Kanzleisoftware für Rechtsanwälte

Als Kanzlei ist es für die professionelle Mandatsbetreuung  wichtig, die Verflechtungen innerhalb eines Mandats zu kennen. In Vertec können Sie dafür einen Konfliktcheck bzw. eine Kollisionsprüfung eines neuen Mandats durchführen. Dabei schauen Sie, bei welchen Personen die Kanzlei bereits als Gegenpartei aufgetreten ist, um Anfragen schnell bearbeiten oder auch abweisen zu können.

Manche Mandate haben mehrere Beteiligte wie beispielsweise Gegenparteien, Beteiligungen, Gerichte oder Schiedsgerichte. Sie sparen Zeit und erhöhen Ihre interne Transparenz, wenn die weiteren Beteiligten ohne grosse Suche aufzufinden sind.

Mit Vertec als Kanzleisoftware können Rechtsanwälte einfach Firmen, Kontakte, Personen und Paare per Drag and Drop miteinander verknüpfen. Pro Firma oder Mandat gibt es so einen Container mit den entsprechenden Adressen. Wie Sie Linktypen individuell anpassen, erfahren Sie in unserem Video oder in unserem Knowledge Base Artikel Custom Linktypen.

Verlinkung von zwei Adressen per Drag and Drop: Die exxo services GmbH erhält die Rolle "Mutterfirma bei der Gallfor AG".

Container-Ansicht der Mutterfirma exxo services GmbH mit den zugehörigen Tochterfirmen.

Vertec bietet Ihnen auf Knopfdruck eine kompakte Sicht auf Ihre laufenden Mandate. Dort sehen Sie auch alle offenen Leistungen und Spesen.

Beim Blick auf ein Mandat erhalten Sie einen Überblick über sämtliche mandatsrelevanten Informationen wie beispielsweise Teilmandate, Gegenpartei(en), Memos und Rechtsschriften.

Die elektronische Rechnungsstellung ist in der Rechtsberatung auf dem Vormarsch. Internationale Formate wie LEDES oder PEPPOL sind in einigen Ländern bereits verpflichtend. In Vertec können Sie die damit verbundenen speziellen Anforderungen dieser Formate hinterlegen und abbilden. Somit steht einer länderübergreifenden Abrechnung als E-Rechnung in Vertec nichts mehr im Wege.

Für mehrere Vertec-Kunden wurde bereits erfolgreich das LEDES Format implementiert. Dabei entsprechen die Tätigkeitstypen in Vertec den standardisierten Acitity Codes in LEDES. Leistungen können wie gefordert erfasst und anschliessend auch als E-Rechnung abgerechnet werden.

Einen ausführlichen Beitrag zu „E-Rechnungen mit Vertec“ finden Sie in unserer Knowledge Base.

Manuelle Übersteuerung der UMTBS-Codierung je Leistung bei Bedarf.

Die LEDES E-Billing-Einstellungen werden auf dem Mandat hinterlegt.

LEDES Rechnungs-Export aus Vertec: Rundungsdifferenzen werden explizit ausgewiesen.

Kundenspezifische LEDES E-Billing Vorlage in Vertec.

Die Abrechnung in Kanzleien ist oft ein zeitintensives und fehleranfälliges Thema. Wenn für die Leistungserfassung und die Rechnungsstellung Insellösungen oder gar Word und Excel im Einsatz sind, dann schleichen sich viele Fehler ein. Leistungen und Beträge werden manuell übertragen, Leistungen oder Fremdkosten werden vergessen. Der Einsatz von Abrechnungssoftware kann diese Arbeiten erheblich vereinfachen.

Das Tool kann die Arbeiten erheblich vereinfachen, jedoch steht am Anfang der Prozess. Idealerweise klären Sie intern zunächst, wer für welchen Handlungsschritt verantwortlich ist. Hierbei gibt es einige Punkte vorab zu klären:

• Wer überprüft die auf den Mandaten erfassten Leistungen?
• Wer stellt sicher, dass diese Leistungen vollständig sind, z.B. mittels Freigabeprozess?
• Wer entscheidet, wann welche Leistungen abgerechnet werden können?
• Wer erstellt und verschickt die Rechnungen?

Haben Sie diese Fragen für sich beantwortet, bietet Ihnen eine Leistungserfassungs- und Fakturierungssoftware erhebliche Vorteile. Die auf den Mandaten erfassten Leistungen können per Knopfdruck abgerechnet werden. Manuelles Übertragen von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen ist nicht mehr notwendig, diese erscheinen automatisch auf der Rechnung. Abrechnungszeiträume können ebenfalls vordefiniert oder ausgewählt werden.

Es geht aber noch besser: Vertec Software können Sie ohne grossen Aufwand genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise lassen sich auf Ihren Rechnungsprozess angepasste Sichten erstellen, mit deren Hilfe Sie sofort sehen, welche Mandatsstände sich zur Abrechnung anbieten, sei es aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten.

In Vertec haben Sie mit dem Fristenkalender nicht nur Ihre persönlichen Fristen, sondern auch die Ihres Teams oder der ganzen Kanzlei jederzeit im Blick. Bewährt hat sich dabei das „Ampelsystem“:

• Gelb = Frist endet in 5 Tagen
• Orange = Frist endet in 3 Tagen
• Rot = Frist ist abgelaufen

Dies kann selbstverständlich individuell angepasst oder ergänzt werden.

Während des Mandatverlaufs können Sie sich die überfälligen Tasks und Fristen Ihres Teams anzeigen lassen. So haben Sie die Fristenkontrolle im Griff und den Überblick über:

• Termine
• Fällige Tasks
• Pendenzen
• Wiedervorlagen
• Unerledigte Aktivitäten des Teams

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fristenkontrolle.

Effiziente Zusammenarbeit: Fristenkontrolle für ein ganzes Team in Vertec.

Mit dem Fristenkalender behalten Sie in Vertec alle persönlichen Deadlines im Blick.

Um in Anwaltskanzleien Gewinne zu verteilen, müssen die Regeln sauber definiert sein. Typischerweise sind der Akquisiteur, der Kundenbetreuer und der Mandatsleiter am Gewinn beteiligt. Aber wer soll welchen Gewinnanteil erhalten? Meist werden hier situative, mandatsspezifische Lösungen angestrebt.

Die Basis für eine Gewinnverteilung bildet stets die bezahlte Rechnung. Offene Posten werden dagegen nicht berücksichtigt. Ein transparentes System wie Vertec liefert nachvollziehbare Resultate und kann technisch nahezu alle Fälle der Gewinnaufteilung abbilden. Bei unseren Kunden hat sich die Darstellung in einfachen Modellen bewährt.

In Vertec können Sie Mitarbeiter für die Gewinnberechtigung einem Mandat zuordnen. Auf diesen Zuordnungen wird eine Quote als prozentualer Anteil und in vielen Fällen eine Rolle wie beispielsweise Akquisiteur, Mandatsverantwortlicher oder Kundenbetreuer hinterlegt.

Bei lange laufenden Dauermandaten kann sich die Verteilung im Laufe der Zeit verändern. Gleiches gilt für die Zahlen aus einer Vorperiode. Das ist vor allem zu berücksichtigen, wenn der Zahlungseingang ein Teil der Methodik ist.

Die Gewinnverteilung kann über das gesamte System oder nur für einen bestimmten Unternehmensbereich erfolgt. Kennzahlen wie Umsatz, Zahlungseingang oder Leistungserbringung können dabei berechnet und ausgewiesen werden. In einem Reporting können Sie für jeden Partner einzeln die Anteile pro Mandat berechnen und auflisten. So ist für alle Beteiligte jederzeit nachvollziehbar, von wo die einzelnen Kennzahlen stammen.

Darüber hinaus können Sie mit Vertec auch Zielvereinbarungen und daran gekoppelte Zielumsätze hinterlegen.  Die Mitarbeiter sehen in Vertec ihre Beteiligungen und in Prozent den bislang erreichten Grad des Gewinns. In der Übersicht können Sie sich alle Mitarbeiter mit ihrem prozentual erreichten Stand anzeigen lassen.

In diesem Beispiel hat die Hinterlegung eines Bis-Datums zu ungültigen Zahlen geführt. Die Summe der Prozent-Quoten ergibt aktuell nicht mehr 100 Prozent. Daher wird die Prozent-Spalte rot eingefärbt.

Prozentuale Beteiligungen in Mandaten können pro Mitarbeiter festgelegt werden.

Übersicht aller Mandatsbeteiligungen für einen Mitarbeiter.

Ein Beispiel für die Hinterlegung von beteiligten Mitarbeitern in unterschiedlichen Rollen und mit verschiedenen Prozentquoten.

Darstellung von jährlichen Zielvereinbarungen pro Mitarbeiter.

In Vertec haben Sie zwei Optionen, einen Konfliktcheck durchzuführen. Die erste Möglichkeit ist die aktenbasierte Suche auf einem Mandat. Vertec prüft dabei, ob die relevanten Rollen wie Gegenpartei, Schiedsgericht, Gericht, Beteiligungen oder Beziehungen auf dem neuen Mandat dem System schon bekannt sind.

Bei der individuellen Suche suchen Sie entweder nach einer Adresse oder nach einem Freitext. Genau wie bei der aktenbasierten Suche werden die Suchergebnisse direkt rechts unter „Resultate“ ausgegeben und langfristig in Vertec gespeichert. Bei Bedarf können Sie die „phonetische Suche“ in der Suchmaske auswählen. Dabei werden ähnlich klingende Worte in die Liste der Resultate mit einbezogen und ausgegeben.

Einen ausführlichen Beitrag zum Thema finden Sie auf unserem Blogartikel So schliessen Anwälte Interessenskonflikte mit Vertec aus.

Aktenbasierte Suche in Vertec. Auf der rechten Seite werden die die Suchresultate ausgegeben. Anmerkungen zur Risikobeurteilung können direkt erfasst werden.

Individuelle Suche nach einer Adresse. Auf der rechten Seite werden die Suchresultate ausgegeben.

Vertec bietet Ihnen auf Knopfdruck eine kompakte Sicht auf Ihre laufenden Mandate. Dort sehen Sie auch alle offenen Leistungen und Spesen.

Beim Blick auf ein Mandat erhalten Sie einen Überblick über sämtliche mandatsrelevanten Informationen wie beispielsweise Teilmandate, Gegenpartei(en), Memos und Rechtsschriften.

Übersicht über alle bestehenden Mandate in Vertec.

Ansicht eines Teilmandats in Vertec.

Die Abrechnung von notariellen Dienstleistungen stellt spezielle Anforderungen an die Kanzleisoftware: Unter anderem müssen neben einfachen Rechnungen auch nach Parteien aufgeteilte Rechnungen gestellt werden können. Daneben ist die Berechnung von Amtsgebühren ohne Mehrwertsteuer (MwSt) oder standardisierten Gebühren wie Handänderungssteuer, Eintragungskosten für Grundbuch oder Handelsregister gefragt. Vertec kann diese speziellen Anforderungen abbilden und damit Ihre täglichen Arbeitsschritte stark vereinfachen.

Von der Rundung bei der Rechnungsaufteilung bis zur Hinterlegung von Vorschüssen auf Projekten oder Phasen können Sie auch spezielle Anforderungen implementieren. Es ist möglich, Rechnungen auf mehrere Rechnungsempfänger aufzuteilen und mit unterschiedlichen Rechnungsanteilen zu verrechnen. Dabei können auch die einzelnen Rechnungsadressen voneinander abweichen.

Mehr zu Verrechnung notarieller Dienstleistungen erfahren Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.

Darstellung der einzelnen Phasen mit ihrem zugeordneten Budget auf einem Mandat.

Offene Spesen können auf einem Teilmandat auf unterschiedliche Phasen aufgeteilt werden.

Vorschüsse können auch als standardisierte Gebühren wie Handänderungsgebühren als Vorschuss abgebildet werden.

Wie kann ich die Rechnungstellung aufgeteilt nach einem Schlüssel an mehrere Rechnungsempfänger versenden? Diese Frage kommt vor allem in Joint Ventures auf, bei denen Leistungen auf einem Projekt oder Mandat erbracht werden.

Wenn Sie in Vertec nicht alle Leistungen entsprechend aufteilen und getrennt in Rechnung stellen, ergeben sich zwei Vorteile: Rundungsdifferenzen werden vermieden und eine Pauschalrechnung ist möglich. Für die Bewertung der Leistung in der Nachkalkulation bei pauschalen Rechnungen müssen die Leistungen korrekt bewertet werden.

Bei unseren Kunden hat sich für die Rechnungsaufteilung an mehrere Rechnungsempfänger folgende Umsetzung bewährt: Auf dem jeweiligen Projekt oder Mandat werden die prozentualen Anteile der verschiedenen Rechnungsempfänger hinterlegt. Ein Script teilt dann automatisiert die Gesamtrechnung auf die verschiedenen Rechnungsempfänger prozentual auf.

Zwei Rechnungen an zwei Rechnungsempfänger mit entsprechenden Anteil.

Auf dem Mandat werden die Rechnungsempfänger mit ihren entsprechenden Anteilen erfasst.