Vertec AI Chatbot

Der Chatbot hilft Ihnen bei Fragen rund um das Produkt und die Anpassbarkeit der Software. Wie bei allen AI-generierten Daten sollten die Antworten bei kritischen Informationen verifiziert werden. Nehmen Sie dafür gerne Kontakt mit uns auf. Weitere Informationen zur Verarbeitung der Chat-Daten bieten wir auf der Datenschutzseite.

Die besten Antworten liefert der Chatbot, wenn Ihr Input möglichst viele Informationen enthält. Zum Beispiel:

«Welche Apps stehen im Vertec Cloud Abo zur Verfügung?»

Fakturierung

Einfache Projektabrechnung mit Vertec

Projektabrechnung leicht gemacht: Ganz egal, ob Sie für ein ganzes Projekt, eine bestimmte Periode oder einzelne Projektphasen Rechnungen schreiben möchten. Verwenden Sie Vertec zur Projektabrechnung und digitalisieren Sie Ihren Geschäftsprozess.

Reduzieren Sie signifikant den zeitlichen Aufwand im Vergleich zur manuellen Abrechnung und sparen Sie langfristig Kosten.

  • Leistungen freigeben
  • Rechnungsübersicht
  • Projekte abrechnen
  • Reports und Rechnungsvorlagen
  • Verrechnen und verbuchen
  • Nachträgliche Veränderungen
  • Automatisierungen und wiederkehrende Rechnungen
Arbeiten mit Vertec: Rechnungsstellung
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Leistungen freigeben

Sie können Leistungen periodenweise freigeben. Bei der Rechnungsstellung zur Projektabrechnung sehen Sie dann auf einen Blick, ob alle Leistungen korrekt erfasst wurden. Zudem können freigegebene Leistungen genau wie Spesen oder Auslagen im angegebenen Zeitraum gesperrt werden.

 

Übersicht bei der Projektabrechnung

Per Mausklick erzeugen Sie in der Fakturierungssoftware eine neue Rechnung aus einem Projekt. Ist das Projekt in Phasen unterteilt, können Sie an dieser Stelle auch einzelne Projektphasen für die Fakturierung auswählen. Auf der Rechnungsübersicht erhalten Sie dann alle relevanten Informationen zusammengefasst.

 

Reports und Vorlagen

Grundsätzlich können alle Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen Rechnungen erstellen. Vertec als Software zur Projektabrechnung stellt Ihnen dafür bereits mehrere Vorlagen und Reports zur Verfügung. Word-Reports lassen sich als Dokumentvorlagen (*.dot-Dateien) anpassen. So können Sie ganz einfach individuelle Vorgaben abbilden.

 

Verrechnen und verbuchen

Ist die Rechnung fertig bearbeitet und erstellt, kann sie verbucht werden. Haben Sie eine Finanzbuchhaltungslösung an Vertec angebunden, wird direkt eine Debitorenbuchung ausgelöst.

 

Nachträgliche Veränderungen (Manipulation)

In einer Rechnung können Sie auf dem Gesamtbetrag nachträgliche Veränderungen durchführen. Auch einzelne Leistungen, Spesen oder Auslagen können unabhängig von den tatsächlich erfassten Leistungen für die Rechnungsstellung bearbeitet werden. Sämtliche Zahlen werden doppelt geführt, sodass auf der Aufwandseite nichts verloren geht. Vor allem für eine Nachkalkulation kann dies wichtig sein. Alle nachträglichen Veränderungen können einfach wieder rückgängig gemacht werden.

 

Automatisierte Prozesse und wiederkehrende Rechnungen

Vertec bietet bei der Projektabrechnung die Möglichkeit, die Abrechnung zu automatisieren. Per Mausklick werden dabei je nach eingestellter Akontoperiode die entsprechenden Teilbeträge generiert.

 

Mahnwesen

Grundsätzlich ist das Mahnwesen in das externe Buchhaltungsprogramm integriert, mit dem Vertec über eine Schnittstelle verbunden ist. Mahnungen und Zahlungskontrolle werden dann von diesem übernommen. Zusätzlich gibt es in Vertec die Möglichkeit, ein eigenes Mahnwesen aufzubauen. Hierfür haben wir die Zusatzfunktion Mahnwesen entwickelt, mit dem in Vertec erstellte Rechnungen unter Berücksichtigung unterschiedlicher Mahnstufen angemahnt werden können.

Häufig gestellte Fragen

Vertec verfügt über keine eigene Buchhaltung, aber über Schnittstellen zu allen gängigen Finanzbuchhaltungsprogrammen. Die Schnittstellen lassen sich mit Vertec per Knopfdruck installieren und mit wenigen Angaben in den Systemeinstellungen aktivieren. So ist eine reibungslose Übertragung der Daten möglich.

Ja, denn Vertec wurde speziell für Dienstleister entwickelt. In der Rechnungsstellung können Sie die abzurechnenden Leistungen nachträglich anpassen und können sowohl Festpreise als auch nach Aufwand (Time and Material) abrechnen. Selbstverständlich können Sie auch Reisekosten und Spesen mit fakturieren.

Im Standard werden alle Leistungen, die auf einem Projekt erfasst wurden, automatisch auf der Rechnung abgebildet. Sie können alternativ auch einen Leistungszeitraum wie beispielsweise einen Monat wählen. In diesem Fall werden nur die Leistungen, die in diesem gewählten Zeitraum erfasst wurden, auf der Rechnung dargestellt.

Ja, Sie können in Vertec individuelle Freigabeverfahren anlegen. Je nach Bedarf ist dies nach der Leistungserfassung oder erst zur Rechnungsstellung möglich.

Rabatte können in Vertec als prozentualer Wert oder als absoluter Betrag bereits auf dem Projekt hinterlegt werden. Es ist zudem möglich auf einer Rechnung individuelle Rabatte einzutragen.

Wenn nur Teile einer Rechnung bezahlt werden, klicken Sie in Vertec auf der Rechnung auf den Bereich «bezahlen» und tragen dort den erhaltenen Betrag ein. Der noch ausstehende Betrag bleibt auf der Rechnung erhalten.

Vertec stellt eine Vielzahl Reports zur Verfügung. Eine Übersicht unserer Standard-Reports finden Sie in unserer Knowledge Base.

Ja, Sie können in Vertec die Word-Templates für das Rechnungs-Design selbstständig anpassen. Es ist möglich mehrere Templates für Rechnungen anzulegen.

Vertec kann als Rechnungsprogramm so konfiguriert werden, dass Textvorlagen für Rechnungs-E-Mails hinterlegt sind und die pdf-Datei der Rechnung direkt im Anhang mit versendet wird. Der Kunde erhält diese und muss keinen separaten Download durchführen.

Die Übertragung der Rechnungsdaten erfolgt mithilfe von Schnittstellen. Viele dieser Fibu-Schnittstellen sind bereits cloudfähig. Weitere Informationen bietet der Knowledge Base Artikel Alle Vertec Schnittstellen auf einen Blick.

Ja, in Vertec können Sie unter den Einstellungen verschiedene Mehrwertsteuersätze pflegen und diese dann Projekten zuordnen.

Sie können Mahnstufen hinterlegen und manuell oder automatisch errechnen lassen. Möchten Sie beispielsweise nach 14 Tagen die Mahnstufe 1 ansetzen, können offene Zahlungen nach diesem Zeitraum entsprechend gekennzeichnet werden. Zudem können Sie Mahnungen direkt in Vertec erzeugen und an den Kunden versenden.

Mit dem kostenlosen Plug-in Mahnwesen bilden Sie den Mahnprozess ganz einfach in Vertec ab.

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