Auswertungen in Vertec: Drei Wege Ihr Controlling zu verbessern

Wer seine Leistungswerte im Blick behält, hat schon den Grundstein für ein effizientes Controlling gelegt. Welche verschiedenen Möglichkeiten, Kennzahlen in Auswertungen darzustellen, gibt es in Vertec? In diesem Artikel gehe ich auf drei Optionen ein und stelle Ihnen diese beispielhaft vor.

Option 1: Kennzahlen listenbasiert auswerten

Auf Basis von vorhandenen Werten können Sie sich in Vertec wichtige Kennzahlen in Listen anzeigen lassen. Dafür eignen sich alle von Ihnen in Vertec genutzten Objekte wie Adresse, Projekte oder Bearbeiter. Um beispielsweise den Deckungsbeitrag eines Projekts zu erhalten, werten Sie dafür in einer Liste den Rechnungsbetrag, den Sie als externes Honorar dem Kunden berechnen, sowie die tatsächlich für Sie entstandenen Kosten pro Stunde aus.

Sie können in Vertec einzelne Spalten fest als Auswertungen definieren und diese nachträglich beliebig erweitern. Innerhalb der Listen ist es möglich Suchfilter einzurichten, wie beispielsweise nach Bearbeiter oder Kunde, und diese Filter als feste Auswahlmöglichkeit in der Liste zu hinterlegen. Einzelne Spalten lassen sich mit Hintergrundfarben belegen und vereinfachen das Controlling.

Wenn Sie Auswertungen für einzelne Mitarbeiter definieren, sieht der Mitarbeiter nur die von Ihnen festgelegten Listen. So kann er beispielsweise eine Übersicht aller Projekte für einen bestimmten Zeitraum mit allen von ihm betreuten Projekten angezeigt bekommen.

Option 2: Kennzahlen als Reports exportieren

Wenn Sie Ihre Kennzahlen in weiteren Programmen weiter verarbeiten oder anderen Personen per Mail schicken möchten, eignen sich Reports dafür besonders gut. Sie können in Vertec eigene Reports anlegen, die Ihr Unternehmenslogo und Ihr CD aufgreifen. Reports können in den Formaten Excel, Word oder PDF ausgestellt werden. Dabei bestimmen Sie, welche Ihrer Kennzahlen Sie für einen Report aus Vertec heraus exportieren.

Für eine anschauliche Darstellung, beispielsweise zur Weitergabe an die Geschäftsführung, nutzen viele unserer Kunden das PDF-Format. Wenn Ihre Kennzahlen weiter verarbeitet werden sollen oder die Werte sich auf einen Stichtag beziehen, macht es häufig Sinn, dafür Excel zu nutzen. In allen Dateiformaten können Sie Auswertungen beispielsweise mit Blick auf ein Projekt, einen Kunden oder einen Mitarbeiter (Vertec-Bearbeiter) aus Vertec exportieren.

Option 3: Kennzahlen in Vertec grafisch darstellen

Das neue Business Intelligence Modul macht es möglich: Es ergänzt die beiden ersten Optionen um eine grafische Darstellung Ihrer Kennzahlen direkt an der Oberfläche von Vertec. Damit können Sie Balkendiagramme oder Liniendiagramme (Zeitreihen) erstellen und Ihre Kennzahlen auswerten.

Sie können die Zeiträume Ihrer Auswertungen frei definieren. Balkendiagramme geben einen schnellen Überblick über zeitliche Abläufe in Projekten. Die einzelnen Balken eines Diagramms lassen sich dabei in Vertec aufsteigend oder absteigend sortieren. Wenn Sie sich eine Kennzahl in einer Zeitreihe anzeigen lassen, erhalten Sie einen einfachen Überblick über die Entwicklung, beispielsweise innerhalb eines Monats oder Geschäftsjahrs.

Kennzahlen bestimmen und Auswertungen effizient nutzen

Sie sehen, dass Vertec Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten bietet, Ihr Controlling zu vereinfachen. Die Grundlage dafür bietet wie immer ein Blick nach innen. Welche Werte sind für Ihr Unternehmen am wichtigsten und müssen in bestimmten Zeiträumen beobachtet, ausgewertet und ggf. auch verglichen werden? Ich empfehle Ihnen, zunächst einmal diese Fragen zu klären und anschliessend in der Umsetzung in Vertec zu starten.

Welche der drei vorgestellten Optionen am besten zur Ihren internen Prozessen, Kunden und Projekten passt, müssen Sie entscheiden. Sicher kann es ja nach Branche und Arbeitsbereich durchaus auch Sinn machen, die einzelnen Optionen miteinander zu kombinieren. Gern unterstützen wir Sie dabei und helfen Ihnen persönlich, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Patrick Ponto

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