Business Software für Unterneh­mensberater

Für die professionelle Betreuung von Kunden ist es wichtig, die Verflechtungen sowie die wirtschaftlichen Zusammenhänge innerhalb eines Unternehmens sowie im Management zu kennen. Finden Sie diese Informationen ohne grosse Suche, sparen Sie Zeit und erhöhen Ihre Transparenz.

Vielleicht sind in einigen Ihrer Projekte neben dem Kunden auch externe Berater, Geldgeber, Beeinflusser oder Investoren eingebunden. Und auch die Frage, wer bei welchen Firmen im Aufsichtsrat bzw. Verwaltungsrat sitzt oder an welchen Unternehmen beteiligt ist, sollte für eine erfolgreiche Beratung nicht in einzelnen Tools, sondern zentral im CRM-System abgebildet werden.

In unserer Business Software können Sie Firmen oder Adressen per Drag and Drop mit Projekten oder miteinander verknüpfen. Pro Firma oder Projekt verwenden wir einen Container mit den entsprechenden Adressen. Wie Sie Linktypen individuell anpassen können, erfahren Sie in unserem Video oder erhalten dazu weitere Informationen in dem Knowledge Base Artikel Custom Linktypen.

Die Kosten für Akquisetätigkeiten im Vertrieb sind für die Geschäftsanbahnung und das Neukundengeschäft sehr wichtig. Wer die Rentabilität von Neukundengeschäften erkennen möchte, sollte die Akquisetätigkeiten im Projektgeschäft genauer betrachten. In Vertec können Sie Akquiseaufwände im Controlling auf zwei unterschiedlichen Wegen abbilden:

Unternehmensweite Betrachtung der Akquisekosten

Sie erfassen die Aufwände Ihrer Verkäufer sowie die Spesen auf einem internen Projekt "Akquise". Anschliessend können Sie die vertrieblichen Tätigkeiten unternehmensweit auswerten. Zudem erhalten Sie eine Aufstellung über alle Akquisekosten. Diese können nach Zeiträumen gefiltert und in Relation zum Neukundenumsatz gestellt werden.

Projektspezifische Betrachtung der Akquisekosten

Noch genauer ist die projektspezifische Erfassung der einzelnen Aufwände. Dafür erstellen Sie in jedem Kundenprojekt eine Phase "Akquise". In der Detailansicht dieser Phase entfernen Sie den Haken "verrechenbar". Der Vertrieb kann nun seine Leistungen auf das Projekt und die Phase „Akquise“ erfassen. Diese Leistungen werden nicht dem Kunden in Rechnung gestellt und stehen für interne Auswertungen zur Verfügung. Für eine Gegenüberstellung der einzelnen Projekte beispielsweise  hinsichtlich der Akquiseaufwände können Sie diese Phase auch global auswerten.

In vielen Unternehmen ist die manuelle oder halb automatisierte Auftragsabwicklung noch der Standard. Diese ist aber zeitaufwändig und zugleich auch Fehler anfällig. Die Offertstellung variiert nach Unternehmensgrösse, Branche und Tätigkeitsbereich stark. Diese drei Ausprägungen sind weit verbreitet:

• Standardisierte Offerten mit wenig Text, dafür mit unterschiedlichen Positionen
• Individuelle Offerten mit viel Text
• Kalkulation nach Pauschalbetrag oder Aufwand (Time & Material)

Die Offertstellung in einem integrierten System wie Vertec bietet Ihnen mehrere Vorteile:

• Offertwerte werden nur einmal eingetragen und stehen bei Beauftragung direkt im Projektverwaltung zur Verfügung
• Offene Offerten können in einer Sales Pipeline ausgewertet werden, um zu sehen, welche Aufträge wann mit welcher Wahrscheinlichkeit eintreten
• Offene Offerten und damit einhergehende Wiedervorlagen gehen nicht verloren
• Die zukünftige Ressourcensituation einfach festzustellen

Sie können individuelle Textbausteine hinterlegen und diese für eine Projektphase oder Angebotsposition auf das Angebotstemplate überführen. Bei umfangreicheren Offerten mit grossen Textmengen übertragen Sie per Mapping die Budgets für Stunden und Geldeinheiten aus Vertec in Ihre Wordvorlage. Anschliessend ergänzen Sie in dem Word-Dokument den Text, speichern die Offerte ab und verschicken es.

Die Offerte ist dann standardmässig mit dem Projekt und/oder dem Kunden verknüpft und kann aus Vertec aufgerufen werden. Die Budgetwerte stehen für Abfragen und Auswertungen im System zur Verfügung. Wenn das Angebotsobjekt oder einzelne Phasen/Positionen auf "erteilt" gesetzt werden, werden die hinterlegten Werte sofort in der Projektverwaltung als verfügbares Budget angezeigt.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Angebots­erstellung.

Hierfür steht das Modul "Ressourcenplanung" zur Verfügung.

Hiermit planen Sie Ihre Mitarbeitenden auf Projekte oder Projektphasen. In der mit Vertec 6.6 überarbeiteten Ressourcenplanung stehen verschiedene Ansichten zur Auswahl, um die Auslastungen und freien Kapazitäten der Mitarbeitenden im Blick zu haben.

Erfassungsliste pro Bearbeiter

Sie zeigt an, auf welchen Projekten mit wie vielen Stunden der jeweilige Bearbeiter in einem bestimmten Intervall geplant ist. Die Erfassungsliste verfügt über eigene Listeneinstellungen, die konfiguriert werden können.
 

Die Kreuztabelle

Die Kreuztabelle stellt die Mitarbeitenden (zum Beispiel die Mitarbeitenden eines Teams) ihren Projekten gegenüber. In der Projekt-Ansicht eines Teams lassen sich die Teammitglieder in dynamischen Spalten und die Projekte, auf die die einzelnen Mitglieder gebucht sind, in Zeilen anzeigen. Auch hier sind die Listeneinstellungen konfigurierbar.

Auslastungs- und Kapazitätsgrafiken

Stellen Sie per Knopfdruck bereits verplante und noch verfügbare Kapazitäten pro Mitarbeiter direkt im Vertec UI als Balkengrafik dar. Wählen Sie ein Zeitintervall und erhalten Sie einen farbigen Überblick über die Projekte, auf die ein Mitarbeiter gebucht ist. Bei Bedarf lassen sich auf allen verschiedenen Ansichten die dahinterliegenden Zahlen ins Excel exportieren.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie auf der Funktionsseite Ressourcenplanung.

Die Abrechnung von externen Mitarbeitern wie Freelancern oder Spezialisten erfolgt 1:1 mit Marge oder wird "verdeckt" an den Kunden weiterberechnet. Die manuelle Übertragung der Rechnungsbeträge oder Leistungen von Excel in Word verursacht einen hohen administrativen Aufwand. Das Handling in Vertec vereinfacht den Prozess, minimiert die Übertragungsfehler und bietet ein hohes Einsparpotenzial. Die Rechnungen können über die Standardschnittstelle direkt an die Finanzbuchhaltung beispielsweise in DATEV übergeben werden.

Es ist möglich externe Mitarbeiter in Vertec wie interne Mitarbeiter zu führen. In diesem Fall erhalten die externen Mitarbeiter einen eigenen Login und können ihre Leistungen und Spesen direkt auf Kundenprojekten erfassen. Die Berechtigungen sind dabei auf die zugewiesenen Projekte beschränkt. Sie können die erfassten Stunden Ihrer Freelancer bei Bedarf sehr detailliert gegenüber Kunden ausweisen. Insgesamt haben Sie so alle Zahlen für Controlling, Auslastungsplanung, Finanzbuchhaltung, Skillmanagement und Rechnungsstellung im direkten Zugriff.

Alternativ können Sie externe Mitarbeiter auch als Projektkosten betrachten und deren Leistungen autark erfassen. Am Monats- oder Projektende erhalten Sie dann eine Rechnung der externen Mitarbeiter. Diese verbuchen und fakturieren Sie als Drittkosten (Spesen) auf das Projekt in Vertec. So erhalten Sie ein einfaches Kostencontrolling über alle Drittkosten. Die Rechnung Ihrer Freelancer kann mit oder ohne Marge direkt an Ihre Kunden weiterberechnet werden, der administrative Aufwand ist hierbei minimiert.

Die manuelle Abrechnung ist für Dienstleistungsunternehmen oft ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Bei der Leistungserfassung und beim Rechnungen schreiben durch eine Insel-Lösung oder gar Word und Excel schleichen sich schnell Fehler ein. Was kann man mit einer automatisierten Verarbeitung sparen? Wenn Sie beispielsweise pro Rechnung eine Stunde brauchen und 30 Rechnungen pro Monat schreiben, kostet Sie die Rechnungsstellung bei einem Stundensatz von CHF 100 monatlich (30 x 1) x CHF 100 = CHF 3'000. Das sind CHF 36'000 im Jahr.

Automatisieren Sie den Prozess in Vertec, beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle pro Rechnung nur noch 15 Minuten. Die Rechnungen werden mithilfe von hinterlegten Stundensätzen und individualisierbaren Vorlagen per Klick erzeugt. Die Kosten dafür belaufen sich auf (30 x 0,25) x CHF 100 = CHF 750 monatlich. Das macht CHF 9'000 pro Jahr. Allein im Rechnungsprozess können Sie also jährlich CHF 27'000 sparen.

Diese automatisierte Abrechnung senkt vor allem bei Intervallrechnungen wie Wartungs- oder Pauschalrechnungen die internen Kosten. Abrechnungszeiträume können nach Ihren Anforderungen vordefiniert oder ausgewählt werden und die manuelle Übertragung von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen entfällt. Darüber hinaus lassen sich individuelle Ansichten erstellen, die aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten zeigen, welche Projektstände sich zur Abrechnung anbieten.

Bei Bedarf können Sie Ihr Mahnwesen ebenfalls über die Vertec-Funktionen abbilden und sich den Zahlungsstand anzeigen lassen. Die Geldeingänge können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe der Standardschnittstelle zu DATEV werden die Rechnungen beispielsweise zur Finanzbuchhaltung übertragen und Zahlungseingänge in die Software importiert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

Wer seine Leistungen direkt mobil mit dem Smartphone erfasst, macht weniger Fehler und spart Zeit. In der Vertec Phone App können Arbeitszeiten eingetragen und auf die entsprechenden Projekte oder Kunden gebucht werden. Auch Spesen können von unterwegs eingetragen und intern weitergeben werden.

In der Phone App können Spesen angelegt, dazugehörige Papier-Belege mit dem Handy abfotografiert sowie einzelne Belege Spesen zugeordnet werden. In wenigen Minuten hat die Buchhaltung alle Reisekosten, Spesen und sonstige Abrechnungen vorliegen und kann diese direkt weiter bearbeiten.

Auf den Projekten ist es möglich, Aufgaben anzulegen, zu terminieren und Mitarbeitern zuzuweisen. In der Phone App sind alle bestehenden Aufgaben sichtbar und können verwaltet werden. So haben Sie im Blick, welche Aufgaben noch ausstehend und welche ggf. schon überfällig sind. Zudem ist es mobil möglich, neue Aufgaben anzulegen und diese direkt Mitarbeitern im Back Office zuzuweisen.

Wer unterwegs mit dem Laptop arbeitet, kann auch alle anderen Funktionen der Software nutzen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogartikel.

Übersicht aller anstehenden Aufgaben in der Vertec Phone App.

Projektstatusmeetings sind echte Zeitfresser: Aufwändige Excel-Tabellen werden gepflegt und Projektleiter müssen die Zahlen vor dem Termin auf den aktuellsten Stand bringen. Budget, erbrachte Leistungen, abgerechnete Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade und die persönliche Einschätzung des Projekts sind feste Bestandteile. Doch kaum ist das Projektstatusmeeting vorbei, ist der Statusbericht schon wieder veraltet. Denn der Projektstatus ändert sich permanent.

Nutzen Sie Vertec als Projektmanagement Software für die Verwaltung Ihrer Projekte, kennen alle beteiligten Mitarbeiter immer den aktuellen Projektstand. Die wichtigsten Kennzahlen wie SOLL/IST-Vergleich des Budgets, Fertigstellungsgrad, Abarbeitungsstand einzelner Tasks (Aktivitäten), offene Leistungen und Drittkosten sowie Ressourcenverfügbarkeit werden zentral erfasst.

Um die Deckungsbeiträge, Rentabilität und den Abschlusstermin eines Projekts im Auge zu behalten, sind Budget-Controlling und Fertigstellungsgrad entscheidende Faktoren. Den Fertigstellungsgrad eines Projekts ermittelt man in Vertec am besten über einen Vergleich von fehlenden Stunden mit verfügbarem Restbudget. Für manche Projekte kann man mit Hilfe von Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. So ist auch eine Leistungsabgrenzung für Geschäftsabschlüsse möglich.

In Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und spezielle Anforderungen einfach ergänzen. Aufgaben lassen sich hier projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung sehen Sie zudem, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den jeweiligen Projekten arbeitet.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Projektcontrolling.

Dienstleistungsunternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Back-Office muss von dem Erfasser oder Projektleiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe an den Verantwortlichen. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe für die Abrechnung durch den Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben und anschliessend für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Alternativ kann die Freigabe vom Bearbeiter auch auf einzelnen Leistungslisten oder einzelnen Leistungen gruppiert erfolgen. Im letzten Schritt überprüft der Vorgesetzte oder Projektleiter schliesslich die Leistungen und gibt sie an die Fakturierung weiter.

Das Back-Office sieht auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Die interne Kommunikation wird so auf ein Minimum reduziert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

Offerten müssen nachgefasst, Verträge verlängert oder gekündigt werden und Fristen laufen ab: Im Tagesgeschäft ist die effektive Verwaltung von Wiedervorlagen und Terminen sehr wichtig. Die Organisation mit Hilfe von Outlook Aufgaben, Kalendereinträgen oder Tools wie Trello und Asana ist nur mit Abstrichen zu empfehlen. Dort können Aufgaben und Wiedervorlagen nicht für alle Mitarbeiter nachverfolgt werden. Auch die lückenlose Historie am Kunden oder des jeweiligen Projekts ist nicht möglich.

Mit Vertec arbeiten Sie hier deutlich globaler. Sie können Ihre Aktivitäten, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine schnell und einfach erfassen, an andere Kollegen vergeben und nachverfolgen. Zudem  sehen Sie auf einen Blick, ob ein Kollege die ihm zugewiesene Aufgabe schon erledigt hat oder diese aktuell bearbeitet.

Beim Login in Vertec können Sie sich über ein Pop-up auf Termine oder Fristen hinweisen lassen und diese fokussiert abarbeiten. Über Ihre eigenen Termine hinaus können Teamleiter auch die offenen Aufgaben oder Wiedervorlagen des eigenen Teams einsehen oder Aufgaben und Fristen per SQL-Suchordner suchen. Bei bestimmten "Events" kann eine automatische E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter verschickt werden. So behalten alle den Überblick.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fristenkontrolle.

In Vertec können Sie Ihre Verkaufssteuerung abbilden und das Controlling nach vorne bringen. Mit Wiedervorlagen stellen Sie sicher, dass keine Leads vernachlässigt werden. So verpassen Sie keine Aufträge und erhalten einen guten Forecast. Das Lead Scoring hilft Ihnen, Leads im Hinblick auf Eintrittswahrscheinlichkeit, Datum und Volumen zu bewerten. Sie wissen, wie die Auftragslage in Zukunft sein wird und können belastbare Aussagen über die zu erwartenden Einnahmen und die Liquidität des Unternehmens, sowie auf die Auslastungssituation der Mitarbeiter treffen.

Über die Aktivitäten können Wiedervorlagelisten erstellt werden. Aktivitäten enthalten Felder wie den Zuständigen, Priorität, Datum und Status (erledigt, offen) und können sowohl mit einer Adresse als auch mit einem Projekt verknüpft werden. Sie können in Listen nach verschiedenen Kriterien wie Zuständigkeit, Typ oder Priorität abgefragt und sortiert werden.

Die Sales Pipeline in Vertec sollte an Ihren individuellen Akquiseprozess angelehnt werden. Sie können diese über Aktivitäten sowie ergänzende Zusatzfelder für beispielsweise Volumen und Auftragswahrscheinlichkeit abbilden. Die Verkaufschancen lassen sich ebenfalls als Sales Pipeline auf Basis von Aktivitäten in einer Liste darstellen. Sie können diese Abfragen nach einem Datumsbereich abfragen und eingrenzen.

Alternativ ist es möglich, die Opportunities erst dann als Forecast einzutragen, wenn mögliche Projekte schon auf Projektebene kalkuliert sowie budgetiert sind und eine Offerte vorliegt. Die Felder sind in der Auswertung ähnlich, das Volumen wird aus dem Projektphasenbudget ermittelt. In diesem Fall werden auf den einzelnen Projektphasen Trichterwerte hinterlegt, um die verschiedenen Stadien von der Kontaktphase bis zur Vertragsphase einzeln abfragen zu können.

Ausführliche Informationen zur Sales Pipeline abbilden erhalten Sie in der Funktionsbeschreibung.

Screenshot einer Sales Pipeline auf Projektphasenebene inklusive Trichterwert.

Darstellung einer Sales Pipeline auf Basis von Aktivitäten in Vertec.

In diesem Kundenbeispiel wurde die Aktivität "Verkaufschance" um individuelle Felder erweitert.

Im Jahresendspurt ist das Versenden von Weihnachtskarten an Kunden und Partner oft eine zeitaufwändige Tätigkeit. Vertec bietet dafür gleich zwei Zeit sparende Lösungswege. Ein Stichwortordner bildet in beiden Fällen die Grundlage für Ihre Verteilerliste.

Wenn Sie langfristig eine Liste nutzen möchten, können Sie diese in Vertec Jahr für Jahr pflegen. Dafür erzeugen Sie einen neuen öffentlichen Ordner „Verteiler" und können darin andere Verteilerlisten als Unterordner erstellen. In den Folgejahren müssen Sie vor Weihnachten die Zuweisung der Adressen aktualisieren. Neben der Weihnachtskarte sind weitere Unterordner denkbar, bspw. für Newsletter mit MailChimp. Alternativ können Sie auch jedes Jahr eine neue Liste nutzen. Dafür erstellen Sie ebenfalls einen neuen öffentlichen Ordner „Verteiler" und legen darin pro Jahr eine individuelle Liste als Unterordner an.

In beiden Fällen erfolgt die Zuweisung der Adressen auf den Weihnachtskarten-Verteiler entweder über die Auswahl des passenden Stichworts innerhalb des Kontakts oder aber per Zuweisung der Kontakte auf die Verteilerliste über Drag and Drop. Per Listenexport wird dann ein Serienbrief erstellt oder Etiketten gedruckt. Auch weiteres Customizing ist möglich. Beispielsweise können Sie Weihnachtskarten einzelnen Mitarbeitenden zuweisen, die unterschreiben sollen.

Zum ausführlichen Blogbeitrag für den Weihnachtskartenversand mit Vertec:

Markieren Sie mehrere Kontakte im Ordner "Betreute Adressen" und weisen diese der Verteilerliste zu.

Darstellung eines Stichwortordners für den Weihnachtskartenversand mit Vertec.