Den Fokus auf das Wesentliche: So gelingt Ihre ERP-Einführung

Für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) bedeutet die Einführung eines ERP-Systems eine grosse Herausforderung. Unübersichtliche Excel-Listen gehören der Vergangenheit an, denn Daten werden ab sofort zentral in einem System gespeichert und Prozesse automatisiert. Aus meiner Erfahrung kann ich sagen: Eine realistische Erwartungshaltung vor dem Projektstart ist einer der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg. In diesem Artikel erkläre ich Ihnen daher, warum es sich lohnt, vorab das eigene Kerngeschäft genau zu analysieren und für die ERP-Einführung genügend Zeit einzuplanen.

1. Eine intensive Vorbereitung zahlt sich aus
2. Realistische Erwartungen erleichtern den Start
3. Kosten vs. Nutzen: Was bringt mir eine ERP-Lösung?
4. Mein Fazit: So gelingt Ihre Einführung

1. Eine intensive Vorbereitung zahlt sich aus

Fangen wir bei den Basics an: Ich empfehle Ihnen, zu Beginn Ihrer Software-Einführung klar das Ziel zu formulieren. Worin besteht für Sie der konkrete Mehrwert eines ERP-Systems? Am besten fokussieren Sie sich dabei auf Ihre Kernbereiche, Ihre Wertschöpfungskette. Klammern Sie Randbereiche aus und definieren Sie Ihre internen Prozesse so präzise wie möglich.

• Womit verdienen Sie Ihr Geld?
• Woran machen Sie in Ihrem Unternehmen beispielsweise fest, dass ein Projekt erfolgreich ist?
• Welche Werte müssen dafür betrachtet und welche Kennzahlen erfüllt werden?

Als projektorientierter Dienstleister hängt Ihr wirtschaftlicher Erfolg massgeblich vom Erfolg Ihrer Projekte ab. Von allein weiss aber keine ERP-Lösung, wann für Ihr Unternehmen ein Projekt erfolgreich ist. Dafür gibt es zu viele verschiedene Ansätze, den Erfolg eines Projekts zu beurteilen. Konkret bedeutet das: Definieren Sie vor der Einführung einer ERP-Lösung wie Vertec Ihre einzelnen Messwerte, Kriterien und Meilensteine genau. Wie hoch ist der Deckungsbeitrag? Wie viele auf dem Projekt erfasste Stunden waren verrechenbar? Wie viele Stunden mussten abgeschrieben werden, da sie nicht verrechenbar waren? Anschliessend fällt Ihnen die Umsetzung in der Software hinterher deutlich leichter und bringt den gewünschten Erfolg.

2. Realistische Erwartungen erleichtern den Start

In Verkaufsgesprächen erlebe ich das oft: Zu Beginn hat ein Kunde sehr viele Anforderungen, die in der Softwarelösung abgebildet werden sollen. Werden diese Anforderungen in einem intensiven Erstgespräch hinterfragt, stellt sich heraus, dass ein Viertel der Anforderungen nicht im wirtschaftlich sinnvollen Verhältnis zur Investitionssumme steht und als "nice to have" beiseitegelegt werden. Und nach dem Einführungsprojekt wurden von den anfangs definierten Anforderungen in der Regel etwa zwei Drittel umgesetzt. Das überraschende Ergebnis: Der Kunde ist von der neuen Software begeistert. Denn seine Kernprobleme und Zeitfresser sind gelöst und Investition und Nutzen stehen in einem sehr guten Verhältnis.

Was bedeutet das für Sie? Hinterfragen Sie, wie sinnvoll es ist, jede vorliegende Liste des Unternehmens plötzlich in Vertec zu speichern. Gibt es bestehende Listen, die als solche gut funktionieren und deren Übertrag in ein ERP-System keinen konkreten Vorteil bringen? Versuchen Sie nicht auf Biegen und Brechen alle vorhandenen Anforderungen aus Randprozessen in die neue Software zu pressen. Starten Sie besser mit einem schmalen Set an Kern-Prozessen wie Fakturierung, Projektmanagement und Leistungserfassung und weiten Sie dieses Set je nach Bedarf langfristig aus, wenn Sie die Notwendigkeit sehen.

3. Kosten vs. Nutzen: Was bringt mir eine ERP-Lösung?

Eines ist klar: Es gibt kein System, dass alle individuellen Anforderungen komplett „out of the box“ erfüllt und zugleich auch noch in Ihrem Kostenrahmen liegt. Vertec bietet Ihnen eine sehr hohe Flexibilität, um die Software auf Ihre Prozesse anzupassen. Viele Kunden kommen daher auf die Idee, möglichst jeden internen Sonderfall in der Software abbilden zu wollen. Der Schritt von Excel in eine ERP-Lösung wie Vertec ist gross. Er bedeutet aber nicht, dass Sie Excel ab sofort nicht mehr nutzen sollten. Denn es gibt durchaus Anwendungsfälle, die Sie dort weiterhin sinnvoller abbilden können, wie beispielsweise Schlüssel- oder Inventarlisten. In diesem Zusammenhang lohnt sich auch ein Blick auf die Kosten im Vergleich zum Mehrwert.

Die Einführung einer Business Software ist immer eine Investition, die sich kaufmännisch betrachtet rechnen muss. Gerade kleinen Unternehmen bereitet ein vergleichsweise hoher Einführungspreis häufig Bauchschmerzen. Stellt man jedoch den mittel- und langfristigen Nutzen der Investitionssumme gegenüber, offenbart sich eine neue Perspektive. Meine Antwort auf die Frage nach den Kosten von Vertec lautet daher: „Die Software kostet nur halb so viel, wie sie bringt.“ Haben Sie Ihre Hausaufgaben gemacht, sollten Sie anhand Ihres Projektziels schnell den Mehrwert festmachen können. Ein konkretes Beispiel für die Höhe der zu sparenden Leistungen finden Sie in unserem Blogbeitrag.

4. Mein Fazit: So gelingt Ihre Einführung

Was ist nun die Quintessenz für Sie? Eine ERP-Einführung sollte immer als kaufmännische Entscheidung betrachtet werden. Das erklärte Ziel ist die Steigerung der internen Effizienz. Senken Sie Ihre Kosten und erhalten Sie damit eine transparente Sicht auf alle relevanten Messgrössen für Ihren wirtschaftlichen Erfolg. Gelingt das, ist die Investition in eine professionelle Software mehr als gerechtfertigt und zahlt sich schnell aus. Sie brauchen Unterstützung oder haben noch Fragen? Dann freue ich mich selbstverständlich über Ihre Anfrage!