Kanzleimanagement wirtschaftlich gedacht
Als zentrale Drehscheibe für die wirtschaftliche Steuerung bietet Vertec greifbaren Mehrwert für moderne Kanzleien.
Führen Sie Ihre Anwaltskanzlei als wirtschaftlich erfolgreiches Unternehmen
«Kanzleimanagement wirtschaftlich gedacht» – heisst für uns: Vertec konzentriert sich auf die profitable Steuerung Ihrer Kanzlei und sichert damit den wirtschaftlichen und prozessualen Erfolg Ihrer anwaltlichen Tätigkeit. Damit wird Vertec zum bevorzugten KMS (Kanzlei-Managementsystem) für Wirtschaftskanzleien ab ca. 10 Anwälten.
Neben den branchenüblichen Funktionen für Akten- und Fristenverwaltung, für Leistungserfassung und Rechnungsstellung legt Vertec den Schwerpunkt dort, wo moderne Anwaltskanzleien hinwollen: Effektive und effiziente Prozesse, zeitgemässes Kundenmanagement – Stichwort »CRM« und solide betriebswirtschaftlich fundierte Grundlagen zur wirtschaftlich erfolgreichen Steuerung der Kanzlei.
Über die Hälfte der grossen Wirtschaftskanzleien in der Schweiz – oftmals bereits als moderne «Law Firms» geführt – und unsere stabile Marktpräsenz in Deutschland, der Schweiz und Österreich seit über 25 Jahren belegen, dass wir Ihr Geschäft verstehen und unseres beherrschen.
Funktionen für moderne Law Firms
Gemacht für die Anforderungen von heute und morgen. Vertec Funktionen bieten bereits
out of the box greifbaren Mehrwert und lassen sich bei Bedarf individuell anpassen.
CRM für Anwälte
Einfaches Handling aller Kontaktdaten erleichtert die tägliche Arbeit in Ihrer Kanzlei.
- Erfassen, suchen, ändern: in Vertec schnell und einfach
- Optimal integriert in Microsoft Outlook
- Alles im Blick dank Aktivitätenfeed
Adressen und Verflechtungen
In Vertec können Verflechtungen von Firmen durch die Zuordnung von Mutter- und Tochterfirmen abgebildet werden. Eine Firma kann nur eine Mutterfirma haben, aber beliebig viele Tochterfirmen. Details bietet der Knowledge Base Artikel Adressen.
Aktivitätenfeed
Der Aktivitätenfeed bietet eine lückenlose Historie aller Aktivitäten zu Projekten oder Mandaten. Berechtigte User erhalten einen nützlichen Überblick zu allem, was in einem Projekt oder Mandat passiert. Dank Vertec Outlook App stehen diese Informationen auch direkt in Outlook zur Verfügung.
Wiedervorlagen
Nutzen Sie Aktivitäten für das Verwalten von Aufgaben. Mit Wiedervorlagen weisen Sie einer Aktivität eine verantwortliche Person und einen Fälligkeitstermin zu. Mit Benachrichtigungen können Sie sich über fällig werdende Aufgaben informieren lassen.
Kampagnen und Mailings
Mit Stichworten können Sie Kontakte für Kampagnen und Mailings segmentieren. Nutzen Sie die exportierten Daten in zahlreichen Tools für Marketing- und Kommunikationszwecke.
Eventmanagement
Das Eventmanagement unterstützt Sie bei der Planung von Firmenveranstaltungen und macht es einfach, die Interessenten, Teilnehmenden und Absagen zu verwalten, Events auszuwerten und abzurechnen.
Vertec in Outlook
Vertec ist tief integriert in Outlook und ermöglicht das Arbeiten ohne permanentes Wechseln zwischen den Systemen. In Outlook ist es möglich:
- Neue Kontakte direkt in Vertec anzulegen
- Auf den Adressstamm von Vertec zuzugreifen
- Den Aktivitätenfeed aus Vertec in einer Outlook Sidebar zu sehen
- Ein- und ausgehende Mails zum Mandat oder Mandanten abzulegen
Volltextsuche
Dank intelligenter Wortstammsuche und der Berücksichtigung ähnlicher Begriffe erhalten Sie präzise Suchergebnisse. Dafür werden Texte aus Kontakten, Projekten/Mandaten, Dokumenten, E-Mails und Anhängen indiziert.
Leistungen und Spesen erfassen
Leistungen und Spesen werden zentral auf Mandaten erfasst. Einfach, schnell und auch auf dem Smartphone.
- Erfassen mit nur wenigen Sekunden Aufwand
- Spesen einfach rückerstatten oder Mandanten in Rechnung stellen
- Leistungen und Spesen mit Freigabeprozessen verwalten
Erfassen mit Timer, Pauschalen und Tätigkeiten
Die Leistungserfassung in Vertec bietet diverse optionale Möglichkeiten.
- Erfassung mit Timer (Stoppuhr)
- Erfassung mit vordefinierten Tätigkeiten (Stückwerte, individuelle Stundensätze oder auch Tagespauschalen)
- Erfassung auf pauschal verrechneten Mandatsphasen/Teilmandaten
Kalendereinträge zu Leistungen machen
Erfassen Sie Leistungen direkt im Outlook Kalender. Termine können zu Leistungen oder Aktivitäten gemacht werden.
Mandate eröffnen, verwalten und auswerten
Individuell anpassbar auf die Anforderungen Ihrer Kanzlei.
- Akten eröffnen mit wichtigen Funktionen wie Konfliktcheck und GwG
- Mandatsvorlagen sparen Zeit und sichern Qualität
- Fristen, Wiedervorlagen und Termine einfach verwalten
Fristenkontrolle
Der Blogartikel Fristenkontrolle für Rechtsanwälte – einfach umgesetzt mit Vertec zeigt den praxiserprobten Umgang mit Fristen in Vertec.
Fristenkontrolle in Vertec
Konfliktcheck
Der Knowledge Base Artikel Konfliktcheck zeigt, wie die Funktion in Vertec für Kanzleien funktioniert und angepasst werden kann.
Know your customer und Geldwäschegesetz
Praxiserprobter Umgang mit KYC Anforderungen: KYC (Know Your Customer) in Vertec einfach abbilden
Kundenlösung: Rubrum generieren
Individuell wurden bereits Lösungen für das Erzeugen und Aktualisieren des Rubrums umgesetzt. Das Rubrum enthält die wichtigsten Informationen zum Klienten und dem Inhalt des Mandats. Das Rubrum greift später auch die Mandatsbeteiligungen auf und ist überschreibbar. Die Darstellung enthält neben dem Code noch den Klienten und das Feld «In Sachen».
Kundenlösung: Fristenrechner
Für das erweiterte Management von Fristen wurden bereits kundenspezifische Fristenrechner implementiert. Diese beziehen sich auf länderspezifische Regeln und bieten in Vertec komfortable Ansichten zu Fristbeginn und Fristende.
Leistungen verrechnen
Leistungen effizient und zeitsparend verrechnen mit Vertec.
- Leistungen und Spesen werden mit wenigen Klicks verrechnet
- E-Billing mit den Standards LEDES und XRechnung
- Abrechnung nach Zeit, Pauschale, RVG und Kontingenten
E-Billing in Vertec
Vertec unterstützt das Erzeugen von Rechnungen in den Formaten LEDES, ZUGFeRD und XRechnung. Details bieten die Knowledge Base Artikel LEDES Export und Rechnungen nach ZUGFeRD Standard (XRechnung).
Rechnungsaufteilung
Hinterlegen Sie mehrere Rechnungsempfänger und teilen Sie die Rechnung anteilsmässig auf.
Rechnungsaufteilung in Vertec
Freigaben von Auslagen, Leistungen und Rechnungen
Individuelle Freigabeprozesse sichern Qualität und konforme Abläufe. Vertec passt sich Ihren Prozessen an, nicht umgekehrt.
Teilautomatisierter Versand von Rechnungen
Dokumente wie Rechnungen können aus Vertec an Outlook E-Mails angehängt und versendet werden. Alternativ ist auch der Versand via SMTP direkt aus Vertec möglich.
Performance auswerten
Vertec bietet Business Intelligence-Lösungen, die Anwaltskanzleien effiziente Auswertung ermöglichen.
- Analysieren Sie Kennzahlen wie Umsatz und Kosten pro Mitarbeiter oder Mandat
- Erstellen Sie Berichte und vergleichen Sie verschiedene Mandate oder Zeiträume
- Nutzen Sie Daten aus Vertec in anderen BI-Programmen wie Microsoft Power BI
Business Intelligence
Ermöglichen Sie Datenanalysen mit umfangreichen Business Intelligence (BI) Ansichten direkt in Vertec. Balken-, Linien- und Kreisdiagramme visualisieren Ihre Daten und liefern wertvolle Erkenntnisse. BI-Kennzahlen können individuell konfiguriert und aus verschiedenen Dimensionen dargestellt werden. Erstellen Sie Forecasts basierend auf Daten wie Verkaufswahrscheinlichkeiten.
Ressourcen planen
Mitarbeiterkapazitäten optimal nutzen mit umfassenden Ressourcenplanungslösungen für Anwaltskanzleien.
- Planung auf Mandatsebene mit Zuordnung von Mitarbeitern und Teams
- Detaillierte Ansichten der Mitarbeiterkapazitäten mit Abwesenheiten und Überlastungen
- Integriert verschiedene Ressourcen wie Skills und Arbeitszeiten
Ideal im Standard, perfekt mit individuellen Anpassungen
Vertec bietet schon «out of the box» alle wichtigen Funktionen für betriebswirtschaftliche Prozesse in Kanzleien. Über Zusatzfunktionen können spezifische Funktionen in kürzester Zeit implementiert und individuell angepasst werden.
- Vertec bleibt auch mit Anpassungen releasefähig
- Standardisierte Zusatzfunktionen gratis nutzen
- Durch Anpassbarkeit agil auf neue Anforderungen reagieren
2:54 min
Kanzleimanagement neu gedacht aus Sicht der Stakeholder
Nutzen für Partner
- Ihre Kanzlei wirtschaftlich führen
- Alle wichtigen Daten im Überblick
- Software agil anpassen an neue Bedürfnisse
Nutzen für das Backoffice
- Schlanke Mandatsprozesse
- Freigabeprozesse für maximale Compliance
- Hohe Prozessautomatisierung
Nutzen für die IT
- On-Prem oder Cloud: in jedem Fall sicher
- ISO27001 zertifiziert
- Rollenkonzept mit Zugangsbeschränkungen
So funktioniert modernes Kanzleimanagement
Best-of-breed
«Best-of-breed» bedeutet, die besten Produkte einer Kategorie zu nutzen. Vertec verfolgt diesen Ansatz, indem es sich auf Kernkompetenzen wie Kontaktverwaltung, Mandatsmanagement, Fakturierung und Controlling konzentriert.
Integriert sich
Passend zum «best-of-breed» Ansatz, lässt sich Vertec nahtlos mit wichtigen Systemen integrieren. Standardschnittstellen ermöglichen schnelle Integrationen, individuelle Anbindungen runden die Interoperabilität ab.
Passt sich an
Vertec bietet bereits mit seinen Basisfunktionen immensen Mehrwert für mehr als 1'200 Kunden. Zusatzfunktionen erweitern den Funktionsumfang, individuelle Anpassungen machen Vertec zur idealen Lösung.
Ihre Kanzlei wirtschaftlich steuern
- Performance auswerten
- Partnerauswertungen individuell abbilden
- Wichtige Kennzahlen schnell im Blick
Lösungen für Ihre Anforderungen
- Alle wichtigen Funktionen für Kanzleien
- Individuell anpassbar
- Inkl. Konfliktcheck, GwG, KYC und vielem mehr
Sicher, performant und integriert
- Zertifiziertes Cloud-Hosting in der Schweiz
- Auch als On-Premises Lösung verfügbar
- Diverse Standardschnittstellen zu Umsystemen
Wie gut passt Vertec zu meiner Kanzlei?
Wie kann Vertec an ein DMS angebunden werden?
Vertec verfügt über eine Schnittstelle zu Microsoft SharePoint Online (Microsoft 365). Der Vertec Vertriebspartner Lean Business AG vertreibt einen M-Files Connector für Vertec. Für das DMS iManage bestehen kundenspezifische Schnittstellen.
Was bedeutet «Kanzleimanagement wirtschaftlich gedacht» genau?
«Kanzleimanagement wirtschaftlich gedacht» – das bedeutet: Neben Akten, Fristen und Rechnungen liefert Vertec auch alle wichtigen Daten zum wirtschaftlichen Steuern Ihrer Kanzlei. Ergänzt durch unseren «best-of-breed» Ansatz sowie praxisbasierter Branchenexpertise für das schnelle Entwickeln individueller Funktionen. Das Fundament bilden leicht anpassbare Funktionen, welche bereits 80% der Anforderungen abdecken.
Mit wenig Aufwand werden Ihre spezifischen Anforderungen schnell und unkompliziert umgesetzt. Branchenexpertise, entwickelt gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden in Deutschland und der Schweiz.
Wie entwickelt Vertec Branchenexpertise?
Jede Kanzlei hat individuelle Anforderungen – sei es für Mandatsprozesse, Freigaben oder individuelle Auswertungen. In den Einführungsprojekten entstehen Kundenlösungen, die exakt zur Kanzlei passen. Das Know-how aus den Einführungen fliesst dann zurück in die Weiterentwicklung der Software. Aus verschiedenen Kundenprojekten entsteht so ein gemeinsamer Nenner für Funktionen wie Rechnungsaufteilung oder Fristenverwaltung. Sobald eine abgerundete Funktion fertig ist, veröffentlichen wir diese als kostenlose «Zusatzfunktion» auf unserer Knowledge Base. So wird Branchenexpertise zu Software.
Die praxiserprobten Zusatzfunktionen bieten meist mind. 80% der benötigten Funktion. Die letzten 20% individuelle Anpassung können leichtgewichtig und schnell durchgeführt werden.
Wie können wichtige Daten aus Altsystemen migriert werden?
Die Datenmigration aus Altsystemen hin zu Vertec ist wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Einführungsprojekts. Der Blogartikel Wie viel Migration darf es denn sein? zeigt die Unterschiede zwischen Minimalvarianten und Vollmigration. Bei Kanzleien müssen dann noch Daten für den Konfliktcheck bedacht werden. Das erfahrene Projektleiterteam hat bereits zahlreiche Migrationen begleitet und unterstützt Ihre Kanzlei gerne.
Können Schreib- und Leserechte eingeschränkt werden?
In Vertec besteht die Möglichkeit, einem Bearbeiter verschiedene Berechtigungen zuzuordnen. Diese Berechtigungen sind danach überall in Vertec gültig.
Folgende Berechtigungstypen sind möglich:
- Lesbarkeit der Daten (lesen)
- Ausführen von Reports und Scripts
- Editierbarkeit der Daten (schreiben, erfassen, löschen)
Berechtigungen werden immer auf Benutzergruppen definiert. Alle Bearbeiter, die dieser Benutzergruppe zugeordnet werden, übernehmen die dort vergebenen Berechtigungen.
Ist eine Verlängerung des 30 Tage Tests möglich?
Testinstanzen werden über unser Kundenportal vollautomatisiert erstellt. Der Testzeitraum beträgt 30 Tage und endet automatisch. Aus technischen Gründen kann dieser nicht verlängert werden.
Alternativ können Sie vor Ablauf der 30 Tage den Zeitraum entweder durch den Erwerb von mindestens einer Vertec Lizenz verlängern oder melden sich mit einer anderen E-Mail Adresse erneut an. Der Kauf einer Lizenz hat den Vorteil, dass Sie mit der im ursprünglichen Testzeitraum verwendeten Datenbank und URL direkt weiterarbeiten können.
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