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Vertec veröffentlicht Schnittstelle zu GetYourLawyer

16.06.2021
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Vertec einfach erweitern. Darum geht es bei den Plug-ins. Innerhalb weniger Klicks fügen Sie Ihrer Vertec-Installation mehr Funktionalität hinzu. Neue Plug-ins finden Sie in regelmässigen Abständen auf der Knowledge Base zum kostenlosen Download. Je nach Plug-in erweitern diese entweder bestimmte Grundfunktionen oder sie vergrössern den Funktionsumfang durch das Hinzufügen einer völlig neuen Funktion. In jedem Fall ein kostenloser Mehrwert für Sie in Ihrer Kanzleisoftware.

Bei Plug-ins handelt es sich technisch gesehen um XML-Dateien, die importiert werden. Plug-ins richten dabei zum Beispiel bestimmte Ordnerstrukturen inklusive Berechtigungen, Auswertungen, Berichtsvorlagen, Scripts und Prozess-Automatisierungen ein oder implementieren Zusatzfunktionen mit Zusatzklassen und Zusatzfeldern.

Anbindung an das grösste Schweizer Anwaltsnetzwerk

Das Plug-in «GetYourLawyer» stellt einen besonderen Mehrwert dar. Es richtet eine Schnittstelle zum grössten Schweizer Anwaltsnetzwerk GetYourLawyer ein und lässt somit Schweizer Juristen effizienter mit Vertec arbeiten.

Es verfolgt das Ziel, das Mandatsmanagement mit dem Anwaltsportal GetYourLawyer zu vereinfachen. Die Schnittstelle stellt sicher, dass Datensätze nicht in zwei Systemen gepflegt werden müssen. Sie erfassen Leistungen und Spesen nach wie vor in Vertec und übertragen diese anschliessend ganz einfach per Klick nach GetYourLawyer. Das erspart Ihnen einen erheblichen zeitlichen Aufwand.

Anforderungen und Funktionsweise

  • Für die Verwendung dieses Plug-ins ist die Vertec Produktlinie «Expert» Voraussetzung
  • Sie benötigen ein Benutzerkonto bei GetYourLawyer.ch

Ist das Plug-in heruntergeladen und installiert, werden zunächst in den Systemeinstellungen «Mandat» einige Einstellungen vorgenommen. Zur automatisierten Anbindung von Vertec an GetYourLawyer muss in Vertec ein Token hinterlegt werden, das Sie bei GetYourLawyer erhalten. Des Weiteren muss Vertec wissen, unter welcher Internetadresse die API von GetYourLawyer erreichbar ist. Diese URL muss ebenfalls in Vertec hinterlegt sein.

Im nächsten Schritt erfolgt die Identifizierung derjenigen Mitarbeiter, deren Leistungen und Spesen aus Vertec nach GetYourLawyer übertragen werden sollen. Hierfür benötigt jeder dieser Mitarbeiter eine gültige Anwaltskennung aus GetYourLawyer. Diese wird dort «Anwalt ID» genannt und ist unter den Bearbeitereinstellungen zu finden.

Damit im Gegenzug GetYourLawyer die Vertec Bearbeiter identifizieren und die Leistungen richtig zuweisen kann, muss die Anwalt ID auch auf dem jeweiligen Bearbeiter in Vertec hinter-legt werden. In Vertec heisst die Anwalt ID «GetYourLawyer ID», und sie wird auf dem jeweiligen Bearbeiter auf der Seite «Weitere Info» im Feld GetYourLawyer ID eingetragen.

Bevor im nächsten Schritt Leistungen und Spesen übertragen werden können, müssen die Mandate identifiziert werden. Hierfür ist eine dritte Grösse nötig, die Mandatsreferenz aus GetYourLawyer. Sie tragen sie in Vertec auf dem jeweiligen Mandat unter GetYourLawyer ID auf der Seite «Weitere Info» ein.

Nun kann die Datenübertragung erfolgen. Diese wird jeweils pro Mandat durchgeführt. Wie die untenstehende Abbildung zeigt, reicht dabei ein Klick per rechter Maustaste im jeweiligen Mandat oder Sie gehen im Menü «Aktionen» auf «Datenübertragung GetYourLawyer».

Es werden immer alle offenen Leistungen und Spesen des Mandats übertragen. Dabei wird bei bereits übertragenen Leistungen und Spesen automatisch geprüft, ob die letzten Änderungen neuer sind als die in GetYourLawyer vorhandenen. Ist dies der Fall, wird ein Update durchgeführt.

Übersicht der Datenübertragung

Im Unterordner «Datenübertragung GetYourLawyer» des jeweiligen Mandats erhalten Sie eine Übersicht über alle offenen Leistungen und Spesen des Mandats inklusive des aktuellen Übertragungsstatus. Fehlgeschlagene Übertragungen werden dort ebenfalls angezeigt und können in Vertec korrigiert werden. Danach kann ein neuer Übertragungsversuch gestartet werden.

Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung erfolgt direkt in GetYourLawyer. Erfasste Leistungen und Spesen müssen jedoch auch in Vertec verrechnet werden, hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Sie erzeugen in Vertec eine Rechnung, auf der Sie die GetYourLawyer Gebühren als zusätzliche Spesen erfassen. Die Verrechnung sollte dabei vor der Übertragung nach GetYourLawyer geschehen, sodass die Gebühren nicht mit übertragen werden.
  • Sie können Leistungen und Spesen «intern» verrechnen. Das bedeutet, dass sie auf einem Projekt des Typs «unproduktiv» verrechnet werden. Der entsprechende Mandatstyp muss dabei als «intern» gekennzeichnet sein.

Download in der Knowledge Base

Das Plug-in steht in der Knowledge Base zum Download bereit. Hier finden Sie auch einen begleitenden Artikel, der alle weiteren Details erklärt. Bei Fragen zu diesem Plug-in hilft Ihnen unser Support-Team gerne weiter.

Weitere Informationen zur Kooperation zwischen GetYourLawyer und Vertec finden Sie zusätzlich in dem von uns bereitgestellten Factsheet.

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Herr Vaagt ist Berater von Top-Anwälten und Kanzleien und im Interview mit Vertec.
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