Effiziente Spesenerfassung dank Belegerkennung mit AI

Die digitale Arbeitswelt erfordert einen effizienten Spesenprozess. Die Spesenerfassung ist in vielen Unternehmen eine wesentliche Schnittstelle zwischen Business Software und Mitarbeitern. Einerseits müssen die Spesen exakt berechnet und dokumentiert werden. Andererseits wollen Unternehmen die Mitarbeiter möglichst produktiv einsetzen. Genau hier setzt Vertec mit der neusten Lösung an, um Unternehmen noch effizienter arbeiten zu lassen.

Herausforderungen bei der herkömmlichen Spesenerfassung

Bei der klassischen Spesenerfassung werden die Belege manuell gesammelt und in einem System eingetragen. Dies verursacht einige Probleme:

• Zeitintensive Prozesse: 
  Das manuelle Sammeln und Eingeben von Belegen kann viel Arbeitszeit in Anspruch nehmen.
• Fehleranfälligkeit: 
  Manuelle Eingaben sind anfällig für Fehler, was zu Ungenauigkeiten bei der Abrechnung führen kann.
• Verlust von Belegen:
  Papierbelege können leicht verloren gehen oder beschädigt werden, was die Spesenabrechnung erschwert.
• Verzögerung in der Verrechnung:
  Komplizierte Prozesse mit manuellen Schnittstellen verzögern die Zielerreichung.

Mit der Zeit sammeln sich durch die Geschäftstätigkeit der Mitarbeiter viele Spesenbelege an:

• Hotelübernachtungen
• Kreditkarte
• Parken
• Tanken
• Verpflegung / Essen

Diese Herausforderungen führen zu Kostensteigerungen und Einbussen in der Prozessqualität.

Die Lösung: Belege automatisch mit AI analysieren

Vertec hat auf diese Herausforderungen reagiert und eine innovative Lösung entwickelt: Die automatische Belegerkennung. Diese Funktion beschleunigt die Spesenerfassung durch den Einsatz künstlicher Intelligenz.

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Wie funktioniert die automatische Belegerkennung?

Benutzer der Vertec Phone App (iOS, Android) können jetzt ganz einfach Belege fotografieren und hochladen. Der angebundene AI-Service erkennt automatisch alle relevanten Daten wie Firma, Betrag, Währung, Beschreibung und den korrekten Mehrwertsteuersatz.  Diese Informationen sind unmittelbar in Vertec gespeichert. Typische Belege erkennt das System mit hoher Genauigkeit, sogar handgeschriebene Spesenbelege liefern ansprechende Resultate.

Vorteile der automatischen Belegerkennung

• Effizienzsteigerung: 
  Spesen können schnell und ohne manuelle Dateneingabe erfasst werden.
• Reduzierung von Fehlern: 
  Automatisierte Erkennung minimiert die Wahrscheinlichkeit von Eingabefehlern.
• Verbesserte Compliance: 
  Genauigkeit und Vollständigkeit der Spesendaten erleichtern die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und steuerlichen Vorschriften.

Wer kann die Funktion nutzen und wann ist sie verfügbar?

Die neue Funktion der automatischen Belegerkennung ist ideal für Kunden, die bereits mit der Vertec Software vertraut sind und ihre Prozesse weiter optimieren möchten. Sie ist ab der Software-Version 6.7.0.14 verfügbar und kann mit lizenziertem Modul Fremdkosten genutzt werden. 

«Fokussieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und vergessen Sie mühsames Abtippen von Belegen. Vertec erledigt die automatische Belegerkennung für Sie.»

AI-Funktion in Vertec nutzen

Steigern Sie die Effizienz Ihrer Spesenerfassung signifikant mit der neuen Funktion der automatischen Belegerkennung. Weitere Informationen und Konfigurationshilfe finden Sie in der Knowledge Base und im Vertec Forum.