Plug-in: Berichtversand

Vorlagen erstellen und Dokumente per E-Mail direkt aus Vertec mit Outlook versenden

Mit diesem Plug-in beschleunigen Sie den Versand von Dokumenten. Es erlaubt es, Dokumente direkt aus Vertec E-Mails anzuhängen und diese mit Microsoft Outlook zu versenden. Erstellen Sie zuvor Ihre eigenen, individuellen E-Mail Vorlagen (Berichtsvorlagen).

Es entfällt also nicht nur das manuelle Abspeichern von Dateien und das Klicken zum Wechsel von Vertec auf den genannten E-Mail Client, sondern es lassen sich die erstellten Dokumente gleich direkt aus Vertec an Outlook senden. Dabei sind standardmässig schon die beiden E-Mail-Vorlagen Offerte (Angebot) und Rechnung angelegt.

Weitere E-Mail Vorlagen können individuell erstellt werden und lassen sich unterschiedlichen Klassen wie beispielsweise Angebot, Rechnung oder Mahnung zuweisen. Jeder E-Mail Vorlage lassen sich über Python Code Informationen wie der Empfänger, Betreffzeile, der Name der Datei im Anhang und auch der Text im E-Mail Body mitgeben, sodass diese nicht mehr manuell hinzugefügt werden müssen.

Berücksichtigt ist des Weiteren die Möglichkeit, Word-Dokumente als Body in E-Mail Vorlagen zu verwenden.

Funktionsweise

Im Rootordner «Einstellungen» wird der Ordner «Berichtversand» mit dem Unterordner «Vorlagen Berichtversand» angelegt.

  • Offerte (Angebot)
  • Rechnung

Hinweise:

  • Die Produktlinie Expert ist Voraussetzung
  • Die Zusatzklasse27 darf noch nicht in Verwendung sein, ausser sie hat die Eintrag Id ClassSettingsZK27EMailTemplates und kommt vom bereits geladenen Plug-in Mahnwesen
  • Das Plug-in steht nur in der Cloud- und Desktop App zur Verfügung
  • Der E-Mail Versand ist für Microsoft Outlook für Windows vorgesehen, was installiert sein muss
  • Frühere Bezeichnungen dieses Plug-in lauteten «E-Mail-Versand Dokumente» sowie «E-Mail Vorlagen»
  • Es ist möglich, dieses Plug-in über das alte zu installieren, dabei werden jedoch Listeneinstellungen und andere selber gemachte Anpassungen überschrieben

 

Eine ausführliche Beschreibung des Plug-ins bietet der Knowledge Base Artikel Plug-in: Berichtversand

Dort finden Sie auch die Datei zum Download.

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