Christoph Vaagt (Berater von Top-Anwälten und Kanzleien) im Interview mit Vertec

Christoph Vaagt, Berater von Top-Anwälten und Kanzleien, sagt über sich auf LinkedIn:

«Wenn Sie mit jemanden arbeiten wollen, der alle Aspekte anwaltlicher Tätigkeit und des Managements von Kanzleien versteht, dann freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme. Denn ich bin darauf spezialisiert Veränderungen in Kanzleipartnerschaften systemisch agil zu bearbeiten und konsensorientiert umzusetzen, resp. einzelnen Anwälten zu helfen, sich zu verorten und Optionen zu sehen. Dabei fokussiere ich auf Kultur, also die Art und Weise, wie Menschen miteinander umgehen, indem wir Prozesse so organisieren, dass sich alle Stakeholder mit ihren Wünschen und Befürchtungen einbringen können.»

Vertec ist ein Anbieter eines integrierten CRM und ERP Systems für Anwälte und andere Professional Services Unternehmen und wählt einen anderen Ansatz als klassische Kanzleimanagementsysteme. Bei Vertec steht die unternehmerische Tätigkeit im Vordergrund, um für mehr betriebswirtschaftliche Transparenz im Sinne des Mandatscontrollings aber auch der Gewinnverteilung, sowie der Profitabilität von Kostenträgern und Kostenstellen in der Kanzlei zu sorgen.

Vertec:
Herr Vaagt, sowohl LAW FIRM CHANGE CONSULTANTS als auch Vertec beschäftigen sich mit den Prozessen in Anwaltskanzleien. Ihre Expertise liegt hier bei dem Schwerpunkt Change Management und die von Vertec bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Auf Ihrer Website finde ich dazu, dass Abläufe in Kanzleien häufig historisch gewachsen und partnerspezifisch sind, was die Organisation schwerfällig, langsam und teuer macht. Das deckt sich sehr mit unseren Erfahrungen. Was sind Ihrer Meinung nach die größten Hürden dieses Stadium zu verlassen und eine echte Verbesserung bei den Kanzleien herbeizuführen?

Herr Vaagt:
Partnerschaften tun sich schwer mit Entscheidungen, weil alle eingebunden werden wollen; damit werden die Prozesse politisch. Das ist nicht hilfreich, um wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Also geht es darum, einen Konsens in der Partnerschaft für die finanziellen Ziele, gemessen am Wettbewerb zu bilden, und dann die dafür notwendigen Massnahmen; so dass der Einzelne zwar Freiraum hat zu entscheiden, wie er das erreichen will, aber nicht ob.  

Vertec:
Was ist Ihre Erfahrung, wie die meisten mittelständischen Unternehmen heute bezüglich der Digitalisierung von Kernprozessen aufgestellt sind? Wie durchgängig sind die Daten und Zahlen in den Kanzleien heute schon, vor allem in Bezug auf Leistungen, Rechnungen und Controlling?

Herr Vaagt:
Die wenigsten Kanzleien sind kennzahlengesteuert. Juristen sind damit nicht großgeworden. Zugleich wollen sie möglichst viel Gewinn. Dieser Widerspruch ist nur durch gutes Controlling zu lösen. Die meisten Kanzleimanagementsysteme verfügen nicht über vernünftige, hilfreiche Kennzahlen und lassen die Partner im Dunkeln.  

Vertec:
Am Ende des Tages sind Anwaltskanzleien ja auch unternehmerisch tätig und sollten zum Ziel haben, nachhaltig und transparent zu arbeiten und Gewinne zu optimieren. Wie ist da Ihrer Erfahrung, wie die meisten Anwälte heutzutage auf dieses Thema blicken?

Herr Vaagt:
Der Gewinn ist relativ: alle Partner von Kanzleien behaupten immer, sie seien zufrieden mit dem, was sie verdienen, gleichzeitig streiten sie gerne über ihren scheinbar zu geringen Anteil. Eine Transparenz ist selten gewünscht und fast nie wirklich 100 % herstellbar. Aber eine vernünftige Übereinkunft was und wieviel zu verdienen ist und wie das geht, wäre schon hilfreich. Da unterscheiden sich UK und US Kanzleien deutlich von deutschen, die dafür auch nur zwei Drittel des Umsatzes pro Berufsträger und oft weniger als die Hälfte des Gewinnes einstreichen. 

Vertec:
Warum müssen sich Anwaltskanzleien wettbewerbsfähiger aufstellen, vor allem, wenn Sie gut verdienen? Geht es da auch um das Finden und Halten von guten Anwälten, also dem klassischen „war for talents“, oder was sind die Hauptgründe?

Herr Vaagt:
Kanzleien sind in jedem Segment, in dem sie tätig sind, dem Wettbewerb um Mandanten, Mandate und Mitarbeiter sowie Partner ausgesetzt. Diesem Wettbewerb kann man nicht entkommen. Wer ihn ignoriert wird nach unten durchgereicht. Es geht also um alle Dimensionen unternehmerischen Handelns. Es ist nicht reduzierbar auf Anfangsgehälter von guten Mitarbeitern. Aber da zeigt es sich besonders, weil viele Kanzleien einfach keine Mitarbeiter mehr finden, wenn sie nicht den Marktpreis zahlen können der in ihrem Segment gilt. 

Vertec:
Blicken wir doch mal auf das Thema, wie eine Kanzlei noch erfolgreicher werden kann. Spontan fällt mir dazu ein: Prozesse standardisieren und wo möglich digitalisieren, Controlling einführen und relevante Kennzahlen erstellen, sowie die richtigen Schlüsse daraus ziehen. Wie sind da Ihre Erfahrungen? Würden Sie dem zustimmen, oder haben Sie noch etwas zu ergänzen? Wie ist die Haltung der Kanzleien dazu, mit denen Sie in Kontakt stehen?

Herr Vaagt:
Wir würden eher Top Down anfangen: Konsens hinsichtlich Marktposition und notwendige Schritte zur Weiterentwicklung; Benchmarking der Kennzahlen, um weitere Potenziale zu identifizieren, da in der Regel Kanzleien schlecht bewirtschaftet werden; Dazu müssen wir oftmals das Mindset erweitern, da „Kennzahlen“ als etwas „Böses“ angesehen werden, die nur die „Freiheit“ beschränken. Dazu gehört auch etwa die Zeiterfassung zu optimieren, was alleine meist um die 50.000 € Zusatzumsatz pro Jahr und Berufsträger bringt (wenn die EDV mitspielt).  

Vertec:
Was sind denn für eine mittelständische Kanzlei relevante Kennzahlen zum Steuern? Wie messen Anwaltskanzleien den Erfolg oder Misserfolg mit welchen Tools?

Herr Vaagt:
Anwaltskanzleien zerfallen in zwei Kategorien: jene, die messen und jene, die das nicht oder so gut wie nicht tun. Die ersteren sind UK oder US Kanzleien oder Anwälte, die aus solchen kommen und das Geschäftsmodell der Wirtschaftskanzlei verstanden haben. Die anderen messen meist nicht, verstehen es auch nicht, fürchten sich vor Zahlen und der Konsequenz, nämlich der Offenlegung von Unterschieden der Beiträge. Die meisten Kanzleiprogramme haben keine ordentlichen Auswertungsmöglichkeiten; das liegt auch an den Kunden, aber auch daran, dass sich die Entwickler nicht damit beschäftigen, obwohl viele von den Programmen beispielsweise Buchhaltungsmodule haben, also über fast alle relevanten Kennzahlen verfügen. Relevant sind zum Beispiel Anzahl Soll/IST, Stunden, Auslastung und realisierte Stundensätze. Gemessen werden aber nur Umsatz, Anzahl Stunden, evtl. Gewinn, und zwar im Nachhinein, mit grossem Abstand zur Leistungserbringung. Das bedeutet, der Großteil der Kanzleien fährt mit Blick in den Rückspiegel.     

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