5 Tipps für stressfreie ERP-Einführungsprojekte

In manchen Gesprächen mit Interessenten werden mir seitenweise Anforderungen aus den unterschiedlichen Abteilungen vorgelegt. Gerade wenn im Vorfeld die ganze Firma abgeklappert wird, frei nach dem Motto "Wir suchen ein neues System, was benötigt Ihr denn alles so?" Dann ist die "Wish-List" manchmal ewig lang, aber wenig auf die Durchgängigkeit der Kernprozesse fokussiert.

Auf der anderen Seite steht das Kerngeschäft häufig im Weg, um ein umfangreiches Einführungsprojekt an einem Stück realisieren zu können. Dies überfordert viele kleinere Mittelständler, die dennoch von der digitalen Transformation profitieren möchten. Was kann also getan werden, um möglichst stressfrei ein integriertes CRM&ERP einzuführen? Fokussieren Sie sich zunächst auf das Wesentliche – die relevanten 80%.

Eine Frage drängt sich sofort auf: Wer legt denn die relevanten 80% fest?

Viele Köche verderben den Brei. Diese abgedroschene Floskel stimmt nun mal manchmal einfach. Wenn der Interessent eine kritische Größe an Mitarbeitern erreicht hat, dann wollen auch viele Leute mitreden. Unterschiedlichste Anforderungen kommen aus Vertrieb, Marketing, Projektleitung, Controlling, Backoffice, Geschäftsführung. Jeder schaut durch seine eigene Brille und verfolgt seine Ziele. Jemand im Unternehmen bekommt dann die ehrenvolle Aufgabe, all diese Wünsche strukturiert aufzubereiten. Fertig ist sie, die lange Anforderungsliste.

Diese beinhaltet neben relevanten Anforderungen noch viele "nice to have", "das geht doch sicherlich auch" oder "das hab ich schon mal gesehen" Features, die für die Prozessoptimierung und die Wertschöpfungskette meist relativ unerheblich sind, aber schlussendlich bezahlt werden müssten. Grundsätzlich ist das ja auch gut und hilfreich, gerade wenn wir uns im Workshop ein Bild davon machen möchten, was unser Kunde genau erreichen möchte.

Manche Interessenten sind hierbei jedoch schon zu ambitioniert und wissen schon im Detail, wie so etwas abgebildet werden muss. Im schlimmsten Fall sogar genauso wie jetzt in dem aktuellen System oder den diversen Excel Tabellen. Moment mal, wofür braucht es dann ein neues System? Lassen Sie sich also auch auf neue Abläufe in der Software ein – nur so können Prozesse auch optimiert werden.

Was kann also getan werden, um die Einführung möglichst stressfrei zu halten?

Gehen Sie bei der Definition Ihrer Ziele und deren Umsetzung strukturiert vor. Die 5 folgenden Tipps können Ihnen dabei helfen:

1. Prüfen Sie, ob es Budget und genug Zeit gibt

Es soll also besser laufen im Unternehmen. Sie möchten Ihre Abläufe professionalisieren. Gute Idee. Aber wie bei fast allen Investitionen: Steht denn auch das Budget zur Verfügung und schaffen Sie es zeitlich, einen Anbieter auszuwählen und ein Projekt zu stemmen?

2. Formieren Sie ein kleines Projektteam

Idealerweise haben Sie die Möglichkeit ein kleines Team zusammen zu stellen, welches nicht nur die Zielsetzung und die Auswahl, sondern auch die Einführung begleitet. Das Team sollte aus 3-4 Leuten bestehen, die die zentralen Prozesse im Unternehmen gut kennen. Zentraler Aspekt hierbei: Holen Sie den Entscheider mit an Bord. Eine ERP Einführung ist Chefsache! Sehr häufig erleben wir, dass die Definition und die Auswahl der richtigen Software delegiert werden. Das kann man zwar so machen, ist aber total ineffizient. Ist 90% der Arbeit getan, kommt ein "Kein Budget" oder ein "das wollen wir doch ganz anders" von ganz oben. Und zurück auf 0. Kein guter Ansatz.

3. Definieren Sie die Ziele, keine Details

Bevor man sich durch alle Details hangelt, stellen Sie sich die Frage: Was sind unsere zentralen Ziele: Welche Prozesse müssen sich stark verbessern, oder automatisiert werden, um unsere Wertschöpfung maßgeblich zu verbessern, sprich Fehler deutlich zu minimieren oder Aufwände einzusparen? Das sind die zentralen Punkte, die eine Investition für ein neues System rechtfertigen müssen. Hieraus lassen sich dann zentrale Anforderungen ableiten und in Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller die Lösungsschritte erarbeiten.

4. Starten Sie mit den wichtigsten 70-80%

Sind die zentralen Punkte ausgearbeitet, können Sie sich bei integrierten Systemen wie Vertec zunächst mal durch den roten Faden hangeln. Als Beispiel: Sie wollen unbedingt besser werden bei dem Projektcontrolling und der Fakturierung. Starten Sie damit. Man kann nun beispielsweise auch noch jeden Button und alle Möglichkeiten im CRM durchsprechen und in die Projekteinführung mit aufnehmen, aber wozu? Das ist nicht Ihr primärer Grund für die Softwareeinführung und kann später noch nachgeholt werden.

Wenn Sie nun Sorge haben, dass Sie später ein CRM Feature benötigen, welches ggf. in der gewählten Software nicht vorhanden ist, dann schauen Sie sich die Features an, z.B. auf der Webseite des Anbieters. Es kann auch sein, dass nicht jedes Feature vorhanden ist, zumindest bei Standardsoftware. Aller Wahrscheinlichkeit nach ist dies auch nicht zentral für Ihre Wertschöpfungskette. Falls doch, kommt man zumindest in Vertec technisch sehr weit auch mit Anpassungen.

Ob diese sich lohnen ist immer eine Kosten/Nutzen Betrachtung wert. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es auf dem Markt von Standardsoftware immer noch nicht – zu Recht. Denn die möchte niemand bezahlen.

Wie bei jeder Softwareeinführung sollte man versuchen, zwischen den beiden gestrichelten Linien zu landen. In diesem Bereich sind die Kosten für die Administration und die Kosten für die Digitalisierung ausgewogen und insgesamt minimiert. Bekannte Kostentreiber können beispielsweise individuell automatisierte Teilprozesse sein, die aber viel zu selten genutzt werden und somit auch keinen wirtschaftlichen Vorteil bringen oder Features, die schlussendlich gar nicht verwendet werden.

5. Überprüfen Sie nach 6-9 Monaten den Status quo und bessern Sie nach wo nötig

Haben Sie dann erstmal angefangen, die Standardsoftware so schlank wie möglich in Betrieb zu nehmen, werden Sie feststellen, dass viele Detailpunkte auf der Anforderungsliste gar nicht mehr so wichtig sind und sie vermutlich häufig mit dem Standard schon besser bedient sind, als mit einer Liste an Sonderwünschen. Sicherlich hinterfragen Sie z.B. die Anordnung der Buttons in Ihrem Outlook auch nicht akribisch. Dennoch können Sie wunderbar Mails verschicken.

Und die Punkte, an denen Sie weitere Automatismen oder Anpassungen wünschen, die kennen Sie nach einer Weile Betrieb. Diese können nun nachgebessert werden. Vielleicht sind Sie nach dieser Zeit ja auch so weit, Ihre Softwarefunktionalitäten zu erweitern und wie in dem o.g. Beispiel nun auch Ihr Kundenkontaktmanagement im integrierten CRM abzubilden. Ein weiterer Vorteil: Die Belegschaft hat sich bereits an das neue System gewöhnt, da fällt es leichter, nun neue Features zu ergänzen.

Natürlich kann es auch sinnvoll sein, direkt zu Beginn der Softwareeinführung alle Bereiche vom Erstkontakt bis zu Rechnung in einem integrierten System abzubilden. Vor allem dann, wenn noch keinerlei professionelle Systeme im Einsatz sind. Hier ergeben sich dann Möglichkeiten der Verschlankung in dem Automatisierungsgrad oder der Detailtiefe.

Haben auch Sie Interesse, Ihre Prozesse noch digitaler abzubilden? Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Demotermin, in dem wir Ihnen den Nutzen von Vertec für Ihr Unternehmen erläutern können. Oder .