Kanzleisoftware für Rechtsanwälte

Die Kombination von CRM und ERP macht Vertec zur idealen Anwaltssoftware. Mandatsmanagement von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Fakturierung.

 

Intuitives Mandatsmanagement

Verwalten Sie Mandate und Akten mit der Abbildung sämtlicher Stakeholder, Dokumente, Mails und Fristen intuitiv.

  • Laufende Überwachung sämtlicher Mandate
  • Passen Sie Vorlagen und Formulare individuell für Ihre Kanzlei an
  • Erstellen Sie den Arbeitsstand pro Mandat und/oder Tätigkeit auf Knopfdruck
  • Spezielle Überwachung von Risikomandaten
  • Vertragsmanagement

 

Leistungen auf Mandaten erfassen

Werten Sie die Profitabilität Ihrer Kanzlei aus mit Hilfe der lückenlosen Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter in Vertec.

  • Leistungen auf Mandate buchen
  • Erfasste Leistungen für Fakturierung, Auswertungen und Soll/Ist Vergleiche nutzen
  • Reisekosten und Spesen mit der Vertec Phone App mobil erfassen

 

Komplexe Adressverwaltung leicht gemacht

Selbst komplexe Beziehungen zwischen Firmen, Kontakten, Personen und Paaren können Sie in Vertec digital abbilden.

  • Alle Infos (Gegenpartei, Schiedsgericht, Gericht, Beteiligungen, Beziehungen) zum Mandat zentral ablegen
  • Schnelle Verknüpfung zwischen Firmen, Personen und Mandaten
  • Einfache Strukturierung und zentrale Ablage sämtlicher Adressen
  • Kollisionsprüfung beim Anlegen eines neuen Mandats

 

Fakturierung auf Mandatsebene

In Vertec können Sie die Rechnungen für Ihre Mandanten mit nur wenigen Klicks erstellen.

  • Abrechnung nach Teilmandat, Pauschale oder Periode
  • Rechnungsstellung automatisieren
  • Mehrwertsteuersätze frei bestimmen

Anwendungsfälle für Kanzleien und Anwälte

    Wie kann ich Adressen und Mandate miteinander verknüpfen?

    Als Kanzlei ist es für die professionelle Mandatsbetreuung  wichtig, die Verflechtungen innerhalb eines Mandats zu kennen. In Vertec können Sie dafür einen Konfliktcheck bzw. eine Kollisionsprüfung eines neuen Mandats durchführen. Dabei schauen Sie, bei welchen Personen die Kanzlei bereits als Gegenpartei aufgetreten ist, um Anfragen schnell bearbeiten oder auch abweisen zu können.

    Manche Mandate haben mehrere Beteiligte wie beispielsweise Gegenparteien, Beteiligungen, Gerichte oder Schiedsgerichte. Sie sparen Zeit und erhöhen Ihre interne Transparenz, wenn die weiteren Beteiligten ohne grosse Suche aufzufinden sind.

    In Vertec können Sie Firmen, Kontakte, Personen und Paare per Drag and Drop miteinander verknüpfen. Pro Firma oder Mandat entsteht so ein Container mit den entsprechenden Adressen. Wie Sie Linktypen individuell anpassen, erfahren Sie in unserem Video oder in unserem Knowledge Base Artikel „Custom Linktypen“.

    Dokumentenmanagement-System (DMS) für Mandate

    Sie nutzen bereits ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zur intuitiven Dokumentenverwaltung? Dann können Sie dieses in Vertec anbinden. Denn in Vertec lassen sich mandatsbezogene Dokumente wie Briefe oder Rechnungen einfach erstellen. Die Dokumente werden automatisch am definierten Speicherort abgelegt und gleichzeitig im CRM am richtigen Ort verlinkt. Mit Hilfe so genannter Add-ins lassen sich auch E-Mails aus Outlook und Dateien aus Word oder Excel mit wenigen Klicks einem Mandat oder einem Kontakt zuordnen.

    Beliebige andere Dateien wie beispielsweise gescannte Dokumente können im CRM verlinkt und später bequem geöffnet werden. Bei jedem Dokument können auch Kommentare hinzugefügt, Zuständigkeiten und Termine vergeben oder andere Aktivitäten definiert werden. In diesem Fall erscheint dann das Dokument als termingebundene Arbeit in der Aktivitätenliste des jeweiligen Mitarbeiters.

    Bei einer Mandatseröffnung werden im CRM im ersten Schritt diverse Attribute und Parameter wie beispielsweise Mandatstyp, Kunde, Währung oder Sprache ausgewählt. Diese Metadaten können dem DMS automatisch übergeben und dann – bei Bedarf gemeinsam mit Berechtigungen – im DMS angelegt werden. Berechtigungen sind dann wichtig, wenn der Kreis der Mitarbeiter, die auf ein Mandat und die entsprechenden Dokumente zugreifen dürfen (z.B. bei M&A-Mandaten), klein ist. Bei der Mandatseröffnung wird zudem definiert, was im DMS passiert, wenn sich im CRM die Attribute oder Parameter verändern oder ein Mandat abgeschlossen wird (Archivierung).

    Im CRM erstellte Dokumente wie Briefe oder Rechnungen werden inklusive der Metadaten im DMS gespeichert. Das CRM kennt dabei den Speicherort. So kann das Dokument direkt aus dem CRM oder dann auch im DMS gefunden und geöffnet werden. Das CRM verfügt über die vollständige Kunden- und Mandatshistorie, das DMS kennt die Metadaten, was die Suche nach einem Dokument weiter vereinfacht.

    Zum ausführlichen Blogbeitrag über das papierlose Büro.

    Wie kann ich schnell auf Mandaten erfasste Leistungen für die Rechnungsstellung kontrollieren?

    Viele Kanzleien erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Erfasser oder verantwortlichen Mitarbeiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

    Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben werden und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Beispielsweise können Sie auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.

    Ihr Sekretariat sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert.

    Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

    Wie behalte ich alle Fristen und Termine im Blick?

    In Vertec haben Sie mit dem Fristenkalender nicht nur Ihre persönlichen Fristen, sondern auch die Ihres Teams oder der ganzen Kanzlei jederzeit im Blick. Bewährt hat sich dabei das „Ampelsystem“:

    • Gelb = Frist endet in 5 Tagen
    • Orange = Frist endet in 3 Tagen
    • Rot = Frist ist abgelaufen

    Dies kann selbstverständlich individuell angepasst oder ergänzt werden.

    Während des Mandatverlaufs können Sie sich die überfälligen Tasks und Fristen Ihres Teams anzeigen lassen. So haben Sie die Fristenkontrolle im Griff und den Überblick über:

    • Termine
    • Fällige Tasks
    • Pendenzen
    • Wiedervorlagen
    • Unerledigte Aktivitäten des Teams

    Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung des Fristenkalenders.

    Gewinnaufteilung in Mandaten

    Um in Anwaltskanzleien Gewinne zu verteilen, müssen die Regeln sauber definiert sein. Typischerweise sind der Akquisiteur, der Kundenbetreuer und der Mandatsleiter am Gewinn beteiligt. Aber wer soll welchen Gewinnanteil erhalten? Meist werden hier situative, mandatsspezifische Lösungen angestrebt.

    Die Basis für eine Gewinnverteilung bildet stets die bezahlte Rechnung. Offene Posten werden dagegen nicht berücksichtigt. Ein transparentes System wie Vertec liefert nachvollziehbare Resultate und kann technisch nahezu alle Fälle der Gewinnaufteilung abbilden. Bei unseren Kunden hat sich die Darstellung in einfachen Modellen bewährt.

    In Vertec können Sie Mitarbeiter für die Gewinnberechtigung einem Mandat zuordnen. Auf diesen Zuordnungen wird eine Quote als prozentualer Anteil und in vielen Fällen eine Rolle wie beispielsweise Akquisiteur, Mandatsverantwortlicher oder Kundenbetreuer hinterlegt.

    Bei lange laufenden Dauermandaten kann sich die Verteilung im Laufe der Zeit verändern. Gleiches gilt für die Zahlen aus einer Vorperiode. Das ist vor allem zu berücksichtigen, wenn der Zahlungseingang ein Teil der Methodik ist.

    Die Gewinnverteilung kann über das gesamte System oder nur für einen bestimmten Unternehmensbereich erfolgt. Kennzahlen wie Umsatz, Zahlungseingang oder Leistungserbringung können dabei berechnet und ausgewiesen werden. In einem Reporting können Sie für jeden Partner einzeln die Anteile pro Mandat berechnen und auflisten. So ist für alle Beteiligte jederzeit nachvollziehbar, von wo die einzelnen Kennzahlen stammen.

    Darüber hinaus können Sie mit Vertec auch Zielvereinbarungen und daran gekoppelte Zielumsätze hinterlegen.  Die Mitarbeiter sehen in Vertec ihre Beteiligungen und in Prozent den bislang erreichten Grad des Gewinns. In der Übersicht können Sie sich alle Mitarbeiter mit ihrem prozentual erreichten Stand anzeigen lassen.

    Mandatsmanagement in Vertec

    Vertec bietet Ihnen auf Knopfdruck eine kompakte Sicht auf Ihre laufenden Mandate. Dort sehen Sie auch alle offenen Leistungen und Spesen.

    Beim Blick auf ein Mandat erhalten Sie einen Überblick über sämtliche mandatsrelevanten Informationen wie beispielsweise Teilmandate, Gegenpartei(en), Memos und Rechtsschriften.

    Notarielle Dienstleistungen verrechnen

    Die Abrechnung von notariellen Dienstleistungen stellt spezielle Anforderungen an die Kanzleisoftware: Unter anderem müssen neben einfachen Rechnungen auch nach Parteien aufgeteilte Rechnungen gestellt werden können. Daneben ist die Berechnung von Amtsgebühren ohne Mehrwertsteuer (MwSt) oder standardisierten Gebühren wie Handänderungssteuer, Eintragungskosten für Grundbuch oder Handelsregister gefragt. Vertec kann diese speziellen Anforderungen abbilden und damit Ihre täglichen Arbeitsschritte stark vereinfachen.

    Von der Rundung bei der Rechnungsaufteilung bis zur Hinterlegung von Vorschüssen auf Projekten oder Phasen können Sie auch spezielle Anforderungen implementieren. Es ist möglich, Rechnungen auf mehrere Rechnungsempfänger aufzuteilen und mit unterschiedlichen Rechnungsanteilen zu verrechnen. Dabei können auch die einzelnen Rechnungsadressen voneinander abweichen.

    Wie kann ich schnell auf Mandaten erfasste Leistungen für die Rechnungsstellung kontrollieren?

    Viele Kanzleien erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Erfasser oder verantwortlichen Mitarbeiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

    Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben werden und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Beispielsweise können Sie auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.

    Ihr Sekretariat sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert.

    Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

    Split-Rechnungen und Anteilsrechnungen

    Wie kann ich die Rechnungstellung aufgeteilt nach einem Schlüssel an mehrere Rechnungsempfänger versenden? Diese Frage kommt vor allem in Joint Ventures auf, bei denen Leistungen auf einem Projekt oder Mandat erbracht werden.

    Wenn Sie in Vertec nicht alle Leistungen entsprechend aufteilen und getrennt in Rechnung stellen, ergeben sich zwei Vorteile: Rundungsdifferenzen werden vermieden und eine Pauschalrechnung ist möglich. Für die Bewertung der Leistung in der Nachkalkulation bei pauschalen Rechnungen müssen die Leistungen korrekt bewertet werden.

    Bei unseren Kunden hat sich für die Rechnungsaufteilung an mehrere Rechnungsempfänger folgende Umsetzung bewährt: Auf dem jeweiligen Projekt oder Mandat werden die prozentualen Anteile der verschiedenen Rechnungsempfänger hinterlegt. Ein Script teilt dann automatisiert die Gesamtrechnung auf die verschiedenen Rechnungsempfänger prozentual auf.

Standardsoftware und Individua­lisierung

Vertec bietet beides und ist dabei garantiert updatefähig

Diese Anwälte vertrauen auf Vertec:

«Die Auswertungen mit Vertec verhelfen uns zu wertvollen Erkenntnissen bei der strategischen Planung.»

Moreno Bellido, Head of Operations, Walder Wyss AG

 

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Tobias Wielki

Geschäftsführer Vertec GmbH Deutschland

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