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Dokumenten­verwaltung

Digitales Dokumenten­management mit Vertec


Mit Vertec lassen sich Dokumente wie Briefe, Faxe, Rechnungen oder weitere Unterlagen einfach und automatisiert verwalten. Sie können dank der MS-Office Integration Ihre gesamte Dokumentenverwaltung für Projekte und Adressen abwickeln. Alternativ lässt sich auch ein externes Dokumentenmanagementsystem (DMS) an Vertec anbinden. Über eine Standard-Schnittstelle können Dokumente von Vertec direkt in MS SharePoint übergeben oder von dort aus abgerufen werden. So behalten Sie immer den Überblick!

✓ Flexible Dateiablage für Ihre Dokumente
✓ Aktivitäten erleichtern die Zusammenarbeit in Teams
✓ Dynamische Ablagestruktur für Ihre Dokumente
✓ E-Mails als Dokumente in Vertec speichern

Flexible Dateiablage für Ihre Dokumente

Erstellen Sie Angebote (Offerten), Rechnungen oder Briefe direkt mit Vertec. Diese Dokumente werden automatisch in der Dateiablage gespeichert und mit dem entsprechenden Kontakt, der Firma oder dem jeweiligen Projekt verknüpft. Dank der MS-Office-Integration funktioniert das auch umgekehrt und Sie können Sie in Excel oder Word erstellte Dokumente mit Vertec verknüpfen.

 

Aktivitäten erleichtern die Zusammenarbeit in Teams

Intelligente Kollaborationsmöglichkeiten erleichtern die Zusammenarbeit innerhalb von Teams oder Projekten mit mehreren Dienstleistern stark. Dafür werden sämtliche Dokumente in Vertec als Aktivität angelegt. Aktivitäten können Sie wiederum um Kommentare, Zuständigkeiten oder Termine erweitern.

 

Dynamische Ablagestruktur für Ihre Dokumente

Dokumente legen Sie in Vertec nicht direkt ab, sondern hinterlegen Sie mit dem Dateipfad (Speicherort auf Ihrem Server).

 

E-Mails als Dokumente in Vertec speichern

Vertec bietet Ihnen als Anwender ein Addin für Microsoft Outlook an. Mit Hilfe dieser Erweiterungen lassen sich E-Mails als Dokumente archivieren und mit dem entsprechenden Ort verknüpfen. Für ein effizientes Dokumentenmanagement können Sie Nachrichten direkt als Dokument speichern und laden.

Häufig gestellte Fragen

Importe/Exporte können via ActiveX/COM (vgl. Knowledge Base Artikel Grundlagen COM), XML und Excel erfolgen. Nach Kündigung des Cloud Abos erhalten Sie die Rohdaten bei Bedarf in einer Firebird Datenbank.

Dokumente, die wie beispielsweise Rechnungen oder Angebote (Offerten) in Vertec erzeugt werden, können als PDF, Word, Excel oder csv abgespeichert werden. Bei Bedarf können Sie auch weitere Dateiformate einrichten.

Alle erzeugten Dokumente werden automatisch auf dem File-Server oder der Cloud abgespeichert. Externe Dokumente können Sie einfach in Vertec verknüpfen und abspeichern. Sie weisen diese direkt einem Projekt oder Kontakt zu und anschliessend kopiert Vertec die Dokumente auf den Fileserver. Danach können Sie die Dokumente in Vertec jederzeit wieder öffnen.

Ja, Sie können in Ihrer Konfiguration frei definieren, welche Ordner später auf Projekten beim Anlegen eines Projekts in Vertec erzeugt werden.

E-Mails lassen sich über das Outlook Addin auf Projekten oder Kontakten ablegen. Wenn Sie einen anderen Mail-Client als Outlook nutzen, können Sie den Vertec Office Connector für das Abspeichern von Mails nutzen. Dieses Add-on bietet eine kostenpflichtige Erweiterung der Vertec-Standardfunktionalitäten.

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise-Resource-Planning. Darunter versteht man die Planung und Steuerung von unternehmerischen Aufgaben und Ressourcen wie Kapital, Mitarbeiter und Betriebsmittel. Eine ERP Software-Lösung bildet alle relevanten Prozesse und Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens ab und digitalisiert diese. Damit können organisatorische Abläufe verbessert und Geschäftsprozesse optimiert werden.

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