder überschrieben werden.

Adressenverwaltung

Für jede Auslage lassen sich Lieferant, Lieferadresse (standardmässig Ihre eigene Firma) und Rechnungsadresse (abhängig vom Verrechnungsmodus) definieren. Dies erleichtert Bestellung und Abwicklung erheblich.

Feingliederung mittels Auslagepositionen

Aktivierte Auslagepositionen ermöglichen die Erfassung mehrerer Teilposten pro Auslage. Einzelne Positionen können mit eigenem Preis oder Marge bearbeitet und per Drag‑&‑Drop verschoben werden, etwa bei Teillieferungen.