Kanzleisoftware für Rechtsanwälte

Die Kombination von CRM und ERP macht Vertec zur idealen Anwaltssoftware. Mandatsmanagement von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Fakturierung.

 

Intuitives Mandatsmanagement

Verwalten Sie Ihre Mandate mit der Abbildung sämtlicher Stakeholder, Dokumente, Mails und Fristen intuitiv und digital.

  • Laufende Überwachung sämtlicher Mandate
  • Passen Sie Vorlagen und Formulare individuell für Ihre Kanzlei an
  • Erstellen Sie den Arbeitsstand pro Mandat und/oder Tätigkeit auf Knopfdruck
  • Spezielle Überwachung von Risikomandaten
  • Vertragsmanagement

 

Leistungen auf Mandaten erfassen

Werten Sie die Profitabilität Ihrer Kanzlei mit Hilfe der lückenlosen Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter in Vertec aus.

  • Leistungen auf Mandate und Akten buchen
  • Erfasste Leistungen für Fakturierung, Auswertungen und Soll/Ist Vergleiche nutzen
  • Reisekosten und Spesen mit der Phone App mobil erfassen

 

Komplexe Adressverwaltung leicht gemacht

Selbst komplexe Beziehungen zwischen Firmen, Kontakten, Personen und Paaren können Sie in Vertec einfach abbilden.

  • Alle Infos (Gegenpartei, Schiedsgericht, Gericht, Beteiligungen, Beziehungen) zum Mandat zentral ablegen
  • Schnelle Verknüpfung zwischen Firmen, Kontakten, Personen und Paaren
  • Einfache Strukturierung und zentrale Ablage sämtlicher Adressen
  • Konfliktcheck beim Anlegen eines neuen Mandats

 

Fakturierung auf Mandatsebene

In Vertec können Sie die Rechnungen für Ihre Mandanten mit nur wenigen Klicks erstellen.

  • Abrechnung nach Teilmandat, Pauschale oder Periode
  • Rechnungsstellung automatisieren
  • Mehrwertsteuersätze frei bestimmen

Anwendungsfälle für Kanzleien und Anwälte

    Dokumentenmanagement-System für Mandate

    In einem Dokumentenmanagement-System findet man umgehend die Dokumente, nach denen man sucht. Der entscheidende Unterschied zu einem normalen Laufwerk: das Was steht im Zentrum, nicht das Wo. Es ist nicht relevant wo das Dokument abgelegt ist, sondern was man sucht. Konkret suchen Sie beispielsweise nach einem Aktionärbindungsvertrag (ABV) und nicht nach dem Ort, an dem dieser gespeichert wurde.

    Wer hat was wann an einem Dokument verändert? Im DMS sind alle Änderungen in Echtzeit nachvollziehbar. Die Bearbeiter können pro Datei-Version ergänzende Kommentare erfassen. Diese Art der Versionierung spart Ressourcen. Und auch wenn Speicherplatz heute meist günstig ist, spielt dieser beispielsweise bei der Nutzung einer DMS-Lösung in der Cloud eine Rolle.

    In Vertec lassen sich mandatsbezogene Dokumente wie Briefe oder Rechnungen einfach erstellen. Die Dokumente werden automatisch am definierten Speicherort abgelegt und gleichzeitig im CRM am richtigen Ort verlinkt. Mit Hilfe so genannter Add-ins lassen sich auch E-Mails aus Outlook und Dateien aus Word oder Excel mit wenigen Klicks einem Mandat oder einem Kontakt zuordnen.

    Beliebige andere Dateien wie beispielsweise gescannte Dokumente können im CRM verlinkt und später bequem geöffnet werden. Bei jedem Dokument können auch Kommentare hinzugefügt, Zuständigkeiten und Termine vergeben oder andere Aktivitäten definiert werden. In diesem Fall erscheint dann das Dokument als termingebundene Arbeit in der Taskliste des jeweiligen Mitarbeiters.

    Im CRM erstellte Dokumente wie Briefe oder Rechnungen werden inklusive der Metadaten im DMS gespeichert. Das CRM kennt dabei den Speicherort. So kann das Dokument direkt aus dem CRM oder dann auch im DMS gefunden und geöffnet werden. Das CRM verfügt über die vollständige Kunden- und Mandatshistorie, das DMS kennt die Metadaten, was die Suche nach einem Dokument weiter vereinfacht.

    Bei einer Mandatseröffnung werden im CRM im ersten Schritt diverse Attribute und Parameter wie beispielsweise Mandatstyp, Kunde, Währung oder Sprache ausgewählt. Diese Metadaten können dem DMS automatisch übergeben und dann – bei Bedarf gemeinsam mit Berechtigungen – im DMS angelegt werden. Berechtigungen sind dann wichtig, wenn der Kreis der Mitarbeiter, die auf ein Mandat und die entsprechenden Dokumente zugreifen dürfen (z.B. bei M&A-Mandaten), klein ist. Bei der Mandatseröffnung wird zudem definiert, was im DMS passiert, wenn sich im CRM die Attribute oder Parameter verändern oder ein Mandat abgeschlossen wird (Archivierung).

    Wer seine Daten mit der nötigen Disziplin pflegt, verfügt über eine lückenlose digitale Kunden- und Mandatshistorie. Wenn Vertec und Ihr DMS zusammenarbeiten, profitieren Sie von den Vorteilen auf beiden Seiten und es entsteht weiterer Zusatznutzen.

    Wie optimiere ich den Fakturierungsprozess meiner Kanzlei?

    Die Abrechnung in Kanzleien ist oft ein zeitintensives und fehleranfälliges Thema. Wenn für die Leistungserfassung und die Rechnungsstellung Insellösungen oder gar Word und Excel im Einsatz sind, dann schleichen sich viele Fehler ein. Leistungen und Beträge werden manuell übertragen, Leistungen oder Fremdkosten werden vergessen. Der Einsatz von Abrechnungssoftware kann diese Arbeiten erheblich vereinfachen.

    Das Tool kann die Arbeiten erheblich vereinfachen, jedoch steht am Anfang der Prozess. Idealerweise klären Sie intern zunächst, wer für welchen Handlungsschritt verantwortlich ist. Hierbei gibt es einige Punkte vorab zu klären:

    • Wer überprüft die auf den Mandaten erfassten Leistungen?
    • Wer stellt sicher, dass diese Leistungen vollständig sind, z.B. mittels Freigabeprozess?
    • Wer entscheidet, wann welche Leistungen abgerechnet werden können?
    • Wer erstellt und verschickt die Rechnungen?

    Haben Sie diese Fragen für sich beantwortet, bietet Ihnen eine Leistungserfassungs- und Fakturierungssoftware erhebliche Vorteile. Die auf den Mandaten erfassten Leistungen können per Knopfdruck abgerechnet werden. Manuelles Übertragen von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen ist nicht mehr notwendig, diese erscheinen automatisch auf der Rechnung. Abrechnungszeiträume können ebenfalls vordefiniert oder ausgewählt werden.

    Es geht aber noch besser: Vertec Software können Sie ohne grossen Aufwand genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise lassen sich auf Ihren Rechnungsprozess angepasste Sichten erstellen, mit deren Hilfe Sie sofort sehen, welche Mandatsstände sich zur Abrechnung anbieten, sei es aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten.

    Sie können die Mandate beispielsweise nach zuständigem Mitarbeiter, Zeitraum oder weiteren Kriterien abfragen. Was nun folgt, sind meist manuelle Schritte:

    • Mandat öffnen
    • Rechnung erzeugen
    • Rechnung verrechnen
    • Rechnungsbeleg drucken
    • Per E-Mail versenden

    Vertec kann bei Bedarf diese Schritte für Sie automatisiert übernehmen. Sie rufen dann beispielsweise nur den Menüpunkt "offene Posten verrechnen" auf und Vertec legt Ihnen die Rechnungen als PDF per E-Mail Entwurf in Ihr Outlook. Automatisierungen bieten sich vor allem an bei Intervallrechnungen für Pauschalrechnungen.

    Bei Bedarf können Sie das Mahnwesen in Vertec abbilden und sich den Zahlungsstand Ihrer Rechnungen nach eigenen Kriterien anzeigen lassen. Möchten Sie die entsprechenden Mahnungen je Stufe mit dem der Mahnstufe zugehörigen Text drucken, so hinterlegen Sie einfach die Berichtsvorlage für Mahnungen.

    Die Geldeingänge, sei es Teilbeträge oder der gesamte Betrag, können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe von Schnittstellen (z.B. der Standardschnittstellen zu DATEV) lassen sich nicht nur die Rechnungen zur FiBu übertragen, sondern auch Zahlungseingänge ganz bequem in die Software importieren. Vertec kann Sie bei überfälligen Rechnungen erinnern und den Verantwortlichen z.B. automatisiert eine Mail schicken, je nach Ihrem Bedarf.

    Die entsprechenden Finanzbuchhaltungs-Konten werden in Vertec hinterlegt und an die FiBu übergeben. Die Konten sind auf dem jeweiligen Rechnungsobjekt einsehbar.

    Die Faktura Software ermöglicht es Ihnen, Ihren Fakturierungsprozess zu optimieren und Ihr Back-Office zu entlasten. Gerne helfen wir Ihnen bei der Umsetzung.

    Wie behalte ich alle Fristen und Termine im Blick?

    Als Rechtsanwalt oder Treuhänder müssen Sie oft wichtige Fristen einhalten und jederzeit im Blick behalten. In Vertec haben Sie mit dem Fristenkalender nicht nur Ihre persönlichen Fristen, sondern auch jene Ihres Teams oder der ganzen Kanzlei bzw. Unternehmung jederzeit im Griff. Praktisch ist dabei auch das vielerorts im Einsatz stehende "Ampelsystem" von:

    • Gelb = Frist endet in 5 Tagen
    • Orange = Frist endet in 3 Tagen
    • Rot = Frist ist abgelaufen.

    Während des Mandatverlaufs können Sie sich jederzeit die überfälligen Tasks und Fristen Ihres kompletten Teams anzeigen lassen. So haben Sie die Fristenkontrolle jederzeit im Griff und den Überblick über:

    • Termine
    • Fällige Tasks
    • Pendenzen
    • Wiedervorlagen
    • Unerledigte Aktivitäten des Teams
    Gewinnaufteilung in Mandaten

    Bevor ein allfälliger Gewinn verteilt werden kann, müssen die Regeln niet- und nagelfest definiert sein. Dies bedingt Antworten auf schwierige Fragen und "politische" (unternehmerische) Entscheidungen. Kein einfaches Unterfangen in Anwaltskanzleien oder Aktiengesellschaften, bei welchen jeder Partner im Verwaltungsrat sitzt.

    Man muss Klarheit schaffen, wer überhaupt in die Kränze kommen soll. Die Frage nach den gewinnbeteiligten Rollen ist meistens rasch beantwortet. Es sind typischerweise der Akquisiteur, der Kundenbetreuer und der Mandatsleiter. Bei der Gewichtung, wer welchen Gewinnanteil erhalten soll, wird es dann schon schwieriger. Meist werden situative, mandatsspezifische Lösungen angestrebt.

    Die Basis für eine Gewinnverteilung ist stets die bezahlte Rechnung. Damit klar ist, dass die offenen Posten nicht berücksichtigt werden. Was nun aber, wenn der Kunde Jahre später die Rechnung begleicht, wenn der Mandatsleiter nicht mehr im Unternehmen arbeitet und sich der Wechselkurs massiv verändert hat?

    So oder so: Ein transparentes System, welches nachvollziehbare Resultate liefert, ist ein Muss. Bei einer mit viel Handarbeit und komplizierten Formeln in Excel berechneten Gewinnverteilung hat jeder das Gefühl, dass er benachteiligt ist.

     

    Konzeptionelle Umsetzung in Vertec

    Meistens haben die Entscheidungsträger in den Rechtsanwaltskanzleien ein Konzept oder eine Idee im Kopf. Dies zu challengen ist unsere Aufgabe. Denn technisch ist fast alles möglich. Es zeigt sich aber immer wieder, dass einfache Modelle im Vorteil sind. Das Abbilden von möglichst viel Verteilungsgerechtigkeit kann zu sehr komplexen System und schwer durchschaubaren Zahlen führen.

    • Mitarbeiter können einem Mandat zum Zwecke der Gewinnberechtigung zugeordnet werden.
    • Auf diesen Zuordnungen wird eine Quote (Prozentualer Anteil) und in vielen Fällen eine Rolle (z.B. Akquisiteur, Mandatsverantwortlicher, Kundenbetreuer etc.) hinterlegt.
    • Über das gesamte System oder ein Teil davon (z.B. nur für einen bestimmten Unternehmens-Bereich) kann die Gewinnverteilung basierend auf Kennzahlen (Umsatz, Zahlungseingänge, Leistungserbringung) berechnet und ausgewiesen werden.
    • Dies erfolgt üblicherweise mit einer Auswertung. Bewährt hat sich ein Reporting, welches für jeden Partner einzeln die Anteile pro Mandat berechnet und auflistet. Damit ist gewährleistet, dass jederzeit nachvollzogen werden kann, wo die Zahlen herkommen.
      Hierbei muss berücksichtigt werden, dass es sich um schützenswerte (sensible) Daten handelt.
    • Allenfalls muss berücksichtigt werden, dass sich Zahlen aus z.B. einer Vorperiode verändern können (insbesondere wenn z.B. der Zahlungseingang ein Teil der Methodik ist).

    Es muss auch berücksichtigt werden, dass sich die Verteilung im Laufe der Zeit (besonders bei lange laufenden Dauermandaten) verändern kann.

    Mandatsmanagement in Vertec

    Vertec bietet Ihnen auf Knopfdruck eine kompakte Sicht auf Ihre laufenden Mandate mit den offenen Leistungen und Spesen.

    Relevante Informationen im Überblick

    Beim Blick auf ein Mandat erhalten Sie einen Überblick auf sämtliche mandatsrelevanten Informationen wie z.B. die Teilmandate, Gegenpartei(en), Memos, Rechtsschriften etc.

    Wie kann ich schnell auf Mandaten erfasste Leistungen für die Rechnungsstellung kontrollieren?

    Viele Kanzleien erfassen Ihre Leistungen in Tabellenkalkulationen oder in Zeiterfassungstools und übertragen diese manuell in Word für die Rechnungsstellung. Das Sekretariat steht hierbei vor der Aufgabe, auf die Erfasser oder die jeweiligen verantwortlichen Mitarbeiter zugehen zu müssen, um in Erfahrung zu bringen, ob und welche Leistungen verrechnet werden dürfen. Nach der Rechnungsstellung wird die Rechnung dann an den verantwortlichen zum letzten Check bzw. zur Freigabe geschickt.

    Es werden Leistungen gestrichen, falls diese Stunden nicht abgerechnet werden dürfen oder es werden Änderungen in Form von Texten oder Stunden vorgenommen. Mit Standardsoftware lässt sich hier viel Zeit und Abstimmungsaufwand einsparen. Über sogenannte Freigabeverfahren kann je nach individuellem Prozess sichergestellt werden, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und das OK für die Abrechnung durch die Verantwortlichen vorliegt.

    In Vertec können die Leistungen periodenweise freigegeben werden und nach Freigabe für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Individuelle je Mandat können aber auch beliebige andere Freigabeverfahren umgesetzt werden. So kann auch auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert vom Bearbeiter freigegeben werden.

    Nach entsprechender Freigabe kann der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter diese z. B. einmal monatlich überprüfen und gesammelt für die Fakturierung genehmigen.

    Ihr Sekretariat kann auf einen Blick sehen, welche Leistungen aktuell verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Etwaige Kommunikation untereinander wird so auf ein Minimum reduziert. Durch die Freigabe von Leistungen werden ebenfalls weniger Anpassungen an erstellten Rechnungen notwendig, was zu einer Reduktion von Aufwand und Kosten führt.

    Nützliche Links zur Knowledge Base

    Zusatzfelder

    Freigabe von Leistungen

    Split-Rechnungen und Anteilsrechnungen

    Sie erbringen Leistungen auf einem Projekt oder Mandat (z.B. "Joint venture") und ihre Auftraggeber wünschen die Rechnungstellung nach einem Schlüssel aufgeteilt an mehrere Rechnungsempfänger. Klar geht das, aber aufgepasst, möglicherweise ist der erste Gedanke hier nicht der beste. Nehmen wir das folgende Beispiel: Die Partei A soll 60%, die Partei B 40% bezahlen. Ein erster Gedanke könnte ja sein, dass alle Leistungen ebenfalls entsprechend aufgeteilt und getrennt in Rechnung gestellt werden.

    Damit kommt man aber in Teufels Küche: Es kommt zu Rundungsdifferenzen und die Mitarbeiter verstehen die eigenen Leistungen nicht mehr! In vielen Fällen würde das auch rein mathematisch nicht gehen. Ein zweiter Punkt ist die Bewertung der Leistung in der Nachkalkulation. Das Ganze soll nämlich auch noch funktionieren, wenn pauschal aufgeteilt abgerechnet wird. Dabei ist zentral, dass bei solchen Pauschalrechnungen die Leistungen korrekt bewertet werden.

    Aus diesen Gründen wird die Rechnungsaufteilung an mehrere Rechnungsempfänger aufgrund der prozentualen Anteile in Vertec wie folgt gemacht. Es werden auf dem Projekt die prozentualen Anteile der verschiedenen Rechnungsempfänger hinterlegt.

    Die Gesamtrechnung wird mittels Script auf die verschiedenen Rechnungsempfänger prozentual aufgeteilt.

    Wie kann ich Verflechtungen zwischen Adressen und Mandaten darstellen?

    Als Kanzlei ist es für eine professionelle Mandatsbetreuung von Bedeutung, die Verflechtungen innerhalb eines Mandats zu kennen. Ein Konfliktcheck bzw. eine Kollisionsprüfung eines neuen Mandats ist in Vertec möglich. Dabei schauen Sie, bei welchen Personen die Kanzlei bereits als Gegenpartei aufgetreten ist, um Anfragen schnell bearbeiten oder auch abweisen zu können.

    Ein weiterer Anwendungsfall für Verflechtungen: Manche Mandate haben mehr Beteiligte, als nur den Mandaten. Bei einem Mandat können Gegenparteien, Beteiligungen, Gerichte oder Schiedsgerichte von Relevanz sein und sollten daher ohne grosse Suche aufzufinden sein. So sparen Sie Zeit und erhöhen Ihre Transparenz deutlich. Mit einfachen CRM-Systemen oder Tabellenkalkulationen werden Sie schnell an Ihre Grenzen stossen, Vertec bildet diese Verflechtungen dagegen übersichtlich ab.

    In Vertec können Sie einzelne Zusammenhänge in Adresseinträgen zwischen Firmen, Kontakten, Personen und Paaren einfach mit sogenannten "Linktypen" darstellen. Diese können Sie nach Ihrem individuellen Bedarf jederzeit erstellen. Per Drag & Drop werden die einzelnen Firmen miteinander verknüpft und erhalten je Firma einen Container mit den entsprechenden Adressen. Die Linktypen können Sie nach Belieben auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Wie Sie dies selber machen, erfahren Sie in unserem Video oder in unserem Knowledge Base Artikel Custom Linktypen.

     

    Die Abbildung von Adressen unterhalb eines Projektes funktioniert gleichermassen. Nutzen Sie diese Verflechtungen in Vertec, so haben Sie bei Aufruf einer Adresse oder eines Projektes sofort die volle Transparenz über mögliche Verflechtungen und können somit einen noch besseren Kundenservice bieten.

    Nützliche Links zur Knowledge Base

    Adressen

    Custom-Link-Typen

Standardsoftware und Individua­lisierung

Vertec bietet beides und ist dabei garantiert updatefähig

«Die Auswertungen mit Vertec verhelfen uns zu wertvollen Erkenntnissen bei der strategischen Planung.»

Moreno Bellido, Head of Operations, Walder Wyss AG

 

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Urs Berli

Leiter Verkauf

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