Projektbasierende Einkaufsprozesse in Vertec abbilden

Sie benötigen im Rahmen eines oder mehrerer Projekte Materialien oder Hardware, die von Lieferanten bezogen und projektbasiert erfasst, freigegeben und abgerechnet werden sollen? Des Weiteren möchten Sie alles im Blick haben und übersichtliche Auswertungen wie beispielsweise Deckungsbeiträge über Leistungen, Spesen und Auslagen erhalten? Möglich wird dies mit unserer Zusatzfunktion «Einkauf», die den Funktionsumfang Ihres Vertecs kostenlos erweitert.

Mit der Installation wird der Ordner «Einkauf» erzeugt und die folgenden Unterordner angelegt:

• Offene Auslagen
• Auslagen zur Freigabe
• Freigegebene Auslagen
• Kreditoren
• Verrechnete Auslagen
• Auswertungen

Eine Bestellung, in Vertec Auslage genannt, durchläuft vom Erfassen, über die Freigabe bis zur Fakturierung die genannten Ordner, sodass der Prozess transparent und einfach nachvollziehbar abgebildet wird. Nach dem Importieren der Zusatzfunktion besteht der erste Schritt im Anlegen der benötigten Auslagentypen.

Bestellungen erfassen

Im Anschluss wird eine Auslage bzw. eine Bestellung angelegt. Bestellungen können direkt am Projekt oder im Ordner «Offene Auslagen» erfasst werden. Per Rechtsklick auf den genannten Ordner lässt sich eine neue Auslage anlegen. Weisen Sie im nächsten Schritt das jeweilige Projekt und den Typ, z.B. «HARD» für Hardware, zu und tragen Sie den jeweiligen Bestellwert ein.

Ebenfalls ist es möglich, Auslagen, analog zu Leistungen und Spesen, direkt zu einem Projekt oder vom Bearbeiter aus zu erfassen. Diese Auslagen erscheinen dann auch im Ordner «Offene Auslagen».

Optionale Angaben wie eine Projektphase, ein Beschreibungstext, Marge oder Rabatt können auf derselben Seite ergänzt werden. Hier wird auch der Status der jeweiligen Bestellung definiert: geplant, bestellt oder eingegangen. Per Checkbox kann die Auslage bereits an dieser Stelle freigegeben werden. Wird hier noch kein Haken gesetzt, erscheint die Auslage automatisch in dem Unterordner «Auslagen zur Freigabe», in dem alle Auslagen mit diesem Status aufgelistet werden.

Wird die jeweilige Auslage per Checkbox freigegeben, so erscheint sie daraufhin in dem Ordner «Freigegebene Auslagen». Ist die Bestellung erfolgt, kann der Status auf «Bestellt» gesetzt werden.

Auslage einem Lieferanten zuordnen

Der Lieferant lässt sich bei eingetroffener Bestellung oder auch schon vorher zuordnen. Sollte der Lieferant noch nicht im System existieren, so wird er erfasst. Im nächsten Schritt wird die entsprechende Auslage zugewiesen. Zum Erfassen der Eingangsrechnungen wird in Vertec pro Rechnung ein Kreditor angelegt. Dies erfolgt per Rechtsklick auf den Ordner «Kreditoren in Bearbeitung». Über den Button «Auslagen zuordnen» wird aus den offenen Auslagen die Auslage ausgewählt, die dem Kreditor bzw. der Eingangsrechnung zugeordnet werden soll. Zuvor wird im Feld «Lieferant» die Firma selektiert, bei der die Ware bestellt wurde.

Rechnungen für Auslagen erstellen

Die offenen Auslagen werden analog zu Spesen und Leistungen bei der Rechnungsstellung automatisch berücksichtigt. Soll nur eine einzelne Auslage in Rechnung gestellt werden, so wird im Ordner «Freigegebene Auslagen» die gewünschte Auslage per Doppelklick aus-gewählt und per Rechtsklick auf dem Projekt eine neue Rechnung erzeugt. Um sicherzustellen, dass allein die jeweilige Auslage, ohne z.B. auf dem Projekt noch angefallene Leistungen, verrechnet wird, werden per Rechtsklick alle anderen Objekte von der Rechnung getrennt. Mit einem Klick auf den Button «Verrechnen» wird die Rechnung verrechnet. Sie erscheint anschliessend im Ordner «Verrechnete Auslagen».

Auswertungen einsehen

Im Ordner «Auswertungen» können neben Kreditoren ohne Auslagen und Lieferanten auch alle Auslagen in Projekten angezeigt werden. So zeigt sich eine Übersicht in welchem Projekt noch Bestellungen geplant, bestellt oder eingegangen sind. Weitere Spalten geben über das Budget für Auslagen pro Projekt Aufschluss oder geben die Werte noch offener oder bereits verrechneter Auslagen an.

Download in der Knowledge Base

Die Zusatzfunktion steht auf der Knowledge Base zum Download bereit. Ein begleitender Artikel erläutert weitere Details. Bei Fragen Ihnen unser Support-Team  gerne weiter.

Voraussetzungen

Voraussetzung ist die Vertec Produktlinie «Expert» und das Modul «Fremdkosten» in den beiden von uns angebotenen Betriebsarten «On-Premises» und «Cloud Abo».

Was sind Zusatzfunktionen?

Mit Zusatzfunktionen fügen Sie mit wenigen Klicks Ihrer Vertec Installation mehr Funktionalität hinzu. Und das völlig kostenlos. Technisch gesehen handelt es sich dabei um XML-Dateien, die importiert werden und dabei zum Beispiel bestimmte Ordnerstrukturen inklusive Berechtigungen, Auswertungen, Berichtsvorlagen, Scripts und Prozess-Automatisierungen einrichten.