Fakturierung

Mit wenigen Klicks alle Abrechnungen erstellen

Rechnungsstellung leicht gemacht: Ganz egal ob Sie für ein ganzes Projekt, eine bestimmte Periode oder einzelne Projektphasen Rechnungen schreiben möchten. Mit Vertec als Fakturierungssoftware digitalisieren Sie Ihren Geschäftsprozess. Im Vergleich zur manuellen Abrechnung können Sie so Ihre Prozesskosten signifikant senken.

✓ Leistungen freigeben
✓ Rechnungsübersicht
✓ Reports und Rechnungsvorlagen
✓ Verrechnen und verbuchen
✓ Nachträgliche Veränderungen
✓ Automatisierungen und wiederkehrende Rechnungen

 

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Funktionen der Fakturie­rungssoftware

Leistungen freigeben

Sie können Leistungen periodenweise freigeben. Bei der Rechnungsstellung sehen Sie dann auf einen Blick, ob alle Leistungen korrekt erfasst wurden. Zudem können freigegebene Leistungen genau wie Spesen oder Auslagen im angegebenen Zeitraum gesperrt werden.

 

Rechnungsübersicht

Per Mausklick erzeugen Sie in der Fakturierungssoftware eine neue Rechnung aus einem Projekt. Ist das Projekt in Phasen unterteilt, können Sie an dieser Stelle auch einzelne Projektphasen für die Fakturierung auswählen. Auf der Rechnungsübersicht erhalten Sie dann alle relevanten Informationen zusammengefasst.

 

Reports und Vorlagen

Grundsätzlich können alle Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen Rechnungen erstellen. Vertec stellt Ihnen dafür bereits mehrere Vorlagen und Reports zur Verfügung. Word-Reports lassen sich als Dokumentvorlagen (*.dot-Dateien) anpassen. So können Sie ganz einfach individuelle Vorgaben abbilden.

 

Verrechnen und verbuchen

Ist die Rechnung fertig bearbeitet und erstellt, kann sie verbucht werden. Haben Sie eine Finanzbuchhaltungslösung an Vertec angebunden, wird direkt eine Debitorenbuchung ausgelöst.

 

Nachträgliche Veränderungen (Manipulation)

In einer Rechnung können Sie auf dem Gesamtbetrag nachträgliche Veränderungen durchführen. Auch einzelne Leistungen, Spesen oder Auslagen können unabhängig von den tatsächlich erfassten Leistungen für die Rechnungsstellung bearbeitet werden. Sämtliche Zahlen werden doppelt geführt, so dass auf der Aufwandseite nichts verloren geht. Vor allem für eine Nachkalkulation kann dies wichtig sein. Alle nachträglichen Veränderungen können einfach wieder rückgängig gemacht werden.

 

Automatisierte Prozesse und wiederkehrende Rechnungen

Vertec bietet die Möglichkeit, die Abrechnung zu automatisieren. Per Mausklick werden dabei je nach eingestellter Akontoperiode die entsprechenden Teilbeträge generiert.

 

Mahnwesen

Grundsätzlich ist das Mahnwesen in das externe Buchhaltungsprogramm integriert, mit dem Vertec über eine Schnittstelle verbunden ist. Mahnungen und Zahlungskontrolle werden dann von diesem übernommen. Es gibt jedoch in Vertec die Möglichkeit, ein eigenes Mahnwesen aufzubauen. Mehr dazu erfahren Sie im Knowledge Base Artikel Mahnungen.

Häufig gestellte Fragen

Kann Vertec die Buchhaltung erledigen?

Vertec verfügt über keine eigene Buchhaltung, aber über Schnittstellen zu allen gängigen Finanzbuchhaltungsprogrammen. Die Schnittstellen lassen sich mit Vertec per Knopfdruck installieren und mit wenigen Angaben in den Systemeinstellungen aktivieren. So ist eine reibungslose Übertragung der Daten möglich.

Eignet sich Vertec als Fakturierungssoftware für Dienstleister?

Ja, denn Vertec wurde speziell für Dienstleister entwickelt. In der Rechnungsstellung können Sie die abzurechnenden Leistungen nachträglich anpassen und können sowohl Festpreise als auch nach Aufwand (Time and Material) abrechnen. Selbstverständlich können Sie auch Reisekosten und Spesen mit fakturieren.

Werden alle erfassten Leistungen automatisch auf einer Rechnung dargestellt?

Im Standard werden alle Leistungen, die auf einem Projekt erfasst wurden, automatisch auf der Rechnung abgebildet. Sie können alternativ auch einen Leistungszeitraum wie beispielsweise einen Monat wählen. In diesem Fall werden nur die Leistungen, die in diesem gewählten Zeitraum erfasst wurden, auf der Rechnung dargestellt.

Kann ich Leistungen von Mitarbeitern vor der Rechnungsstellung freigeben?

Ja, Sie können in Vertec individuelle Freigabeverfahren anlegen. Je nach Bedarf ist dies nach der Leistungserfassung oder erst zur Rechnungsstellung möglich.

Ist eine Rechnungsstellung mit Rabatt möglich?

Rabatte können in Vertec als prozentualer Wert oder als absoluter Betrag bereits auf dem Projekt hinterlegt werden. Es ist zudem möglich auf einer Rechnung individuelle Rabatte einzutragen.

Können Teilzahlungen in Vertec erfasst werden?

Wenn nur Teile einer Rechnung bezahlt werden, klicken Sie in Vertec auf der Rechnung auf den Bereich "bezahlen" und tragen dort den erhaltenen Betrag ein. Der noch ausstehende Betrag bliebt auf der Rechnung erhalten.

Welche Reports stehen standardmässig zur Verfügung?

Vertec stellt eine Vielzahl Reports zur Verfügung. Eine Übersicht unserer Standard-Reports finden Sie in unserer Knowledge Base.

Kann das Rechnungs-Design individualisiert werden?

Ja, Sie können in Vertec die Word-Templates für das Rechnungs-Design selbstständig anpassen. Es ist möglich mehrere Templates für Rechnungen anzulegen.

Können Rechnungen aus Vertec per Mail versandt werden?

Vertec kann als Rechnungsprogramm so konfiguriert werden, dass Textvorlagen für Rechnungs-E-Mails hinterlegt sind und die pdf-Datei der Rechnung direkt im Anhang mit versendet wird. Der Kunde erhält diese und muss keinen separaten Download durchführen.

Übertragung Rechnungsdaten in FiBu

Sie können die erzeugten Rechnungsdaten und auch Buchungssätze in Vertec abfragen und diese nach Excel exportieren. Dann liegen Ihnen die Rechnungs-/Buchungsdaten in Listenform vor. In der Cloud-Vrsion von Vertec sind dies beispielsweise Schnittstellen zu DATEV, BMD oder Run my accounts.

Ist es möglich verschiedene Mehrwertsteuersätze zu hinterlegen?

Ja, in Vertec können Sie unter den Einstellungen verschiedene Mehrwertsteuersätze pflegen und diese dann Projekten zuordnen.

Kann ich die Mehrwertsteuer nachträglich verändern?

Wenn wie beispielsweise in Deutschland zwischen dem 1. Juli bis 31. Dezember 2020 die Mehrwertsteuer temporär verändert wird, können Sie dies in Vertec nachträglich ändern. Eine detaillierte Hilfestellung dazu bietet unser begleitender Blogbeitrag.

Sind die offenen Posten schnell und einfach ersichtlich?

Vertec zeigt Ihnen in einer offenen Posten Liste, welche Rechnungen bereits bezahlt sind und welche noch offen sind.

Kann ich mein Mahnwesen mit Vertec abbilden?

Sie können Mahnstufen hinterlegen und manuell oder automatisch errechnen lassen. Möchten Sie beispielsweise nach 14 Tagen die Mahnstufe 1 ansetzen, können offene Zahlungen nach diesem Zeitraum entsprechend gekennzeichnet werden. Zudem können Sie Mahnungen direkt in Vertec erzeugen und an den Kunden versenden.

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