Rechnungen im LEDES-Format

International tätige Anwaltskanzleien kennen das Problem: Vor allem in englischsprachigen Ländern wie den USA oder Grossbritannien sind E-Rechnungen der Standard. Kanzleien müssen ihre Rechnungen daher meist im sogenannten LEDES-Format (E-Billing) über eine Plattform stellen. Wie Vertec Sie in diesen Rechnungsprozessen unterstützen kann, stellen wir in diesem Blogbeitrag kurz vor.

Darüber erfahren Sie mehr:

  1. LEDES-Format: Herausforderung für Kanzleien
  2. Die Lösung in Vertec
  3. Auch Sonderfälle in Vertec abbilden
  4. Erkenntnisse aus unseren Erfahrungen

1. LEDES-Format: Herausforderung für Kanzleien

LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) ist ein Satz von Dateiformatspezifikationen, der die elektronische Datenübertragung in der Rechtsbranche erleichtern soll. Es handelt sich dabei um einen eindeutigen Standard, allerdings weicht die konkrete Anwendung in der Praxis teilweise davon ab: Das zeigt sich auch in der Umsetzung in Vertec, bei der jeder Kunde die elektronischen Rechnungsdaten nach seiner kundenspezifischen Ausprägung abbilden sollte.

LEDES kann unterschiedlichen E-Billing-Formattypen entsprechen. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die folgenden vier Formate (vgl. auch LEDES auf Wikipedia):

  • LEDES 98b: Der Standard wurde 1998 eingeführt. Er hat eine starre Struktur und ist daher wenig flexibel. Ausgegeben wird eine Textdatei.
  • LEDES 98bi (international): Basiert auf dem LEDES 98b-Standard und gibt eine Textdatei aus. Dieses Format wurde entwickelt, um gesetzliche Rechnungen aufzunehmen, die ausserhalb der USA erstellt wurden. So wird beispielsweise die Mehrwertsteuer abgebildet. LEDES 98bi ist das am häufigsten verwendete LEDES-Format.
  • LEDES XML2.0: Wurde 2006 ratifiziert und erfüllt internationale Anforderungen im XML-Format.
  • LEDES XML2.1: Dieses XML-Format wurde im Jahr 2008 ratifiziert.

UTBMS (Uniform Task-Based Management System) ist ein weit verbreitetes System zur Kodierung von juristischer Arbeit. Seit 2006 ist dies integrierter Bestandteil von LEDES. Das einheitliche aufgabenbasierte Managementsystem besteht aus einer Reihe von Codes, mit denen die Kategorisierung standardisiert und die Analyse der Rechtskosten und -auslagen erleichtert werden soll.

2. Die Lösung in Vertec

Vertec unterstützt die oben beschriebenen vier E-Billing-Formate LEDES 98b, LEDES 98bi, LEDES XML2.0 und LEDES XML 2.1.

Die kundenspezifischen Ausprägungen für die E-Rechnung in LEDES werden in Vorlagen für den entsprechenden Kunden hinterlegt. Einmal erstellte Vorlagen können für alle zukünftigen Mandate des Kunden verwendet werden. Eine solche kundenspezifische Vorlage beinhaltet sämtliche relevanten Daten und Attribute wie die jeweilige LEDES-Plattform, die Lawfirm Matter ID, die Einträge zur Verwendung der UTBMS-Codes für die Leistungen und die Auslagen oder die Einstellungen zur jeweiligen Mehrwertsteuer (MwSt.).

Bei der Mandatseröffnung in Vertec werden das LEDES-Format und die kundespezifische Vorlage auf dem Mandat ausgewählt und hinterlegt.

Im Rahmen der Leistungserfassung erfasst der Anwalt gewöhnlich Leistungen auf Tätigkeiten. Dabei wird der entsprechende UMTBS-Code im Hintergrund automatisch auf jeder Leistung gesetzt.

Bei der Rechnungstellung kann dann bei Bedarf die UMTBS-Codierung manuell auf jeder Leistung übersteuert werden. Ausgegeben wird die Rechnung jeweils in einem der vier gewählten LEDES-Formate und kann dann auf den LEDES-Plattformen übertragen / hochgeladen werden.

3. Auch Sonderfälle in Vertec abbilden

Vertec unterstützt auch Sonderfälle, wie das Verrechnen von Pauschalspesen, Rabatten oder Pauschalrechnungen. Um Pauschalrechnungen zu nutzen, nimmt Vertec eine Pauschalisierung über die Anpassung des externen Aufwands vor. Dabei kann der externe Aufwand jeder Leistung entweder einzeln angepasst werden oder alternativ eine Leistungsliste pauschaliert werden. Der externe Aufwand wird angepasst, wenn die vertragliche Vereinbarung (der Stundensatz) sich durch die Pauschalisierung nicht ändern soll. Vertec führt zwei Aufwände: Die effektiv erbrachte Arbeitszeit sowie die verrechenbaren Stunden. So werden weder die effektive Arbeitsleistung ("interner Aufwand") der Mitarbeiter noch die Kosten tangiert (vgl. auch Zu- und Abschläge: Die Investition und Amortisation der Treuhänder).

Eine weitere Herausforderung bei der Nutzung des LEDES-Formats stellen die Rundungsdifferenzen dar. Diese entstehen beispielsweise bei der Mehrwertsteuer. Beim LEDES 98b-Format entfällt dieses Problem, da es dort keine Mehrwertsteuer gibt. Die Mehrwertsteuer muss für LEDES je Leistung berechnet werden, was zu Rundungsdifferenzen führt. Vertec gibt beim Rechnungsexport für die LEDES-Plattform daher die Rundungsdifferenzen der Mehrwertsteuer explizit aus. Für die Anwaltskanzlei ergeben sich dabei drei Möglichkeiten, mit dieser Problemstellung umzugehen:

  1. Die Rundungsdifferenzen werden in Kauf genommen und die Rechnung entspricht den in Vertec berechneten Werten.
  2. Die Mehrwertsteuer wird so gerundet, dass jede einzelne Leistung für sich einzeln berechnet wird. Bei dieser Methode können geringfügige Differenzen zur Vertec-Rechnung entstehen.
  3. Die Mehrwertsteuer wird als "simulierte Leistung" hinzugefügt. (Dies ist beispielsweise bei LEDES 98b sinnvoll.)

4. Erkenntnisse aus unseren Erfahrungen

Für die Einbindung des LEDES-Formats in Vertec benötigt es einiger Vorbereitungen. So hat sich gezeigt, dass die Beschaffung aller notwendigen Informationen wie beispielsweise der Lawfirm Matter ID nicht ganz einfach ist. Häufig muss dafür der Support des Endkunden angefragt werden. Grosse internationale Konzerne haben dafür eigene LEDES-Support-Abteilungen.

Dateien, die auf den LEDES-Plattformen hochgeladen werden, durchlaufen eine Vielzahl von Plausibilisierungsprüfungen. Beispielsweise kann die Umlage von Rabatten auf einzelnen Leistungen oder die Verwendung von Textbestandteilen in Klammern bei der Übergabe der Rechnung zum Fallstrick werden. Vertec legt daher ein besonderes Augenmerk auf diese Problemstellungen und hält für Sie als Kunde individuelle Lösungen parat.

Urs Osterhellweg

Blogartikel verfasst von

Urs Osterhellweg

Leiter Projektleitung

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