Digitalization made tangible: invoicing

If creating invoices costs CHF 36,000 per year, the time is ripe for a digitization project.

After examining the subject of quotes in the first part of our series “Digitalisation tangible,” this article focuses on the beautiful subject of invoicing – the favorite activity of many entrepreneurs. But how much does the process of invoicing actually cost, and how much potential lies dormant here?

Manual hours in modern enterprises

Many of our projects show us that many companies still use a lot of manual hours to invoice open services or to merge services from different systems. This leads to high costs in invoicing. The acquisition costs for programs such as Word or Excel are low. However, using them means a high level of administrative hours and a high error rate when entering work performed and writing invoices.

Invoicing is usually not completed with the push of a button. Instead, all the information has to be laboriously collected first. The services are handed over to the persons responsible for invoicing then they have to collect the data, filter it and put it on an invoice. Subsequently, the items of service and the contents of the texts are checked and given approval by the persons responsible for invoicing or a project leader. The invoice is created via Word or Excel. An invoice process is therefore lengthy and expensive. Letwe make an example calculation:

We write about 30 invoices per month.
We have a charge of CHF 100 per hour.
We need a total of 1 hour per invoice.

Manual process: (30 x 1) x CHF 100 = CHF 3000.
This is a total of CHF 36,000 per year. Just for the invoicing process.

This process is automated in Vertec, so that the invoice can be clicked together by means of stored hourly rates and templates. The services are/were entered by the service providers in Vertec and are immediately available for invoice generation. Now the time spent with follow-up check is about 15 minutes.

With Vertec: (30 x 0.25) x CHF 100 = CHF 750.
That is CHF 9000 per year.

This meant that CHF 27,000 per year could be saved in the invoicing process alone. As we will see in a moment, there are additional benefits for employees, back office and entrepreneurs.

How to digitize your invoicing process

The goal of digitization in your company does not have to be the all-in-one solution that revolutionizes everything overnight. When starting with new customers, we like to ask: “Where does the shoe press?” Let’s us focus on the subject of invoices. Get an idea of the current process.

• Who is involved?
• What exactly does each person do?
• How many programs are in use?
• How much time does the person need on average?
• So how much does an average invoice cost?
• Do you have an overview of open fees / services?
• Are the work steps documented so that other people can step in?
• Are there robust approval processes that prevent incorrect invoices and additional costs?

The answers point to the potential for optimization. Since every company uses different processes, there is no one perfect process. However, with the following steps, Vertec already covers the process quite comprehensively for a large number of customers. So let’s us take a closer look at the process.

1. Erfassen von Leistungen auf Projektphase

• Erfassung je Bearbeiter unter dem Punkt "offene Leistungen"
• Auswahl des Projektes und der Phase, ggf. Tätigkeit auswählen, Textbeschreibung der Leistung (kann 1:1 mit auf der Rechnung ausgegeben werden), Leistungszeitraum oder Aufwand (Dauer) eingeben

2. Fakturierungsprozess

• Im globalen Ordner Fakturierung können alle Projekte mit offenem Honorar angezeigt werden.
• Übersicht über alle Projekte mit Leistungen und/oder Speseneinträge

3. Erstellen provisorischer Rechnungen

• Rechnung wird je Projekt individuell erstellt und die Rechnungsbeträge, Leistungen und Leistungstexte können ggf. angepasst werden.

4. Freigabe der Rechnung

• Freigaben können z.B. durch den Projektleiter erfolgen
• Im globalen Ordner können dann die erstellten provisorischen Rechnungen freigegeben werden, um diese definitiv zu erstellen und keine Werte mehr verändern zu können
• Die Rechnung kann anschließend ausgedruckt werden und an den Kunden geschickt werden

5. PDF Report

• Die Rechnung kann nun je Projekt ausgedruckt (oder als PDF erzeugt) werden oder via Skript können alle Rechnungen einer Liste (z.B. alle definitiven Rechnungen) erstellt werden

6. Rückkopplung der Bezahlung

• Die gezahlten Beträge können eingegeben werden bzw. die Rechnung kann als "bezahlt" markiert werden, damit im Mahnwesen keine Mahnungen an den Kunden verschickt werden.

Fazit

Wie schon bei den Offerten schlummert auch bei Rechnungen enormes Digitalisierungpotenzial. Auch wenn unsere Beispielrechnung vielleicht etwas hoch gegriffen ist – Rechnung zu erstellen ist oft teure und fehleranfällige Handarbeit. Die Vorteile einer integrierten Rechnungsstellung im CRM & ERP System sind attraktiv:

• Enorme Zeitersparnis durch den Abbau von Handarbeit
• Hohe Qualität durch Freigabeprozesse
• Kein mühseliges Erfassen von Leistungen auf "den letzten Drücker"
• Übersicht über offene Honorare auf Knopfdruck

Gerne zeigen wir Ihnen die Rechnungsstellung und weitere Vorteil von Vertec in einer kostenlosen Online-Demo.

Weitere Artikel aus der Serie Digitalisierung greifbar:

Teil 1: Offerten

Teil 3: Freigaben und Workflows