Chaos im Lizenzmanagement – wie Sie Ordnung schaffen

Softwareentwickler kennen das Projektgeschäft meist sehr gut, sei es Individualsoftware oder ein Einführungsprojekt im Rahmen von Standardsoftware. Neben den Dienstleistungen, Spesen und Drittkosten die anfallen, sind der Verkauf und die Vertragsverwaltung von Softwarekomponenten und Wartungsverträgen essentieller Bestandteil. Doch wie steht es um das Lizenzmanagement?

Wenn Sie wissen möchten, wie man Softwarelizenzen je nach den individuellen Anforderungen professionell managen kann, und welchen zentralen Nutzen es hat, dies integriert in der Auftragsabwicklung zu tun, dann lesen Sie einfach weiter.

Inhalt:

AGABU - alles ganz anders bei uns?
Wartungsverträge
Die 6 zentralen Vorteile eines integrierten Lizenz- und Wartungsmanagements

AGABU – alles ganz anders bei uns? Oder doch eher eine Prozessfrage

"Unsere Lizenzen sind so individuell und bei jedem Vertrag gibt es irgendwelche Besonderheiten" bekomme ich häufiger von Kunden zu hören, wenn es darum geht, ob sie die Lizenzen und Wartungsverträge nicht auch zentral in Vertec pflegen möchten. Klar, ein paar dieser Altlasten gibt es ganz häufig. Hat ein Kunde aber 50 Kunden und 51 verschiedene Verträge, dann sollte man sich zunächst mal intern die Prozesse und die Preisgestaltung ansehen. Muss es denn wirklich so kompliziert sein? Häufig findet man hier schon prozessuale Lösungen, die einem das Leben im Abwickeln des operativen Alltags deutlich erleichtern.

Hat man dann den kleinsten gemeinsamen Nenner und hat seine Lizenzen und Module mit Preisen versehen, entdecke ich häufig in der Praxis eine Armada an Excel Tabellen, die versuchen, den unterschiedlichen Szenarien Herr zu werden. Eine "Wartungs-Excel gesamt", eine Excel je Produkt, eine je Kunde. Am besten noch in unterschiedlichen Versionen. "xyz_alt.xlsx" – als Extremfall. Manche Unternehmen sind hier schon etwas besser aufgestellt und nutzen ein hierfür eigenentwickeltes Tool. Eine Verbindung vom Lizenzmanagement zum CRM oder dem Projektcontrolling – Fehlanzeige.

Hiermit ringen die meisten Softwareunternehmen: Wartungsverträge

Die Verwaltung und Abrechnung von Wartungsverträgen ist oftmals ein jährliches Chaos, wenn diese wieder geballt zum Jahresende anstehen und an alle Kunden verschickt werden müssen. Je nach Unternehmen berechnen und verlängern sich die Wartungsverträge unterschiedlich. Ein Jahr oder mehrere Jahre, als Prozentwert des Lizenzwertes oder als Pauschale usw. Zwar steht dies schon häufig in Excel, wird dann aber erneut aktualisiert und per Hand in Word auf eine Rechnung gebracht. Voilà. 10 Minuten pro Rechnung. Es drängt sich mir die Frage auf, wieso das noch so häufig anzutreffen ist. Aus meiner Sicht ergeben sich hier erhebliche Einsparpotenziale.

Standardsoftware kann diesem Chaos ein Ende setzen

Mit Branchenlösungen für Softwareunternehmen kann man hier deutlich produktiver werden. Lizenzverkäufe und das Abwickeln von Wartungsverträgen lassen sich hier zentral abbilden, auswerten und abrechnen.

Eigentlich ist es ein Paradoxon, dass die ganze Welt von der unausweichlichen digitalen Transformation spricht und nach wie vor ein Gros an IT-Unternehmen ihre Lizenz- und Wartungsverträge in Excel oder eigenen Tools abwickeln und somit jede Menge Aussagekraft verlieren. Naja. Immerhin nicht auf Papier. Um hier Aufwände zu sparen und um sich auch auf genauere Daten und bessere Auswertungen verlassen zu können liegt es auf der Hand, Standardsoftware zu diesem Zweck einzusetzen, die alle Informationen über CRM, Projektcontrolling, Lizenzen und Wartungsverträge und Faktura zusammenhält.

Standardsoftware –  wie Vertec – kann Ihr Lizenzmodell und Ihre Wartungsverträge passgenau auf Ihre Modalitäten abbilden. So lassen sich die Lizenzbestände und laufenden Wartungsverträge passgenau abbilden. Der Clou – Wartungsverträge lassen sich sogar automatisiert verlängern und per Knopfdruck können diese Rechnungen generiert werden. Bis hin zu einem PDF als Mailentwurf. Einsparpotenzial pro Rechnung? 95%. Wie viele Kunden haben Sie? Rechnen Sie selbst! Natürlich bringt Ihnen die Abbildung in Standardsoftware noch weitere Vorteile. Diese habe ich Im Folgenden aufgelistet.

Die 6 zentralen Vorteile eines integrierten Lizenz- und Wartungsmanagements

• Projektmanagement: Werten Sie die Lizenzerträge aus, je Projekt (DB inkl./exkl. Lizenzen und Wartung),
• Key Account Management: Man erkennt sofort, bei welchem Kunden was im Einsatz ist und erkennt Up- und Cross-Selling Potentiale sehr leicht. Auch sehen Sie mit welchen Kunden Sie welchen Umsatz für Lizenzen und Wartung generieren.
• Vertragsmanagement: Haben Sie Ihre Verträge im Blick: Sie sehen, wann welche Verträge auslaufen und wann welche Verträge erneuert werden müssen
• Einfaches Abrechnen: Fakturieren Sie Lizenzen oder Wartungsverträge per Knopfdruck, gerade für die jährlichen Renewals der Wartungsrechnungen lässt sich hier erheblich interner Aufwand einsparen.
• Cash Flow Analyse: Man kann einfach analysieren, welche Vertragsverlängerungen wann in Rechnung gestellt werden können. Somit lassen sich die Einnahmen für die folgenden Monate gut prognostizieren.
• Eigene Produktbewertung: Überprüfen Sie Ihr eigenes Portfolio. Welche Lizenzen sind die "cash cows", welche die "poor dogs"?

Wie viel Automatisierung in Standardsoftware sinnvoll ist, hängt von mehreren Faktoren ab:

1. Wie viel Zeit benötigen Sie heute für das Lizenz- und Wartungsmanagement ohne Automatisierung/Stand heute?
2. Wie viel lässt sich hiervon automatisieren? Sind die Berechnungsgrundlagen eindeutig?
3. Wie groß ist Ihr Softwareportfolio, oder benötigen Sie gar ein Warenwirtschaftssystem?

Kommen Sie bei konkretem Interesse gern auf uns zu. Oder vereinbaren Sie direkt einen Demotermin.