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Modul Leistung & CRM

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Funktionen
             
Hauptmodul für die Dienstleistungs-Erfassung und Verrechnung    
Projekterfassung, Leistungs- und Spesenerfassung, Fakturierung    
Adressen
             
Einfache Adressenverwaltung    
Adressen durchsuchen und einsehen
Neue Adressen (Kontakte und Firmen) aus Outlook anlegen        
Firmen- und Personen-Adressdaten, Firmen und Personen zu Kontakten verknüpfen, mehrere Personen pro Firma. Eine Person kann gleichzeitig mit mehreren Firmen verknüpft sein (z. B. VR-Mitglieder).    
Zwei Personen können zu einem Paar verknüpft werden.      
Mutterfirma – Tochterfirma Verknüpfung bei Firmen
   
Zusätzliche Verknüpfungsarten zwischen Adressen erstellen und verwalten (z. B. alle VR’s zeigen).      
Zuordnen eines Mitarbeiters als Betreuer für eine Adresse    
Adressen können gleichzeitig Kunden und Lieferanten sein    
Beliebige Anzahl Telefon-Nummern, E-Mail-Adressen etc. pro Adresse    
E-Mails direkt aus der Adresse erstellen  
Homepage direkt aus Adresse öffnen  
Adresse direkt in Karten-App öffnen            
Bemerkung pro Adresse für adressspezifische Notizen    
Beliebige Anzahl von Aktivitäten als Kontakthistorie
Adresslayout für Briefe pro Adresse definierbar (z. B. USA-Formatierung)    
Adresslayout für Ausdrucke, Briefe etc. kann bearbeitet werden    
Adresslayouts können als Vorlagen abgespeichert werden, z.B. für Abbildung US-amerikanischer Adressen mit PLZ hinten    
Korrespondenzsprache pro Adresse hinterlegen    
Kategorisierung der Adressen mittels Stichwortzuordnung    
Erstellung eigener, hierarchischer Kategorien mittels Stichwort-Ordnern    
Dokumentautomation und -verwaltung mit Word (automatische Briefe, Faxe, Memos, Projektberichte etc.)    
Serienbrieffunktion via Excel-Export    
Word Addin für Seriendrucke aus Vertec      
Schnittstelle in Microsoft Outlook für den Import oder Export von Adressen (und via Outlook zum Smartphone)        
Aktivitäten
             
Adress- und Projekttasks und Historie mittels Aktivitäten
Überwachung von Tasks, Terminen und Fristen  
Eingehende E-Mails aus Outlook als Aktivitäten anlegen        
Ausgehende E-Mails automatisch als Aktivitäten speichern        
Automatische Verknüpfung von Dokumenten aus Word, Explorer & Outlook    
Abgleich von pendenten Aktivitäten als Outlook-Aufgaben        
Projekte / Mandate
             
Beliebige Anzahl Projekte pro Kunde    
Zuordnung von Projekt- resp. Mandatsleiter    
Zuordnung Teamleiter (Vorgesetzter) – Team mit Teamleiter-Berechtigung      
Verknüpfung Stellvertreter – Vertretene mit Berechtigungs-Vererbung      
Projekt bei Beendigung inaktiv schalten    
Übersichtstabelle nach Zeit und Bearbeitern    
Zuordnung von Hauptbearbeitern, Stv. sowie Sekretärin    
Kategorisierung der Projekte nach Dienstleistungskategorie, nach Branchen, nach Akquisitionskanal, etc. (durch Ordnerstrukturen)    
Führung der Projekte in Fremdwährung      
Einteilung von Projekten in Projekttypen: Hinterlegen von Buchhaltungsinformationen / Charakterisierung Produktiv / unproduktiv / Zuordnung von Bearbeitern und Tätigkeiten für die Leistungserfassung / Abteilungen mit eigenen Tätigkeiten      
Tarifsystem / Stundensätze
             
Stundensatz auf dem Projekt parametrisierbar    
Stundensatz pro Bearbeiter und Projekt parametrisierbar    
Stundensatz per Tariftabelle definierbar    
Tariftabelle nach Mitarbeiterkategorie, Projektkategorie und Tätigkeit    
Verwaltung von externem Ansatz, Kostensatz, Bearbeiter Ansatz und Tagespauschalen    
Tarife pro Währung      
Tagespauschalen in Tariftabelle hinterlegbar    
Behandlung von Stückleistungen (Einheitstarife für eine Dienstleistung, z.B. für eine Messung)      
Bearbeiter / Projektleiter
             
Stundensatz pro Bearbeiter hinterlegbar    
Erfassungswährung pro Bearbeiter hinterlegbar      
Normkostensatz pro Bearbeiter hinterlegbar    
Lohn und Gemeinkosten pro Mitarbeiter      
Erfassung einer Bearbeiterstufe, z.B. «Partner» oder «Ingenieur» für die automatische Tarifberechnung    
Sollzeiteingabe auf Jahres- oder Wochenbasis, Überzeitvortrag von Vorjahr    
Arbeitszeitvorgaben pro Mitarbeiter oder systemweit definieren    
Sollzeit und Ferien pro Benutzergruppe definieren      
Feiertagekalender importierbar      
Abwesenheitskalender für Arbeitszeit-Ausnahmen    
Präsenzzeitkontrolle v    
Ferienkontrolle (Ferienguthaben, Vortrag von Vorjahr, bezogene Ferien)    
Verwaltung von Eintritts- und Austrittsdaten    
Bearbeiter bei Austritt inaktiv schalten    
Leistungen und Spesen
             
Leistungen erfassen
Spesen erfassen  
Leistungserfassung aus Outlook-Terminen        
Spesen in Fremdwährung erfassen    
Leistungs- und Spesentypen verwalten    
Leistungstypen bei der Erfassung von Leistungen zuordnen

Spesentypen bei der Erfassung Spesen zuordnen  
Tätigkeitstext und Spesentexte in mehreren Fremdsprachen  
Freigabe pro vordefinierten Projekttyp (Auftragsprojekt, interne Projekte, Produktprojekt)    
Freigabe pro eigendefinierten Projekttyp      
Tagespauschalen über Leistungstyp (Tätigkeit)  
Ertragskonto, MwSt.-Typ, Kostenstelle pro Tätigkeit    
Zusätzlich Wert intern und extern, Aufwandkonto und MwSt.-Typ Einkauf für Spesen- und Auslagentypen für z.B. Rückerstattung von Spesen an Mitarbeiter    
Verdeckte Leistungen über Leistungstyp (Tätigkeit) parametrisieren      
Verrechenbarkeit von Leistungen auf Tätigkeiten vordefinieren    
Angabe von Tätigkeiten für Stückleistungen  
Leistungserfassung
             
Leistungserfassung in Tagesliste oder in Einzelmaske  
Leistungserfassung in der Wochentabelle    
Automatische Zeit-Erfassung mittels Timer-Funktion  
Leistungen periodenweise freigeben      
Spesen auf Leistungspositionen erfassen    
Spesen in separater Liste erfassen  
Belegbilder für Spesen hinterlegbar  
Präsenzzeit einfach erfassen mit der Erfassungshilfe Präsenzzeitliste    
Sollzeitanzeige auf der Erfassungsmaske einblenden    
Offerten / Angebote
             
Erstellen von Offerten/Angeboten. Die Struktur wird von den Projekten und Teilprojekten übernommen, die Beträge vom Budget. (Vertec-Budget & Teilprojekt erforderlich)      
Offerierte Projekte ohne Neuerfassung verrechnen    
Rechnungsstellung / Fakturierung
             
Manuelle Auslösung einer Rechnung pro Projekt /Mandat    
Beliebig viele Rechnungen pro Projekt    
Fakturavorschläge    
Rabatt in Prozent oder Geldbetrag    
Spesenpauschalen    
Rechnungsvorgaben (Rabatte, Spesenpauschalen, pro Forma) pro Projekt hinterlegbar    
Rechnungen manuell anpassbar (Manipulation der Leistungs- und Spesenpositionen, setzen eines Pauschalbetrages)    
Automatische Rechnungsmanipulationen      
Rechnungsausdrucke in integriertem Reportgenerator      
Rechnungsausdrucke in Word (Rechnung, Detaillisten, ESR)    
Rechnungsintervall (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich) konfigurierbar    
ESR-Rechnungen (oranger Einzahlungsschein)    
Erfassen, Fakturieren und Verrechnen von Vorauszahlungen    
Schnittstelle in die gängigsten Debitorenbuchhaltungsprogramme Abacus, Datev, Diamant, Sage 200 (Simultan), Sage 50 (Sesam), SelectLine, Topal etc.        
Dokumentautomation und -Verwaltung
             
Erstellen von adressierten Briefen und Dokumenten direkt aus der Adresse mit Word      
Führen einer Dokumentverwaltung (projekt- und mandatsbasiert, adressbasiert) mittels Aktivitäten        
Automatische Dokumentspeicherung bei Erstellung, Dokumentname parametrisierbar      
Vertec-Funktion im Word für automatische Abspeicherung in der Projektablage        
Verwaltung von Dateitypen wie PDF, TXT etc.        
Direkter Zugriff von Vertec auf das Dateisystem        
Organisations-Hilfsmittel
             
Erstellen von eigenen Ordnern und Ordnerstrukturen für alle Objekte (Projekte, Kunden etc.) für Ihre pendenten Fälle, für die offenen Rechnungen, für die Sortierung nach Kategorien etc. Objekte können gleichzeitig in mehreren Ordnern sein. Die Zuordnung zu den Ordnern erfolgt manuell oder automatisch.    
Auszeichnung von Ordnern als Stichworte-Ordner. Diese erscheinen dann zur Auswahl auf den passenden Datentypen. Alle Einträge lassen sich so einfach und übersichtlich kategorisieren.    
Script-Umgebung für VB-Script und Python        
Integrierter Scripteditor        
Scripts können als neue Menüpunkte parametrisiert werden      
Registrierung von Scripts auf Daten-Events, z.B. "neues Projekt wird erstellt" oder "Tätigkeit wird auf Leistung erfasst"      
Hinterlegen von Bedingungen (OCL-Expressions) bei der Registrierung von Scripts      
Kundenspezifisches Customizing der Benutzeroberfläche      
Exportieren und Importieren von Plug-ins via Config Sets (XML-Dateien)    
Reports und Auswertungen
             
Reporting mit Microsoft Word    
Reporting mit Microsoft Excel      
Erstellen eigener Reports mittels Office-basiertem Reportgenerator (Word, Excel, PDF)    
Export von Listen nach Excel    
Mitgelieferte Standard-Reports (Auswertungen, Spesen, Angebote, Rechnungen u.v.m.)    
Frei definierbare Auswertungen    

 

Modul Budget & Teilprojekt

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Budget
           
Budgets / Auftragsbestand auf Projekten  
Teilprojekte budgetieren  
Automatische Protokollierung von Budgetwert Änderungen    
Budgetierung auf Teilprojekte mittels Leistungstypen (Tätigkeiten), Spesen- und Auslagentypen (für Auslagentypen ist Vertec-Fremdkosten Voraussetzung)    
Budgetierung pro Bearbeiter auf Teilprojekt  
Budget in Beträgen, Stunden oder Kosten  
Budget in Fremdwährungen  
Auswertungen für die Soll/Ist- und Projektkontrolle  
Teilprojekt
           
Teilmandate/Teilprojekte/Projektphasen  
Teilmandate/Teilprojekte/Projektphasen in weitere Subprojekte unterteilbar    
Teilprojekte mit Anfangs- und Enddatum, Verantwortlichem, Auftragsbeschreibung, Abschlussdatum  
Stundensätze auf Teilprojekte erfassen  
Pauschale Teilprojekte mit Abschlussdatum (pauschale Verrechnung des Auftrags)  
Teilprojekte als Pauschale kennzeichnen  
Sub-Teilprojekte mit automatischer Kumulierung der Budget- und Soll-Werte    
Konditionen für Leistungs-, Spesen- und Auslagentypen pro Teilprojekt angeben (z.B. anderer km-Preis für Anreise)    
Erfassung von Leistungs-, Spesen- und Auslagetypen pro Teilprojekt einschränkbar    
Tätigkeiten, Spesentypen und Bearbeiter den Teilprojekten zuordnen    
Ansätze und Preise auf den Zuordnungen speziell definierbar    
Status und Auftragswahrscheinlichkeit pro Teilprojekt führen  
Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten von Mitarbeitern erfassen (Bearbeiter-Skills)  

 

Modul Business Intelligence

Funktionen Linie Standard Linie Expert Desktop App Cloud App Web App Phone App
Detaillierte Kennzahlen-Auswertung
 
Grafische Darstellung mittels Balkendiagrammen und Liniengrafiken  
Selektierbare Datumsbereiche sowie Zeitreihen  
Analysen nach vielen Kriterien, z. B. – Umsatz/Deckungsbeitrag – verrechnet/offen – Kunden/Mandat & Projekt/Teilprojekt – Projektleiter/Mitarbeiter – Leistungsart/Datumsbereich usw.  
Analysen frei erweiterbar  
Freie Auswertungen nach eigenen Gruppierungen und Strukturen  
Frei definierbare Ordnerstrukturen detailliert auswertbar  
Gruppen von Projekten, Teilprojekten, Projektleitern, Bearbeitern und Tätigkeiten miteinander vergleichen  
Projektionen von Gruppen untereinander (z.B. „Umsatz der Abteilung ‚X’ im Kundensegment ‚Y’)  
Skills von Mitarbeitern auswerten (Bearbeiter-Skills erfordern Vertec Budget & Teilprojekt)  
Alle Business Intelligence Ansichten nach Excel exportierbar  
Daten mittels eingebautem Task-System über Nacht vorberechenbar  

 

Modul Ressourcen & Projektplanung

Funktionen Linie Standard Linie Expert Desktop App Cloud App Web App Phone App
Projektorientierte Planung der Mitarbeiter-Ressourcen
 
Vergleich der Plandaten mit effektiv erfassten Leistungen  
Planung tage-, wochen- oder monatsweise, pro Mitarbeiter und Projekt  
Anzeige der verfügbaren Arbeitszeit von Mitarbeitenden pro Planungsintervall  
Detaillierte Ressourcenplanung auf Teilprojektebene (Vertec Budget & Teilprojekt erforderlich)  
Auswertungen und Übersichten für die Ressourcenplanung als Excel-Berichte  

 

Modul Fremdkosten

Funktionen Linie Standard Linie Expert Desktop App Cloud App Web App Phone App
Managen von Kundenauftrags-Kreditorenrechnungen  
Budgetieren und Überwachen der Fremdkosten  
Integriertes Bestellwesen  
Auslagen (Fremdleistungen und Material) erfassen und verrechnen  
Detaillierte Erfassung von einzelnen Positionen pro Auslage    
Auslagen mit Status kennzeichnen (geplant, bestellt, Rechnung eingetroffen)  
Kreditoren-Personenkonto erfassen und Adressen zuordnen  
Drittrechnungen direkt in die Kreditorenschnittstelle (Kreditorenbuchhaltung) verbuchen      
Budgetieren und Überwachen von Kosten auf Teilprojektebene nach Auslagentypen (für Teilprojektebene ist Vertec-Budget & Teilprojekt Voraussetzung)    
Pro Auslage mehrere Bestellpositionen erfassbar für Sammelbestellungen    

 

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