Reisekosten einfach erfassen: Neues Konfigurationspaket für Vertec

Für viele deutsche Mitarbeiter ist es ein fester Bestandteil der monatlichen Abrechnung: Die digitale Erfassung ihrer Reisen und Verpflegungsmehraufwände. Für Unternehmen ist die Prüfung und anschliessende Auszahlung an den Mitarbeiter eine regelmässige und zeitintensive Aufgabe, die viele einzelne Arbeitsschritte umfasst. Vertec hat genau für diesen Fall eine neue Konfiguration entwickelt, die Sie einfach in Ihr bestehendes System laden können.

Verpflegungsmehraufwände und Abzüge automatisch berechnen: Mit dem neuen Konfigurationspaket "Reisekosten DE" in Vertec ist das einfach möglich. (Alle wichtigen Informationen zu der Nutzung von Konfigurationen in Vertec finden Sie auf unserer Knowledge Base.) Vertec berechnet anhand Ihrer eingetragenen Reisezeit den jeweils passenden Tagessatz (voll oder halb) und zieht bei dem Eintrag von kostenfrei erhaltenen Mahlzeiten automatisch die entsprechenden Werte ab.

Was in der manuellen Abrechnung von Reisen oft mit grossem Aufwand verbunden ist, lässt sich in Vertec schnell lösen. Hinterlegen Sie für mehrere Länder die rechtlich gültigen Pauschalen und rechnen Sie Reisen in unterschiedliche Zielländer ab. Übernachtungen in mehreren Ländern, verschiedene Währungen oder Mehrwertsteuersätze sind ebenfalls einfach abzubilden. Gibt es Anpassungen an den Steuersätzen eines Landes, können Sie die neuen Werte problemlos selbst in der Software anpassen.

Nach dem Einladen der Konfiguration können Sie über Klick auf "Reise" alle bisher eingetragenen Reisen ansehen und auch neue Reisen hinzufügen. Wenn Sie eine neue Reise in Vertec erfassen, müssen Sie in der Beschreibung folgende Felder ausfüllen:

  • Anlass
  • Projekt
  • Projektphase
  • Von bis Datum und Uhrzeit

Darüber hinaus können Sie auf den weiteren Menükarten auch die Adresse mit Reisezielland für unterschiedliche Verpflegungs- und Kilometerpauschalen sowie die gefahrenen Kilometer und die jeweiligen Verpflegungsmehraufwände des Landes neu berechnen. Auf der Übersicht Ihrer Reisen ist anschliessend der zusammen addierte Erstattungsbetrag der neu eingetragenen Reise sichtbar.

Für alle Administratoren werden die Reisen aller Mitarbeiter auch im globalen Ordner "HR" angezeigt. Hier besteht die Möglichkeit alle Reisen beispielsweise nach Datum, Kosten oder Mitarbeiter zu sortieren.

In einer folgenden Version der Reiseerfassung wird es möglich sein, die Reiseabrechnung für die Einreichung als Beleg auszudrucken.

Hier geht es zum Download sowie dem begleitenden Artikel in der Knowledge Base. Für weitergehende Fragen zur Konfiguration der Reiseerfassung sprechen Sie uns gern an!

Janina Schütz

Blogartikel verfasst von

Janina Schütz

Online Marketing Managerin

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