Anwaltssoftware für Ihre Kanzlei

Sie nutzen bereits ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zur intuitiven Dokumentenverwaltung? Dann können Sie dieses in Vertec anbinden. Denn in Vertec lassen sich mandatsbezogene Dokumente wie Briefe oder Rechnungen einfach erstellen. Die Dokumente werden automatisch am definierten Speicherort abgelegt und gleichzeitig im CRM am richtigen Ort verlinkt. Mit Hilfe so genannter Add-ins lassen sich auch E-Mails aus Outlook und Dateien aus Word oder Excel mit wenigen Klicks einem Mandat oder einem Kontakt zuordnen.

Beliebige andere Dateien wie beispielsweise gescannte Dokumente können im CRM verlinkt und später bequem geöffnet werden. Bei jedem Dokument können auch Kommentare hinzugefügt, Zuständigkeiten und Termine vergeben oder andere Aktivitäten definiert werden. In diesem Fall erscheint dann das Dokument als termingebundene Arbeit in der Aktivitätenliste des jeweiligen Mitarbeiters.

Bei einer Mandatseröffnung werden im CRM im ersten Schritt diverse Attribute und Parameter wie beispielsweise Mandatstyp, Kunde, Währung oder Sprache ausgewählt. Diese Metadaten können dem DMS automatisch übergeben und dann – bei Bedarf gemeinsam mit Berechtigungen – im DMS angelegt werden. Berechtigungen sind dann wichtig, wenn der Kreis der Mitarbeiter, die auf ein Mandat und die entsprechenden Dokumente zugreifen dürfen (z.B. bei M&A-Mandaten), klein ist. Bei der Mandatseröffnung wird zudem definiert, was im DMS passiert, wenn sich im CRM die Attribute oder Parameter verändern oder ein Mandat abgeschlossen wird (Archivierung).

Im CRM erstellte Dokumente wie Briefe oder Rechnungen werden inklusive der Metadaten im DMS gespeichert. Das CRM kennt dabei den Speicherort. So kann das Dokument direkt aus dem CRM oder dann auch im DMS gefunden und geöffnet werden. Das CRM verfügt über die vollständige Kunden- und Mandatshistorie, das DMS kennt die Metadaten, was die Suche nach einem Dokument weiter vereinfacht.

Zum ausführlichen Blogbeitrag über das papierlose Büro.

Die elektronische Rechnungsstellung ist in der Rechtsberatung auf dem Vormarsch. Internationale Formate wie LEDES oder PEPPOL sind in einigen Ländern bereits verpflichtend. In Vertec können Sie die damit verbundenen speziellen Anforderungen dieser Formate hinterlegen und abbilden. Somit steht einer länderübergreifenden Abrechnung als E-Rechnung in Vertec nichts mehr im Wege.

Für mehrere Vertec-Kunden wurde bereits erfolgreich das LEDES Format implementiert. Dabei entsprechen die Tätigkeitstypen in Vertec den standardisierten Acitity Codes in LEDES. Leistungen können wie gefordert erfasst und anschliessend auch als E-Rechnung abgerechnet werden.

Einen ausführlichen Beitrag zu „E-Rechnungen mit Vertec“ finden Sie in unserer Knowledge Base.

Die Abrechnung in Kanzleien ist oft ein zeitintensives und fehleranfälliges Thema. Wenn für die Leistungserfassung und die Rechnungsstellung Insellösungen oder gar Word und Excel im Einsatz sind, dann schleichen sich viele Fehler ein. Leistungen und Beträge werden manuell übertragen, Leistungen oder Fremdkosten werden vergessen. Der Einsatz von Abrechnungssoftware kann diese Arbeiten erheblich vereinfachen.

Das Tool kann die Arbeiten erheblich vereinfachen, jedoch steht am Anfang der Prozess. Idealerweise klären Sie intern zunächst, wer für welchen Handlungsschritt verantwortlich ist. Hierbei gibt es einige Punkte vorab zu klären:

• Wer überprüft die auf den Mandaten erfassten Leistungen?
• Wer stellt sicher, dass diese Leistungen vollständig sind, z.B. mittels Freigabeprozess?
• Wer entscheidet, wann welche Leistungen abgerechnet werden können?
• Wer erstellt und verschickt die Rechnungen?

Haben Sie diese Fragen für sich beantwortet, bietet Ihnen eine Leistungserfassungs- und Fakturierungssoftware erhebliche Vorteile. Die auf den Mandaten erfassten Leistungen können per Knopfdruck abgerechnet werden. Manuelles Übertragen von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen ist nicht mehr notwendig, diese erscheinen automatisch auf der Rechnung. Abrechnungszeiträume können ebenfalls vordefiniert oder ausgewählt werden.

Es geht aber noch besser: Vertec Software können Sie ohne grossen Aufwand genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise lassen sich auf Ihren Rechnungsprozess angepasste Sichten erstellen, mit deren Hilfe Sie sofort sehen, welche Mandatsstände sich zur Abrechnung anbieten, sei es aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten.

Sie können die Mandate beispielsweise nach zuständigem Mitarbeiter, Zeitraum oder weiteren Kriterien abfragen. Was nun folgt, sind meist manuelle Schritte:

• Mandat öffnen
• Rechnung erzeugen
• Rechnung verrechnen
• Rechnungsbeleg drucken
• Per E-Mail versenden

Vertec kann bei Bedarf diese Schritte für Sie automatisiert übernehmen. Sie rufen dann beispielsweise nur den Menüpunkt "offene Posten verrechnen" auf und Vertec legt Ihnen die Rechnungen als PDF per E-Mail Entwurf in Ihr Outlook. Automatisierungen bieten sich vor allem an bei Intervallrechnungen für Pauschalrechnungen.

Bei Bedarf können Sie das Mahnwesen in Vertec abbilden und sich den Zahlungsstand Ihrer Rechnungen nach eigenen Kriterien anzeigen lassen. Möchten Sie die entsprechenden Mahnungen je Stufe mit dem der Mahnstufe zugehörigen Text drucken, so hinterlegen Sie einfach die Berichtsvorlage für Mahnungen.

Die Geldeingänge, sei es Teilbeträge oder der gesamte Betrag, können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe von Schnittstellen (z. B. der Standardschnittstelle zu DATEV) lassen sich nicht nur die Rechnungen zur FiBu übertragen, sondern auch Zahlungseingänge ganz bequem in die Software importieren. Vertec kann Sie bei überfälligen Rechnungen erinnern und den Verantwortlichen z. B. automatisiert eine Mail schicken, je nach Ihrem Bedarf.

Die entsprechenden Finanzbuchhaltungs-Konten werden in Vertec hinterlegt und an die FiBu übergeben. Die Konten sind auf dem jeweiligen Rechnungsobjekt einsehbar. Die Faktura Software ermöglicht es Ihnen, Ihren Fakturierungsprozess zu optimieren und Ihr Back-Office zu entlasten. Gerne helfen wir Ihnen bei der Umsetzung.

In Vertec haben Sie mit dem Fristenkalender nicht nur Ihre persönlichen Fristen, sondern auch die Ihres Teams oder der ganzen Kanzlei jederzeit im Blick. Bewährt hat sich dabei das „Ampelsystem“:

• Gelb = Frist endet in 5 Tagen
• Orange = Frist endet in 3 Tagen
• Rot = Frist ist abgelaufen

Dies kann selbstverständlich individuell angepasst oder ergänzt werden.

Während des Mandatverlaufs können Sie sich die überfälligen Tasks und Fristen Ihres Teams anzeigen lassen. So haben Sie die Fristenkontrolle im Griff und den Überblick über:

• Termine
• Fällige Tasks
• Pendenzen
• Wiedervorlagen
• Unerledigte Aktivitäten des Teams

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung des Fristenkalenders.

Um in Anwaltskanzleien Gewinne zu verteilen, müssen die Regeln sauber definiert sein. Typischerweise sind der Akquisiteur, der Kundenbetreuer und der Mandatsleiter am Gewinn beteiligt. Aber wer soll welchen Gewinnanteil erhalten? Meist werden hier situative, mandatsspezifische Lösungen angestrebt.

Die Basis für eine Gewinnverteilung bildet stets die bezahlte Rechnung. Offene Posten werden dagegen nicht berücksichtigt. Ein transparentes System wie Vertec liefert nachvollziehbare Resultate und kann technisch nahezu alle Fälle der Gewinnaufteilung abbilden. Bei unseren Kunden hat sich die Darstellung in einfachen Modellen bewährt.

In Vertec können Sie Mitarbeiter für die Gewinnberechtigung einem Mandat zuordnen. Auf diesen Zuordnungen wird eine Quote als prozentualer Anteil und in vielen Fällen eine Rolle wie beispielsweise Akquisiteur, Mandatsverantwortlicher oder Kundenbetreuer hinterlegt.

Bei lange laufenden Dauermandaten kann sich die Verteilung im Laufe der Zeit verändern. Gleiches gilt für die Zahlen aus einer Vorperiode. Das ist vor allem zu berücksichtigen, wenn der Zahlungseingang ein Teil der Methodik ist.

Die Gewinnverteilung kann über das gesamte System oder nur für einen bestimmten Unternehmensbereich erfolgt. Kennzahlen wie Umsatz, Zahlungseingang oder Leistungserbringung können dabei berechnet und ausgewiesen werden. In einem Reporting können Sie für jeden Partner einzeln die Anteile pro Mandat berechnen und auflisten. So ist für alle Beteiligte jederzeit nachvollziehbar, von wo die einzelnen Kennzahlen stammen.

Darüber hinaus können Sie mit Vertec auch Zielvereinbarungen und daran gekoppelte Zielumsätze hinterlegen.  Die Mitarbeiter sehen in Vertec ihre Beteiligungen und in Prozent den bislang erreichten Grad des Gewinns. In der Übersicht können Sie sich alle Mitarbeiter mit ihrem prozentual erreichten Stand anzeigen lassen.

Vertec bietet Ihnen auf Knopfdruck eine kompakte Sicht auf Ihre laufenden Mandate. Dort sehen Sie auch alle offenen Leistungen und Spesen.

Beim Blick auf ein Mandat erhalten Sie einen Überblick über sämtliche mandatsrelevanten Informationen wie beispielsweise Teilmandate, Gegenpartei(en), Memos und Rechtsschriften.

Die Abrechnung von notariellen Dienstleistungen stellt spezielle Anforderungen an die Kanzleisoftware: Unter anderem müssen neben einfachen Rechnungen auch nach Parteien aufgeteilte Rechnungen gestellt werden können. Daneben ist die Berechnung von Amtsgebühren ohne Mehrwertsteuer (MwSt) oder standardisierten Gebühren wie Handänderungssteuer, Eintragungskosten für Grundbuch oder Handelsregister gefragt. Vertec kann diese speziellen Anforderungen abbilden und damit Ihre täglichen Arbeitsschritte stark vereinfachen.

Von der Rundung bei der Rechnungsaufteilung bis zur Hinterlegung von Vorschüssen auf Projekten oder Phasen können Sie auch spezielle Anforderungen implementieren. Es ist möglich, Rechnungen auf mehrere Rechnungsempfänger aufzuteilen und mit unterschiedlichen Rechnungsanteilen zu verrechnen. Dabei können auch die einzelnen Rechnungsadressen voneinander abweichen.

Mehr zu Verrechnung notarieller Dienstleistungen erfahren Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.