KYC und Compliance Prüfungen in Vertec leicht gemacht

Die Eröffnung eines neuen Mandats in Ihrem Kanzleimanagementsystem ist wie das Fundament eines Hauses. Es muss stabil, sicher und sorgfältig geplant sein, sonst gerät das ganze Bauwerk ins Wanken. Und bevor gebaut wird, lohnt sich der genaue Blick: Wer ist beteiligt, welche Strukturen tragen und wo könnten Risiken verborgen sein?

KYC (Know Your Customer), also „Kenne deinen Kunden“, klingt zunächst einfach, ist in der Praxis aber oft ein mühsamer, manueller Prozess voller Dokumente, Listen und Abstimmungen. Mit der richtigen Technologie wird aus einem langwierigen Routineaufwand ein klar strukturierter Workflow. Risiken lassen sich schneller erkennen, Informationen zentral erfassen, und Anwälte gewinnen wertvolle Zeit, die sie wirklich für ihre Mandate nutzen können.

Strukturierte Mandatsprüfung

Die KYC-Funktion bringt Ordnung und Struktur in einen Bereich, der sonst unübersichtlich sein kann. Alle relevanten Informationen – von Unternehmensdaten über Dokumente bis hin zur Risikoanalyse – sind zentral an einem Ort verfügbar. So behalten Sie jederzeit den Überblick über den Prüfstatus und wissen genau, welche Schritte bereits abgeschlossen sind.

Mit nur wenigen Klicks starten Sie eine neue KYC-Prüfung direkt aus dem Mandat heraus. Jede Prüfung basiert auf einer klar definierten Vorlage, die Ihnen den Ablauf vorgibt und gleichzeitig Raum für Anpassungen lässt.

Flexibel wie Ihre Kanzlei

Keine Kanzlei arbeitet wie die andere. Deshalb sind KYC-Vorlagen das Herzstück der Funktion. Sie ermöglichen es, Prüfungen standardisiert zu starten und gleichzeitig flexibel an die individuellen Anforderungen Ihrer Kanzlei anzupassen.

Die Vorlagen lassen sich in den Einstellungen anpassen oder neu anlegen. Mit ihrer Auswahl wird automatisch eine Checkliste erstellt, die in klaren Bereichen gegliedert ist:

• Unternehmensdaten
• Dokumente
• Risikoanalyse
• Risikobewertung (Niedrig, Mittel, Hoch)
• Zusätzliche Prüfungen – alles, was nicht in den vordefinierten Bereichen enthalten ist und geprüft werden soll, kann hier ergänzt werden

In der Liste der Aktivitäten können die einzelnen Punkte über eine Checkbox als „Nicht notwendig“ oder „Erledigt“ markiert werden. Neben der Checkbox sehen Sie sofort, wer wann die Aufgabe aktiviert hat, und es lassen sich zusätzliche Bemerkungen hinterlegen. 

Verbundene Firmen und Kontakte lassen sich in eigenen Ordnern einsehen und verwalten, inklusive Historie bereits durchgeführter Prüfungen.

Damit passt sich die KYC-Funktion nahtlos an Ihre internen Abläufe an und unterstützt Sie dabei, rechtliche Vorgaben effizient umzusetzen.

Verbundene Firmen und Kontakte

Die KYC-Funktion ermöglicht zudem die einfache Verwaltung verbundener Firmen und Kontakte. Alle relevanten Firmen, die mit einem Mandat verknüpft sind, können bequem im Unterordner „Verbundene Firmen“ eingesehen werden. Von hier aus lassen sich neue KYC-Prüfungen direkt starten oder bereits durchgeführte Prüfungen öffnen, ohne dass man zwischen verschiedenen Systemen wechseln muss.

Weil KYC-Prüfungen immer mandatsbezogen sind, können für eine Firma mehrere Prüfungen durchgeführt werden. So wissen Sie jederzeit, welche Prüfung wann erledigt wurde.

Auch die mit den Firmen verknüpften Kontakte sind jederzeit sichtbar – inklusive Position und bisheriger Prüfungen. So wissen Sie sofort, welche Personen bereits geprüft wurden und welche Schritte noch offen sind.

Für jeden Kontakt kann bei Bedarf eine Personenprüfung angelegt werden. Auf Basis der gewählten KYC-Vorlage wird automatisch eine Aktivitätenliste erstellt, die alle notwendigen Prüfschritte enthält.
Dabei können Sie für jede Person eine Rolle zuordnen (z. B. wirtschaftlich Berechtigter, gesetzlicher Vertreter oder PEP), öffentliches oder politisches Interesse hinterlegen und Bemerkungen ergänzen. 

Wie simpel das in der Praxis funktioniert, zeigen wir in folgendem Kurzvideo:

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Compliance-Prüfung über Company.info

Neben der klassischen KYC Prüfung können Vertec Anwender mit der Company.info-Integration Personen automatisch auf Sanktionen oder politisch exponierte Rollen (PEPs) prüfen. Die Prüfung erfolgt direkt im Personenprofil: Nach Eingabe von Vor- und Nachname sucht das System automatisch nach relevanten Einträgen. Gefundene Personen lassen sich direkt überprüfen oder als unbedenklich markieren; bei mehreren Treffern werden alle Optionen übersichtlich angezeigt, und PEP-Beziehungen werden automatisch hervorgehoben.

Das System gleicht alle wichtigen Daten – wie Adresse, Handelsregisternummer und Kontaktdaten – ab, berücksichtigt unterschiedliche Schreibweisen und prüft auf Dubletten. Eine farblich codierte Statusanzeige zeigt sofort, ob die Informationen aktuell sind oder eine Detailprüfung erforderlich ist. So lassen sich Prüfungen schnell, effizient und direkt im CRM erledigen – ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.

Mehr Informationen zur Integration finden Sie im Beitrag von Company.Info.

Erweiterte Geldwäsche-Compliance-Prüfung mit Legalian

Des Weiteren bietet Vertec eine Integration mit Legalian, der führenden Plattform für vollautomatisierte Geldwäscheprüfungen im Kanzleialltag. Mit modernen Analysealgorithmen erstellt die Plattform automatisierte GwG-Profile von Mandanten aus über 700 offiziellen Datenquellen, dokumentiert risikobasierte Prüfprozesse gemäss GwG und vereinfacht das Mandanten-Onboarding erheblich.
Die Integration mit Vertec umfasst unter anderem:

• Automatisches Anlegen von Prüffällen und Übernahme von Mandanten- und Kontaktinformationen
• Regelmässige automatische Updates für neue oder geänderte Mandate
• Lückenlose Dokumentation aller Prüfschritte direkt im System
• Effiziente Bearbeitung aller Prüfungen innerhalb des bestehenden Workflows

Mehr Informationen zur Integration finden Sie im Blogbeitrag von Legalian.

Die automatische Adressprüfung in Vertec

Ergänzend steht in Vertec die Zusatzfunktion Adressprüfung (Deutschland) zur Verfügung. Über die Integrationen mit Company.info und Legalian können Firmenadressen automatisch geprüft, Dubletten erkannt und fehlende Daten ergänzt werden. So bleibt die Datenqualität im CRM konsistent und aktuell.

Fazit

Mit einer klaren Struktur wird die Mandatsprüfung in der Kanzlei einfacher und effizienter. Standardisierte Abläufe, nachvollziehbare Schritte und zentrale Dokumentation sorgen dafür, dass keine Details untergehen und Prüfungen zügig erledigt werden können. So wird der gesamte Prozess übersichtlich und gut handhabbar.

Mehr Informationen und Details zur Installation und Anwendung der Funktion "KYC" finden Sie im Knowledge Base Artikel.

Falls Sie wissen möchten, wie Vertec in der Praxis aussieht, zeigen wir Ihnen das gerne in einem unverbindlichen Demo Termin.

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