Kanzleisoftware für Rechtsanwälte

Als Kanzlei ist es für die professionelle Mandatsbetreuung wichtig, die Verflechtungen innerhalb eines Mandats zu kennen. In Vertec können Sie dafür einen Konfliktcheck bzw. eine Kollisionsprüfung eines neuen Mandats durchführen. Dabei schauen Sie, bei welchen Personen die Kanzlei bereits als Gegenpartei aufgetreten ist, um Anfragen schnell bearbeiten oder auch abweisen zu können.

Manche Mandate haben mehrere Beteiligte wie beispielsweise Gegenparteien, Beteiligungen, Gerichte oder Schiedsgerichte. Sie sparen Zeit und erhöhen Ihre interne Transparenz, wenn die weiteren Beteiligten ohne grosse Suche aufzufinden sind.

Mit Vertec als Kanzleisoftware können Rechtsanwälte einfach Firmen, Kontakte, Personen und Paare per Drag and Drop miteinander verknüpfen. Pro Firma oder Mandat gibt es so einen Container mit den entsprechenden Adressen. Wie Sie Linktypen individuell anpassen, erfahren Sie in unserem Video oder in unserem Knowledge Base Artikel Custom Linktypen.

Verlinkung von zwei Adressen per Drag and Drop: Die exxo services GmbH erhält die Rolle "Mutterfirma bei der Gallfor AG".

Container-Ansicht der Mutterfirma exxo services GmbH mit den zugehörigen Tochterfirmen.

Behalten Sie alle Mandate im Blick – und vor allem finden Sie schnell die Mandate mit dem höchsten Ertrag. Sehen Sie in der Historie, welche Mandate in der Vergangenheit profitabel gewesen sind und wo es sich lohnen würde, neue Mandate anzunehmen. Zugleich lassen sich auf diese Weise auch die Mandate lokalisieren, wo nur wenig Umsatz zu erwarten ist. So halten Sie sich wertvolle Kapazitäten für andere Dinge frei.

Einfacher Zugang zu Schlüsseldaten steigert Ihre Effizienz

• Welches Ihrer Projekte bzw. Mandate erwirtschaftet den höchsten Deckungsbeitrag?
• Welche Tätigkeiten bringen dabei den höchsten Umsatz?
• Wo sollte ich optimieren?
• Wie steht es um die Zahlungsmoral meiner Mandanten?

Mit wenigen Klicks holen Sie sich zum Beispiel einen Überblick über offene Rechnungen und Zahlungseingänge auf den Bildschirm.

Das optional buchbare Modul Business Intelligence (BI) erweitert gezielt die Funktionalität Ihrer Kanzleisoftware und beantwortet derartige betriebswirtschaftliche Fragen. Verschaffen Sie sich mit dem BI-Modul eine grafische Übersicht über alle die für Sie relevanten Leistungsdaten. Dank API lassen sich in Vertec aufbereitete Daten auch in anderen Programmen wie Microsoft Power BI nutzen und dort weiter nutzen. Selbstverständlich ist das Business Intelligence Modul auch in der Cloud-Umgebung Ihrer Kanzleisoftware verwendbar.

Lokalisieren Sie die Potenziale Ihrer Kanzlei und schöpfen Sie sie aus. Gewinnen Sie aus den gesammelten Daten wertvolle Erkenntnisse und erhöhen Sie die Produktivität durch Prozessoptimierung.

Unsere Outlook App sorgt für eine tiefe Verzahnung von Outlook und Ihrer Cloud-Kanzleisoftware von Vertec. Sie wurde mit Vertec 6.5 vorgestellt und kann in den Betriebsarten On-Premises und Cloud Abo verwendet werden.

Nutzen Sie die CRM-Vorteile der Outlook App in Ihrer Anwaltssoftware. Verwalten Sie eingehende E-Mails und legen Sie neue Kontakte in Vertec an, ohne zwischen den Programmen hin- und herwechseln zu müssen. Auch E-Mails und Dateianhänge Ihrer Mandanten lassen sich direkt als Aktivität nach Vertec auf das jeweilige Mandat übertragen. Die App läuft im Outlook in der Sidebar und hält dort übersichtlich Ihre letzten Aktivitäten wie E-Mails, Telefongespräche und Termine mit dem jeweiligen Mandanten parat. Greifen Sie beim Verfassen von E-Mails direkt auf die Kontakte zu, die Sie in Vertec angelegt haben.

Das Beste kommt zum Schluss: Kalendereinträge aus Outlook lassen sich als Leistungen in Vertec erfassen. Steht beispielsweise ein Termin bei einem Mandanten an oder haben Sie eine telefonische Beratung in Ihrem Outlook-Kalender notiert, so können Sie diese Aktivitäten in Vertec als Leistungen anlegen und einem Mandat zuordnen.

Mehr zur Outlook App und Ihrer Funktionsweise erfahren Sie im Video.

Vertec bietet Ihnen auf Knopfdruck eine kompakte Sicht auf die gespeicherten Daten wie beispielsweise Ihre laufenden Mandate. Dort sehen Sie auch alle offenen Leistungen und Spesen.

Beim Blick auf ein Mandat erhalten Sie einen Überblick über sämtliche mandatsrelevanten Informationen wie beispielsweise Teilmandate, Gegenpartei(en), Memos und Rechtsschriften.

Die elektronische Rechnungsstellung ist in der Rechtsberatung auf dem Vormarsch. Internationale Formate wie LEDES oder PEPPOL sind in einigen Ländern bereits verpflichtend. In Vertec können Sie die damit verbundenen speziellen Anforderungen dieser Formate hinterlegen und abbilden. Somit steht einer länderübergreifenden Abrechnung als E-Rechnung in Vertec nichts mehr im Wege.

Für mehrere Vertec-Kunden wurde bereits erfolgreich das LEDES Format implementiert. Dabei entsprechen die Tätigkeitstypen in Vertec den standardisierten Acitity Codes in LEDES. Leistungen können wie gefordert erfasst und anschliessend auch als E-Rechnung abgerechnet werden.

Dabei ist es ausserdem möglich, mit Vertec QR-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.

Einen ausführlichen Beitrag zu „E-Rechnungen mit Vertec“ finden Sie in unserer Knowledge Base.

Manuelle Übersteuerung der UMTBS-Codierung je Leistung bei Bedarf.

Die LEDES E-Billing-Einstellungen werden auf dem Mandat hinterlegt.

LEDES Rechnungs-Export aus Vertec: Rundungsdifferenzen werden explizit ausgewiesen.

Kundenspezifische LEDES E-Billing Vorlage in Vertec.

Die Abrechnung in Kanzleien ist oft ein zeitintensives und fehleranfälliges Thema. Wenn für die Leistungserfassung und die Rechnungsstellung Insellösungen oder gar Word und Excel im Einsatz sind, dann schleichen sich viele Fehler ein. Leistungen und Beträge werden manuell übertragen, Leistungen oder Fremdkosten werden vergessen. Der Einsatz einer Anwaltssoftware in der IT-Infrastruktur, zum Beispiel als Cloud-Lösung, kann diese Arbeiten erheblich vereinfachen.

Am Anfang jedoch steht der Prozess. Idealerweise klären Sie intern zunächst, wer für welchen Handlungsschritt verantwortlich ist. Hierbei gibt es einige Punkte vorab zu klären:

• Wer überprüft die auf den Mandaten erfassten Leistungen?
• Wer stellt sicher, dass diese Leistungen vollständig sind, z.B. mittels Freigabeprozess?
• Wer entscheidet, wann welche Leistungen abgerechnet werden können?
• Wer erstellt und verschickt die Rechnungen?

Haben Sie diese Fragen für sich beantwortet, bietet Ihnen eine Leistungserfassungs- und Fakturierungssoftware erhebliche Vorteile. Die auf den Mandaten erfassten Leistungen können per Knopfdruck abgerechnet werden. Manuelles Übertragen von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen ist nicht mehr notwendig, diese erscheinen automatisch auf der Rechnung. Abrechnungszeiträume können ebenfalls vordefiniert oder ausgewählt werden.

Es geht aber noch besser: Vertec als Kanzleisoftware können Sie ohne grossen Aufwand genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise lassen sich auf Ihren Rechnungsprozess angepasste Sichten erstellen, mit deren Hilfe Sie sofort sehen, welche Mandatsstände sich zur Abrechnung anbieten, sei es aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten.

In Vertec haben Sie mit dem Fristenkalender nicht nur Ihre persönlichen Fristen, sondern auch die Ihres Teams oder der ganzen Kanzlei jederzeit im Blick. Bewährt hat sich dabei das „Ampelsystem“:

• Gelb = Frist endet in 5 Tagen
• Orange = Frist endet in 3 Tagen
• Rot = Frist ist abgelaufen

Dies kann selbstverständlich individuell angepasst oder ergänzt werden.

Während des Mandatverlaufs können Sie sich die überfälligen Tasks und Fristen Ihres Teams anzeigen lassen. So haben Sie die Fristenkontrolle im Griff und den Überblick über:

• Termine
• Fällige Tasks
• Pendenzen
• Wiedervorlagen
• Unerledigte Aktivitäten des Teams

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fristenkontrolle.

Effiziente Zusammenarbeit: Fristenkontrolle für ein ganzes Team in Vertec.

Mit dem Fristenkalender behalten Sie in Vertec alle persönlichen Deadlines im Blick.

Um in Anwaltskanzleien Gewinne zu verteilen, müssen die Regeln sauber definiert sein. Typischerweise sind der Akquisiteur, der Kundenbetreuer und der Mandatsleiter am Gewinn beteiligt. Aber wer soll welchen Gewinnanteil erhalten? Meist werden hier situative, mandatsspezifische Lösungen angestrebt.

Die Basis für eine Gewinnverteilung bildet stets die bezahlte Rechnung. Offene Posten werden dagegen nicht berücksichtigt. Eine transparente Anwaltssoftware wie Vertec liefert nachvollziehbare Resultate und kann technisch nahezu alle Fälle der Gewinnaufteilung abbilden. Bei unseren Kunden hat sich die Darstellung in einfachen Modellen bewährt.

In Vertec können Sie Mitarbeiter für die Gewinnberechtigung einem Mandat zuordnen. Auf diesen Zuordnungen wird eine Quote als prozentualer Anteil und in vielen Fällen eine Rolle wie beispielsweise Akquisiteur, Mandatsverantwortlicher oder Kundenbetreuer hinterlegt.

Bei lange laufenden Dauermandaten kann sich die Verteilung im Laufe der Zeit verändern. Gleiches gilt für die Zahlen aus einer Vorperiode. Das ist vor allem zu berücksichtigen, wenn der Zahlungseingang ein Teil der Methodik ist.

Die Gewinnverteilung kann über das gesamte System oder nur für einen bestimmten Unternehmensbereich erfolgt. Kennzahlen wie Umsatz, Zahlungseingang oder Leistungserbringung können dabei berechnet und ausgewiesen werden. In einem Reporting können Sie für jeden Partner einzeln die Anteile pro Mandat berechnen und auflisten. So ist für alle Beteiligte jederzeit nachvollziehbar, von wo die einzelnen Kennzahlen stammen.

Darüber hinaus können Sie mit Vertec als Kanzleisoftware auch Zielvereinbarungen und daran gekoppelte Zielumsätze hinterlegen. Die Mitarbeiter sehen in Vertec ihre Beteiligungen und in Prozent den bislang erreichten Grad des Gewinns. In der Übersicht können Sie sich alle Mitarbeiter mit ihrem prozentual erreichten Stand anzeigen lassen.

In diesem Beispiel hat die Hinterlegung eines Bis-Datums zu ungültigen Zahlen geführt. Die Summe der Prozent-Quoten ergibt aktuell nicht mehr 100 Prozent. Daher wird die Prozent-Spalte rot eingefärbt.

Prozentuale Beteiligungen in Mandaten können pro Mitarbeiter festgelegt werden.

Übersicht aller Mandatsbeteiligungen für einen Mitarbeiter.

Ein Beispiel für die Hinterlegung von beteiligten Mitarbeitern in unterschiedlichen Rollen und mit verschiedenen Prozentquoten.

Darstellung von jährlichen Zielvereinbarungen pro Mitarbeiter.

In Vertec gibt es eine einfache Möglichkeit, einen Konfliktcheck durchzuführen. Hierzu dient unser Plug-in «Konfliktcheck», das Sie sich kostenlos in Ihr Vertec laden können. Hiermit erweitern Sie nicht nur den Funktionsumfang Ihrer Anwaltssoftware, sondern Sie passen sie auch Ihren Bedürfnissen an.

Nach erfolgreicher Installation erscheint auf dem jeweiligen Mandat eine Seite «Mandatseröffnung mit Konfliktcheck». Dort lässt sich die Gegenpartei oder die Gegenparteien definieren. Über den Button «Neuer Konfliktcheck» lassen sich die folgenden Daten auf mögliche Konflikte überprüfen:

• Klient
• Honorarnotenadresse
• Auftraggeber
• Vorher zugeordnete Gegenpartei(en)

Der begleitende Blogartikel stellt das Plug-in im Detail vor und verweist ebenfalls auf den Download-Ort in unserer Knowledge Base.

Vertec bietet Ihnen auf Knopfdruck eine kompakte Sicht auf Ihre laufenden Mandate. Dort sehen Sie auch alle offenen Leistungen und Spesen.

Beim Blick auf ein Mandat erhalten Sie einen Überblick über sämtliche mandatsrelevanten Informationen wie beispielsweise Teilmandate, Gegenpartei(en), Memos und Rechtsschriften.

Übersicht über alle bestehenden Mandate in Vertec.

Ansicht eines Teilmandats in Vertec.

Neben der ortsungebundenen Datenverfügbarkeit im Cloud Abo erweitert die Vertec Phone App zusätzlich das mobile Arbeiten mit Ihrer Kanzleisoftware.

Anwälte können somit eine Reihe wichtiger Funktionen unterwegs nutzen. So haben Sie beispielsweise direkten Zugriff auf die Kontaktdaten Ihrer Mandanten für eine Kontaktaufnahme von unterwegs. Leistungen und Spesen lassen sich bequem mobil zwischen den Terminen erfassen. Behalten Sie den Überblick: Die Phone App liefert Ihnen auch eine Übersicht aller erfassten Leistungen pro Tag.

Die Vertec Phone App ist kostenlos für Android im Google Play Store und für iOS im App Store verfügbar.

Die Abrechnung von notariellen Dienstleistungen stellt spezielle Anforderungen an die Kanzleisoftware: Unter anderem müssen neben einfachen Rechnungen auch nach Parteien aufgeteilte Rechnungen gestellt werden können. Daneben ist die Berechnung von Amtsgebühren ohne Mehrwertsteuer (MwSt) oder standardisierten Gebühren wie Handänderungssteuer, Eintragungskosten für Grundbuch oder Handelsregister gefragt. Vertec kann diese speziellen Anforderungen abbilden und damit Ihre täglichen Arbeitsschritte stark vereinfachen.

Von der Rundung bei der Rechnungsaufteilung bis zur Hinterlegung von Vorschüssen auf Projekten oder Phasen können Sie auch spezielle Anforderungen implementieren. Es ist möglich, Rechnungen auf mehrere Rechnungsempfänger aufzuteilen und mit unterschiedlichen Rechnungsanteilen zu verrechnen. Dabei können auch die einzelnen Rechnungsadressen voneinander abweichen.

Mehr zu Verrechnung notarieller Dienstleistungen erfahren Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.

Darstellung der einzelnen Phasen mit ihrem zugeordneten Budget auf einem Mandat.

Offene Spesen können auf einem Teilmandat auf unterschiedliche Phasen aufgeteilt werden.

Vorschüsse können auch als standardisierte Gebühren wie Handänderungsgebühren als Vorschuss abgebildet werden.

Unser Cloud Abo ist die ideale Betriebsart für die moderne Anwaltskanzlei. Überlassen Sie den Betrieb und die Wartung Ihrer Anwaltssoftware einfach uns und konzentrieren Sie sich auf das Mandatsmanagement und Ihr Tagesgeschäft.

Die Anschaffungs- und Wartungskosten eines eigenen Servers entfallen, stattdessen profitieren Sie automatisch von der neuesten Version der Software, die wir regelmässig einspielen. Wir sorgen auch dafür, dass Ihre digitalen Akten ständig erreichbar sind und ein sicherer Zugang gewährleistet ist. Eine Internetverbindung vorausgesetzt, nutzen Sie Ihre Anwaltssoftware ortsunabhängig und greifen flexibel auf Ihre Daten zu. Die Wahl des Endgerätes bleibt Ihnen überlassen: Windows PC, Mac (im Browser) oder Smartphone sind möglich.

Sicherheit spielt bei uns eine grosse Rolle: Wir sind ISO 27001 zertifiziert und legen daher grössten Wert auf maximale Datensicherheit.

Flexibel, sicher und effizient arbeiten mit Vertec als Ihre Cloud-Kanzleisoftware. Jetzt 30 Tage unverbindlich testen.

Wie kann ich die Rechnungstellung aufgeteilt nach einem Schlüssel an mehrere Rechnungsempfänger versenden? Diese Frage kommt vor allem in Joint Ventures auf, bei denen Leistungen auf einem Projekt oder Mandat erbracht werden.

Wenn Sie in Vertec nicht alle Leistungen entsprechend aufteilen und getrennt in Rechnung stellen, ergeben sich zwei Vorteile: Rundungsdifferenzen werden vermieden und eine Pauschalrechnung ist möglich. Für die Bewertung der Leistung in der Nachkalkulation bei pauschalen Rechnungen müssen die Leistungen korrekt bewertet werden.

Bei unseren Kunden hat sich für die Rechnungsaufteilung an mehrere Rechnungsempfänger folgende Umsetzung bewährt: Auf dem jeweiligen Projekt oder Mandat werden die prozentualen Anteile der verschiedenen Rechnungsempfänger hinterlegt. Ein Script teilt dann automatisiert die Gesamtrechnung auf die verschiedenen Rechnungsempfänger prozentual auf.

Zwei Rechnungen an zwei Rechnungsempfänger mit entsprechenden Anteil.

Auf dem Mandat werden die Rechnungsempfänger mit ihren entsprechenden Anteilen erfasst.