CRM und ERP für IT-​Dienstleister

Mit Vertec bilden Sie Ihre Geschäftsprozesse in einem CRM- und ERP-System ab. Wiederkehrende Rechnungen und Lizenzmanagement inklusive.

Vertec unterstützt IT-Dienstleister mit individuellen Prozessen

Zur Übersicht der CRM-Funktionen und ERP-Funktionen

  • Übersichtliche Zeiterfassung mit Timer-Funktion
  • Buchung auf Kunden- oder Projektbasis
  • Wiederkehrende Rechnungen automatisch generieren
  • Softwarelizenzen und Wartungsverträge zentral verwalten
  • Wartungsverträge automatisch fakturieren
  • Filtern nach Status wie „fakturierbar“, „nicht produktiv“ oder „Bestelldatum“

Anwendungsfälle für IT-​Dienstleister

    Wie optimiere ich meinen Fakturierungsprozess?

    Die manuelle Abrechnung ist für Dienstleistungsunternehmen oft ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Bei der Leistungserfassung und Rechnungsstellung durch Insellösungen oder gar Word und Excel schleichen sich schnell Fehler ein. Was kann man mit einer automatisierten Verarbeitung sparen? Wenn Sie beispielsweise pro Rechnung eine Stunde brauchen und 30 Rechnungen pro Monat schreiben, kostet Sie die Rechnungsstellung bei einem Stundensatz von 50 Euro monatlich (30 x 1) x 50 € = 1.500 €. Das sind 18.000€ im Jahr.

    Automatisieren Sie den Prozess in Vertec, beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle pro Rechnung nur noch 15 Minuten. Die Rechnungen werden mit Hilfe von hinterlegten Stundensätzen und individualisierbaren Vorlagen per Klick erzeugt. Die Kosten dafür belaufen sich auf (30 x 0,25) x 50 € = 375 € monatlich. Das macht 4.500 € pro Jahr. Allein im Rechnungsprozess können Sie also jährlich 13.500 € sparen.

    Diese automatisierte Abrechnung senkt vor allem bei Intervallrechnungen wie Wartungs- oder Pauschalrechnungen die internen Kosten. Abrechnungszeiträume können vordefiniert oder ausgewählt werden und die manuelle Übertragung von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen entfällt. Darüber hinaus lassen sich individuelle Ansichten erstellen, die aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten zeigen, welche Projektstände sich zur Abrechnung anbieten.

    Bei Bedarf können Sie Ihr Mahnwesen ebenfalls in Vertec abbilden und sich den Zahlungsstand anzeigen lassen. Die Geldeingänge können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe der Standardschnittstelle zu DATEV werden die Rechnungen beispielsweise zur Finanzbuchhaltung übertragen und Zahlungseingänge in die Software importiert.

    Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

    Wie kann ich Angebote bei Bestellung schnell und unkompliziert in die Auftragsabwicklung übergeben?

    In vielen Unternehmen ist die manuelle oder halb automatisierte Auftragsabwicklung noch der Standard. Diese ist aber zeitaufwändig und zugleich auch Fehler anfällig. Die Angebotserstellung variiert nach Unternehmensgrösse, Branche und Tätigkeitsbereich stark. Diese drei Ausprägungen sind weit verbreitet:

    • Standardisierte Angebote mit wenig Text, dafür mit unterschiedlichen Positionen
    • Individuelle Angebote mit viel Text
    • Kalkulation nach Pauschalbetrag oder Aufwand (Time & Material)

    Die Angebotserstellung in einem integrierten System wie Vertec bietet Ihnen mehrere Vorteile:

    • Angebotswerte werden nur einmal eingetragen und stehen bei Beauftragung direkt im Projektverwaltung zur Verfügung
    • Offene Angebote können in einer Sales Pipeline ausgewertet werden, um zu sehen, welche Aufträge wann mit welcher Wahrscheinlichkeit eintreten
    • Offene Angebote und damit einhergehende Wiedervorlagen gehen nicht verloren
    • Die zukünftige Ressourcensituation einfach festzustellen

    Sie können individuelle Textbausteine hinterlegen und diese für eine Projektphase oder Angebotsposition auf das Angebotstemplate überführen. Bei umfangreicheren Angeboten mit grossen Textmengen übertragen Sie per Mapping die Budgets für Stunden und Geldeinheiten aus Vertec in Ihre Wordvorlage. Anschliessend ergänzen Sie in dem Word-Dokument den Text, speichern das Angebot ab  und verschicken es.

    Das Angebot ist dann standardmässig mit dem Projekt und/oder dem Kunden verknüpft und kann aus Vertec aufgerufen werden. Die Budgetwerte stehen für Abfragen und Auswertungen im System zur Verfügung. Wenn das Angebotsobjekt oder einzelne Phasen/Positionen auf "erteilt" gesetzt werden, werden die hinterlegten Werte sofort in dem Projektverwaltung als verfügbares Budget angezeigt.

    Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Angebotserstellung.

    Wie manage ich Lizenzen und Wartungsverträge in Vertec?

    Lizenzverkäufe und die Abwicklung von Wartungsverträgen können Sie in Vertec zentral abbilden, auswerten und abrechnen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie wenig bis keine Sondervereinbarungen mit Ihren Kunden treffen. Darüber hinaus sollten Sie festlegen, inwieweit eine Automatisierung Ihrer Prozesse sinnvoll ist.

    Wie gross ist Ihr Softwareportfolio? Wie viel Zeit benötigen Sie heute für das Lizenz- und Wartungsmanagement? Sind die Berechnungsgrundlagen eindeutig? Die Antworten auf diese Fragen bilden die Grundlage für die Einrichtung der Automatisierung.

    Die Abbildung in Vertec bietet dann folgende Vorteile:

    • Projektmanagement: Werten Sie Lizenzerträge pro Projekt aus.
    • Key Account Management: Erkennen Sie, bei welchem Kunden was im Einsatz ist und identifizieren Sie so Up- und Cross-Selling Potentiale.
    • Vertragsmanagement: Behalten Sie alle Verträge im Blick: Sehen Sie, wann welche Verträge auslaufen und erneuert werden müssen.
    • Administration: Fakturieren Sie Lizenzen oder Wartungsverträge per Knopfdruck. Bei den jährlichen Verlängerungen der Wartungsrechnungen können Sie so den internen Aufwand verringern.
    • Cash Flow Analyse: Analysieren Sie, welche Vertragsverlängerungen wann in Rechnung gestellt werden können und prognostizieren Sie Ihre Einnahmen für die folgenden Monate verlässlich.
    • Eigene Produktbewertung: Überprüfen Sie Ihr eigenes Portfolio. Welche Lizenzen sind die "cash cows", welche die "poor dogs"?

    Ausführliche Informationen zum Lizenzmanagement mit Vertec erhalten Sie im Customizing-Beispiel Lizenzen und Wartungsverträge.

    Wie stelle ich einen zentralen, stets aktuellen Projektstatusbericht sicher?

    Projektstatusmeetings sind echte Zeitfresser: Aufwändige Excel-Tabellen werden gepflegt und Projektleiter müssen die Zahlen vor dem Termin auf den aktuellsten Stand bringen. Budget, erbrachte Leistungen, abgerechnete Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade und die persönliche Einschätzung des Projekts sind feste Bestandteile. Doch kaum ist das Projektstatusmeeting vorbei, ist der Statusbericht schon wieder veraltet. Denn der Projektstatus ändert sich permanent.

    Nutzen Sie Vertec für die Verwaltung Ihrer Projekte, kennen alle beteiligten Mitarbeiter immer den aktuellen Projektstand. Die wichtigsten Kennzahlen wie SOLL/IST-Vergleich des Budgets, Fertigstellungsgrad, Abarbeitungsstand einzelner Tasks (Aktivitäten), offene Leistungen und Drittkosten sowie Ressourcenverfügbarkeit werden zentral erfasst.

    Um die Deckungsbeiträge, Rentabilität und den Abschlusstermin eines Projekts im Auge zu behalten, sind Budget-Controlling und Fertigstellungsgrad entscheidende Faktoren. Den Fertigstellungsgrad eines Projekts ermittelt man in Vertec am besten über einen Vergleich von fehlenden Stunden mit verfügbarem Restbudget. Für manche Projekte kann man mit Hilfe von Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. So ist auch eine Leistungsabgrenzung für Geschäftsabschlüsse möglich.

    In Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und spezielle Anforderungen einfach ergänzen. Aufgaben lassen sich hier projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung sehen Sie zudem, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den jeweiligen Projekten arbeitet.

    Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Projektcontrolling.

    Wie kann ich erfasste Leistungen vor der Rechnungsstellung unkompliziert kontrollieren?

    Dienstleistungsunternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Back-Office muss von dem Erfasser oder Projektleiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe an den Verantwortlichen. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

    Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe für die Abrechnung durch den Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben und anschliessend für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Alternativ kann die Freigabe vom Bearbeiter auch auf einzelnen Leistungslisten oder einzelnen Leistungen gruppiert erfolgen. Im letzten Schritt überprüft der Vorgesetzte oder Projektleiter schliesslich die Leistungen und gibt sie an die Fakturierung weiter.

    Das Back-Office sieht auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Die interne Kommunikation wird so auf ein Minimum reduziert.

    Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

    Wie behalte ich kritische Termine im Blick?

    Angebote müssen nachgefasst, Verträge verlängert oder gekündigt werden und Fristen laufen ab: Im Tagesgeschäft ist die effektive Verwaltung von Wiedervorlagen und Terminen sehr wichtig. Die Organisation mit Hilfe von Outlook Aufgaben, Kalendereinträgen oder Tools wie Trello und Asana ist nur mit Abstrichen zu empfehlen. Dort können Aufgaben und Wiedervorlagen nicht für alle Mitarbeiter nachverfolgt werden. Auch die lückenlose Historie am Kunden oder des jeweiligen Projekts ist nicht möglich.

    Mit Vertec arbeiten Sie hier deutlich globaler. Sie können Ihre Aktivitäten, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine schnell und einfach erfassen, an andere Kollegen vergeben und nachverfolgen. Zudem  sehen Sie auf einen Blick, ob ein Kollege die ihm zugewiesene Aufgabe schon erledigt hat oder diese aktuell bearbeitet.

    Beim Login in Vertec können Sie sich über ein Pop-up auf Termine oder Fristen hinweisen lassen und diese fokussiert abarbeiten. Über Ihre eigenen Termine hinaus können Teamleiter auch die offenen Aufgaben oder Wiedervorlagen des eigenen Teams einsehen oder Aufgaben und Fristen per SQL-Suchordner suchen. Bei bestimmten "Events" kann eine automatische E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter verschickt werden. So behalten alle den Überblick.

    Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fristenkalender.

    Wie kann ich wiederkehrende Rechnungen (Abo- und Wartungsverträge) effizient abrechnen?

    Viele Dienstleister stellen ihren Kunden wiederkehrende Rechnungen. Bei den Softwareentwicklern sind dies meist Wartungsrechnungen oder Mietlizenzen, bei Beratungsunternehmen Kontingente für Beratungsleistungen. Die Anforderungen sind dabei oft sehr unterschiedlich und können auch an Bedingungen geknüpft sein. Die wiederkehrenden Beträge sind beispielsweise ein Prozentwert von einem Lizenzpreis und abhängig von den Modulen oder Paketen.

    Der administrative Aufwand regelmässige Beträge manuell abzurechnen, ist hoch. Durch Tipper oder veränderte Verträge schleichen sich schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können Rechnungen (teil-)automatisiert werden. Auch bei einer steigenden Anzahl von Kunden bzw. Rechnungen entsteht in der Administration so kaum Mehraufwand. Zudem können Sie zu den regelmässigen Einnahmen einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie wenig bis keine Sondervereinbarungen mit Ihren Kunden treffen.

    Je nach Detailanforderung gib es in Vertec dafür mehrere Optionen:

    Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis zu einem definierten Gesamtbetrag

    Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmässigen Intervallen wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können pro Projekt einen Budgetwert für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. Die einzelnen Schritte lassen sich mit Hilfe von Scripts auch automatisieren.

    Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

    Alternativ können Sie für die Erzeugung von Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit Vorschussrechnungen erstellen. Dafür wird eine Projektphase "Wartung" angelegt und mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetiert. Anschliessend legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erstellt werden.

    Option 3: Abbildung nach individuellen Vorstellungen

    In Vertec können auch individuelle Anforderungen eingerichtet werden. Folgendes Beispiel hat sich bei mehreren Kunden etabliert: Die Abrechnung von Lizenzen und Wartungsbeträge (SSV=Softwareservicevertrag) läuft über die Ebene der Projektphasen. So können Sie das gesamte Implementierungsprojekt übersichtlich darstellen und phasenspezifisch auswerten.

    Die Beträge für die Softwareserviceverträge werden auf Basis des Lizenzwertes ermittelt. Je nach Laufzeit des Vertrages ändert sich der Prozentwert auf dem Lizenzbetrag. Die einzelnen Wartungsverträge lassen sich dann global abfragen, wie in dem unteren Screenshot dargestellt. Für eine belastbare Aussage zu den zukünftigen Einnahmen über die Wartungsverträge kann diese Abfrage in Zeiträumen eingegrenzt werden.

    Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

Standardsoftware und Individua­lisierung

Vertec bietet beides und ist dabei updatefähig

«Wiederkehrende Erträge werden von Vertec automatisch fakturiert. Dies entlastet unsere Mitarbeiter und erhöht die Effizienz.»

Stephan Werner, Head of Customer Operations Safe Swiss Cloud AG

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Georg Alscher

Georg Alscher

Geschäftsführer Österreich

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