Spesenerfassung

Vertec als Spesenerfassung Software nutzen

Die Spesenerfassung erfolgt in Vertec analog zur Leistungserfassung. Spesen können Sie entweder unabhängig von Leistungen erfassen oder aber in einzelne Leistungen integrieren. Sie können Spesen am Laptop oder per Smartphone über die Phone App erfassen. Eingegebene Spesen stehen unmittelbar für die Weiterverarbeitung zur Verfügung.

✓ Interne Prozesse zu Reisekosten und Spesen hinterlegen
✓ Spesen gesammelt per Report einreichen
✓ Reisekostenabrechnung mit Vertec erstellen

Spesenerfassung im Detail

Individuelle Prozesse zu Reisekosten und Spesen hinterlegen

Einfache Spesenerfassung mit Vertec: Sie bestimmen, ob eingetragene Spesen intern freigegeben werden müssen oder direkt weiter verrechnet werden. Für unterschiedliche Spesen wie Reisekosten mit der Bahn oder Kopien können Sie zentral festlegen, ob diese Ihren Mitarbeitern erstattet werden oder nicht. Die Erfassungswährung, in welcher der Mitarbeiter seine Spesen zurückerstattet erhält, kann von der Währung, in der die Spese dem Kunden verrechnet wird, abweichen.

 

Spesen gesammelt per Report einreichen

Wurden für einen Mitarbeiter alle Spesen in Vertec eingetragen, kann dieser jederzeit seine zurückzuerstattenden Spesen einsehen. Die Einreichung der Spesen beim Arbeitgeber ist in wenigen Schritten mit Hilfe eines Standard-Reports möglich.

 

Reisekostenabrechnung mit Vertec erstellen

Für die Reisekostenabrechnung legen Sie zuerst eine Vorlage zur Reisekostenabrechnung in Ihrem Vorlagenverzeichnis an. Diese Vorlage wird dann auf einem einzelnen Mitarbeiter ausgeführt und enthält automatisch die für ihn hinterlegte Adresse. Nachdem der Report ausgefüllt wurde, erzeugt Vertec eine entsprechende Spese.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine Reisekosten wie beispielsweise Hotelrechnung oder Taxiquittung direkt im System mit Belegbild hinterlegen?

Über die PhoneApp können Sie Belege direkt mit dem Smartphone fotografieren und dann zu Spesen hinzufügen. Am PC können Dateien hochgeladen und ergänzt werden.

Sind die Spesen an den Kunden verrechenbar bzw. auf ein Projekt buchbar?

Ja, das ist möglich.

Kann ich Vertec testen?

Sie können Vertec 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Wir unterstützen Sie in diesem Zeitraum sehr gerne. Jetzt 30 Tage kostenlos testen.

Welche Reports stehen standardmässig zur Verfügung?

Vertec stellt eine Vielzahl Reports zur Verfügung. Eine Übersicht unserer Standard-Reports finden Sie in unserer Knowledge Base.

Wie schreibt man einen Report?

Mit Vertec können Sie standardisierte sowie benutzerdefinierte Berichte (Reports) generieren. Dies können zum Beispiel Angebote, Rechnungen, eine Liste der rückzuerstattenden Spesen oder die Budgetübersicht eines Projekts sein. Die Ausgabe der Reports erfolgt in den Formaten Word, Excel oder PDF. Die Layout-Basis wird dabei meist als Vorlage in Word oder Excel erstellt. Der Dateninhalt in Form von einzelnen Kennzahlen aus Vertec wird als Python Code hinterlegt. Eine ausführliche Anleitung für das Anlegen eines Reports finden Sie in der Knowledge Base.

Welche App nutze ich wann?

Vertec Desktop App

Zum Arbeiten auf dem PC im Büro, wenn eine LAN Verbindung zum Datenbankserver besteht. Die Desktop App ist dabei diejenige Vertec App, welche sämtliche vorhandenen Schnittstellen unterstützt (z.B. Adressabgleich mit Outlook oder Buchhaltungsschnittstellen) sowie noch am meisten "legacy features" (z.B. im Bereich Reporting) hat – als neuer Vertec Anwender unterscheidet sich die Desktop App nur im Bereich Schnittstellen von der Cloud App. Die Desktop App ist ein full-featured Client.

Vertec Cloud App

Zum Arbeiten im Büro und unterwegs auf Windows Geräten. Die Vertec Cloud App ist ein "Cloud Client", kommt also, wie die Web App und die Phone App, ohne LAN Verbindung zum Datenbankserver aus. Die Cloud App besitzt lokalen Zugriff auf das Filesystem für das Speichern von Reports und bietet Schnittstellen an, z.B. von den Vertec Office-Addins aus (z.B. für das Abspeichern von E-Mails aus Outlook). Die Cloud App ist ein full-featured Client.

Vertec Web App

Zum Arbeiten im Büro und unterwegs, auch mit Macs und Mac Books nutzbar. Weil die Web App ohne weitere Installation und Plugin in jedem Browser läuft, besitzt sie auch keinen Zugriff auf lokale Ressourcen wie Filesystem; erstellte Reports werden per Download angeboten. In Vertec selber unterscheiden sich der Featureumfang aber nicht von der Desktop oder Cloud App - die Web App ist ein full-featured Client.

Vertec Phone App

Um unterwegs Leistungen und Spesen zu erfassen und Adressen aufzurufen. Zusätzlich können Sie Aufgaben erfassen und an Kollegen delegieren.
Die Phone App ist im App Store und im Google Play Store erhältlich. Die Phone App ist darum ein specialised Client.

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