Veranstaltungen in Vertec effizient verwalten, auswerten und abrechnen

20.07.2020
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Update 04.10.2021: Wir haben das Thema Veranstaltungsmanagement in Vertec in der Zwischenzeit für Sie weiter vereinfacht: Die folgenden Schritte werden durch das kostenlose Plug-in Eventmanagement abgelöst. Erfahren Sie alles Wissenswerte im Blogartikel.  

Ob Schulungen oder Kunden-Events: Wer regelmässig Veranstaltungen organisiert, weiss, dass deren Verwaltung in Excel und Co. unübersichtlich und Zeit raubend ist. Wie Vertec Sie bei der Organisation, Dokumentation sowie der Abrechnung von Events effizient unterstützen kann, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag anhand eines Customizing-Beispiels.

Projektvorlagen für Events nutzen

Das Eventmanagement in Vertec ist Bestandteil der Marketing Massnahmen im CRM. Erstellen Sie in Vertec einmalig eine Projektvorlage für Ihre Veranstaltungen, so sparen Sie später eine Menge Zeit in der Verwaltung. Um ein neues Event anzulegen, nutzen Sie dann stets diese Projektvorlage "Event" und tragen das Veranstaltungsdatum als "Durchführungsdatum" ein. Neben dem verantwortlichen Mitarbeiter innerhalb Ihres Unternehmens legen Sie auch den Titel sowie eine Beschreibung und den Preis pro Teilnehmer für die Abrechnung fest.

Teilnehmerverwaltung in Vertec

Fügen Sie mit Drag-and-drop Kontakte aus Ihren Stichwortordnern oder Adresslisten dem Event hinzu. Dabei legen Sie fest, ob diese eingeladen wurden, zugesagt, abgesagt oder teilgenommen haben. Vertec sortiert diese Teilnehmer automatisch in entsprechende Listen innerhalb des Events. Der Vorteil: Mit wenigen Klicks können Sie sich so die Liste aller Zusagen und Absagen für jede Veranstaltung anzeigen lassen. Die Information über eine erfolgte Teilnahme, Einladung etc. eines Teilnehmers wird auch beim Teilnehmenden als Kundenhistorie hinterlegt.

Teilnahmegebühren einfach abrechnen

Für die Organisation kostenpflichtiger Seminare oder Workshops ist die Eventplanung in Vertec direkt mit der Fakturierung verknüpft. Mit einem Klick erstellen Sie die Rechnungen für alle Teilnehmer einer Veranstaltung. Sie entscheiden selbst, ob Sie den Versand der Rechnungen einzeln in Outlook vornehmen möchten oder diesen Prozess in Vertec automatisieren lassen. In beiden Fällen rechnen Sie die Teilnahmegebühren bequem und mit minimalem  Zeitaufwand ab.

Auswertungen und Erfolgskontrollen für Events durchführen

Events sind teuer und brauchen meist mehr Ressourcen als man auf den ersten Blick meint. Oft bleibt die Frage, ob sich eine Veranstaltung finanziell ausgezahlt hat. In Vertec tragen Sie alle zeitlichen Aufwände und Spesen auf der jeweiligen Veranstaltung ein. Catering, Technikmiete oder Raumkosten sowie die internen Personalkosten werden hier hinterlegt. In der Aufstellung sehen Sie sofort den tatsächlich generierten Mehrwert oder Verlustbetrag der Veranstaltung.

In der Übersicht der Eventkennzahlen können Sie neben den Gesamtkosten auch die Rentabilität bzw. den Gesamtertrag (Einnahmen minus Ausgaben) oder die Kosten pro Teilnehmer für jede Veranstaltung auswerten. Darüber hinaus sehen Sie in der Liste, wie viele Personen eingeladen wurden, sich angemeldet und schliesslich teilgenommen haben und wie viele "no shows" es gab.

Umfassende Kundenhistorie für Teilnehmer nutzen

Veranstalten Sie regelmässig Events mit den gleichen Kontakten oder haben Sie eine sich jährlich wiederholende Veranstaltung? In Vertec können Sie sich für jeden einzelnen Kontakt die genaue Historie über die Teilnahme an Events und die Zahl der verpassten Veranstaltungen anzeigen lassen. Follow-up Mails, Erinnerungen oder Kampagnen können so an den passenden Empfängerkreis versendet werden. Teilnehmer, die sich häufig anmelden, aber nie erscheinen, entfernen Sie einfach aus Ihrem Verteiler.

Sie benötigen Unterstützung für die Einrichtung des Eventmanagements?

Sie haben Fragen zum Eventmanagement mit Vertec oder benötigen Unterstützung? Gern helfen wir Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Sprechen Sie uns direkt an.

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