Das papierlose Büro: Vertec und DMS-Lösungen kombinieren

Das papierlose Büro ist längst kein Traum mehr, sondern gelebte Realität. Ein Customer Relationship Management-System (CRM) stellt die digitale wie lückenlose Kunden- und Mandatshistorie sicher. Ergänzt um ein passendes Dokumentenmanagement-System (DMS) für die Verwaltung von digitalen Dokumenten, kann so der gesamte Büroalltag digitalisiert werden. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Umsetzung des papierlosen Büros durch den kombinierten Einsatz von Vertec mit DMS-Lösungen!

Darum geht's in diesem Beitrag:

1. Das papierlose Büro und seine Vorteile
2. Digitales Dokumentenmanagement
3. CRM- und ERP-Dokumente ins DMS übertragen
4. Digitale Alternativen für Papiernotizen

1. Das papierlose Büro und seine Vorteile

Jeder kennt es: Man sucht verzweifelt nach einer Datei, einem Dokument oder einem Foto, das die Kollegen digital auf dem Server abgelegt haben. Die ganze Ordnerstruktur wird umgekrempelt, trotzdem gelangt man nicht zum gewünschten Objekt und verliert dabei sehr viel Zeit. Wer eine DMS-Lösung für die Dateiverwaltung einsetzt, kann hier seine Effizienz steigern. Dank der Auszeichnung der Dateien mit Metadaten kann beispielsweise die Marketing-Abteilung schnell und einfach auf alle Fotos der Geschäftsleitung zugreifen und diese bearbeiten. Sind die Dateien vorher entsprechend gekennzeichnet und mit Schlagworten zum Thema versehen, werden bei der Suche direkt alle relevanten Fotos angezeigt.

Ortsunabhängiges Arbeiten wird mehr und mehr zur Normalität. Die Umstellung auf das papierlose Büro schliesst die Lücken in den Prozessen und ermöglicht den Zugriff von unterwegs oder aus dem Home Office. Wenn beispielsweise Spesenbelege von allen Mitarbeitenden digital erfasst werden können, kann die Administration diese schneller weiter bearbeiten. Diese Digitalisierung schafft also eine echte Arbeitseinsparung für alle Seiten! Weitere Informationen dazu liefert unser Blogartikel "Spesenautomatisierung mit der Vertec Phone App".

Je nach Land gelten sehr spezifische Regeln für das Archivieren von Daten. Die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung ist oft eine Herausforderung. Diese Pflicht kann mit einem auf die eigene Branche und Bedürfnisse hin konfigurierten Dokumentenmanagement-System erfüllt werden. Arbeitet das DMS Hand in Hand mit der eingesetzten CRM- und ERP-Lösung wie Vertec, ist die Konformität vollständig in allen Prozessen implementiert.

Das digitale Büro senkt den Verbrauch von Papier und trägt damit auch nachhaltig zum Umweltschutz bei.

2. Grundlagen des digitalen Dokumentenmanagements

In einem Dokumentenmanagement-System findet man umgehend die Dokumente und Dateien, nach denen man sucht. Der entscheidende Unterschied zu einem normalen Laufwerk: das Was steht im Zentrum, nicht das Wo. Es ist nicht relevant wo das Dokument abgelegt ist, sondern was man sucht. Konkret suchen Sie beispielsweise nach einem Aktionärbindungsvertrag (ABV) und nicht nach dem Ort, an dem dieser gespeichert wurde.

Transparente Dokument-Historie

Schluss ist auch mit den vielen überarbeiteten Dateien! In jedem Unternehmen gibt es die ganz Kreativen, die ein überarbeitetes Dokument mit "Vertrag-neu.docx" oder "Vertrag-alt-2.docx" speichern. Und keiner hat anschließend mehr den Durchblick, welches nun genau die aktuell gültige Dokumenten-Version ist.

Wer hat was wann an einem Dokument verändert? Im DMS sind alle Änderungen in Echtzeit nachvollziehbar. Die Bearbeiter können pro Datei-Version ergänzende Kommentare erfassen. Diese Art der Versionierung spart Ressourcen. Und auch wenn Speicherplatz heute meist günstig ist, spielt dieser beispielsweise bei der Nutzung einer DMS-Lösung in der Cloud eine Rolle.

Vom Papier zur Datei

Es ist nicht vollständig zu vermeiden – einige Dokumente erhält man in Papierform. Der Weg von der Ablage ins DMS führt über den Scan dieser Dokumente. Dafür stehen je nach Volumen verschiedene Methoden zur Verfügung.

• Wer nur noch sehr selten mit Papier kämpft und keine gebundenen Dokumente erhält, kann mit einem einfachen Dokumentenscanner arbeiten. Diese Geräte sind auch mobil mit Akku nutzbar und passen in eine Tragetasche.
• Profi-Scanner für den stationären Einsatz bilden den Mittelweg.
• Für ein hohes Scan-Volumen kann man externe Dienstleister beauftragen, die selbst komplizierte Mappen und Ordner digitalisieren.

Bei allen Lösungen sollte immer der Weg vom Papier zum Dokumentenmanagement-System bedacht werden. Welche Software bietet das Gerät oder der Service? Gibt es eine geeignete Schnittstelle oder alternative Übertragungsmöglichkeiten in mein DMS?

3. CRM- und ERP-Dokumente ins DMS übertragen

In Vertec lassen sich mandats- oder kundenbezogene Dokumente wie Briefe oder Rechnungen einfach erstellen. Die Dokumente werden mit Hilfe der Dokumentenverwaltung automatisch am definierten Speicherort abgelegt und gleichzeitig im CRM am richtigen Ort verlinkt. Mit Hilfe so genannter Add-ins lassen sich auch E-Mails aus Outlook und Dateien aus Word oder Excel mit wenigen Klicks einem Mandat oder einem Kontakt zuordnen.

Beliebige andere Dateien wie beispielsweise gescannte Dokumente können im CRM verlinkt und später bequem geöffnet werden. Bei jedem Dokument können auch Kommentare hinzugefügt, Zuständigkeiten und Termine vergeben oder andere Aktivitäten definiert werden. In diesem Fall erscheint dann das Dokument als termingebundene Arbeit in der Taskliste des jeweiligen Mitarbeiters.

In der CRM-Software erstellte Dokumente wie Briefe oder Rechnungen werden inklusive der Metadaten im DMS gespeichert. Das CRM kennt dabei den Speicherort. So kann das Dokument direkt aus dem CRM oder dann auch im DMS gefunden und geöffnet werden. Das CRM verfügt über die vollständige Kunden- und Mandatshistorie, das DMS kennt die Metadaten, was die Suche nach einem Dokument weiter vereinfacht.

Bei einer Mandatseröffnung werden im CRM im ersten Schritt diverse Attribute und Parameter wie beispielsweise Mandatstyp, Kunde, Währung oder Sprache ausgewählt. Diese Metadaten können dem DMS automatisch übergeben und dann – bei Bedarf gemeinsam mit Berechtigungen – im DMS angelegt werden. Berechtigungen sind dann wichtig, wenn der Kreis der Mitarbeiter, die auf ein Mandat und die entsprechenden Dokumente zugreifen dürfen (z.B. bei M&A-Mandaten), klein ist. Bei der Mandatseröffnung wird zudem definiert, was im DMS passiert, wenn sich im CRM die Attribute oder Parameter verändern oder ein Mandat abgeschlossen wird (Archivierung).

Wer seine Daten mit der nötigen Disziplin pflegt, verfügt über eine lückenlose digitale Kunden- und Mandatshistorie. Wenn Vertec und Ihr DMS zusammenarbeiten, profitieren Sie von den Vorteilen auf beiden Seiten und es entsteht weiterer Zusatznutzen.

4. Digitale Alternativen für Papier-Notizen

Viele von uns haben sich über Jahre an Notizblöcke im Büro gewöhnt. Welche Alternativen bietet die Digitalisierung für Papier-Enthusiasten? Wir haben die wichtigsten Infos zusammengefasst:

Für das Aufnehmen von Notizen in Meetings bieten sich To-Do Apps und Tools wie Asana oder Wunderlist an. Nach dem Gespräch können die Inhalte nachbearbeitet und dann an Kollegen verteilt oder mit weiteren Daten wie Screenshots oder Links angereichert werden. Vertec bietet für diese Anwendungsfälle die so genannten Aktivitäten. Diese können Adressen oder Mandaten zugeordnet werden und kennen die Zustände offen und erledigt. Ein einfaches Management von offenen Aufgaben ist damit gut realisierbar.

Protokolle lassen sich gut in Wiki-Lösungen wie Confluence verarbeiten. Schon während des Meetings kann direkt mitgetippt werden. Mit wenigen Minuten Nachbearbeitungszeit ist das Protokoll anschließend für alle Berechtigen zugänglich und kann dort später kommentiert und weiterverarbeitet werden. Das Abtippen von Papier-Protokollen entfällt und der Weg ins Dokumentenmanagement-System ist offen. Wieder greift der Hauptvorteil eines DMS: Sie suchen das Protokoll, nicht den Ablageort.

Für grafische Aufgaben gab es lange keine guten alternative Lösung zu Stift und Papier. In den letzten Jahren hat sich das geändert, da viele Anbieter den Markt für sich entdeckt haben. Neben Microsoft und Apple liefern diverse Anbieter kombinierte Hard- und Softwarelösungen für digitales Zeichnen. Die Anwendungsfälle gehen weit über künstlerische Arbeiten hinaus. Das schnelle Skizzieren von Prozessen und Abhängigkeiten eignet sich gut für eine teamübergreifende Zusammenarbeit. Wo die Kollegen sitzen, spielt so kaum noch eine Rolle.

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