Agentursoftware für Mac und Windows

Für die professionelle Betreuung von Kunden ist es wichtig, die Verflechtungen sowie die wirtschaftlichen Zusammenhänge innerhalb eines Unternehmens sowie im Management zu kennen. Finden Sie diese Informationen ohne grosse Suche, sparen Sie Zeit und erhöhen Ihre Transparenz.

Vielleicht sind in einigen Ihrer Projekte neben dem Kunden auch externe Berater, Geldgeber, Beeinflusser oder Investoren eingebunden. Und auch die Frage, wer bei welchen Firmen im Aufsichtsrat bzw. Verwaltungsrat sitzt oder an welchen Unternehmen beteiligt ist, sollte für eine erfolgreiche Beratung nicht in einzelnen Tools, sondern zentral im CRM-System abgebildet werden.

In unserer Business Software können Sie Firmen oder Adressen per Drag and Drop mit Projekten oder miteinander verknüpfen. Pro Firma oder Projekt verwenden wir einen Container mit den entsprechenden Adressen. Wie Sie Linktypen individuell anpassen können, erfahren Sie in unserem Video oder erhalten dazu weitere Informationen in dem Knowledge Base Artikel Custom Linktypen.

In vielen Unternehmen ist die manuelle oder halb automatisierte Auftragsabwicklung noch der Standard. Diese ist aber zeitaufwändig und zugleich auch Fehler anfällig. Die Offertstellung variiert nach Unternehmensgrösse, Branche und Tätigkeitsbereich stark. Diese drei Ausprägungen sind weit verbreitet:

• Standardisierte Offerten mit wenig Text, dafür mit unterschiedlichen Positionen
• Individuelle Offerten mit viel Text
• Kalkulation nach Pauschalbetrag oder Aufwand (Time & Material)

Die Offertstellung in einem integrierten System wie Vertec bietet Ihnen mehrere Vorteile:

• Offertwerte werden nur einmal eingetragen und stehen bei Beauftragung direkt im Projektverwaltung zur Verfügung
• Offene Offerten können in einer Sales Pipeline ausgewertet werden, um zu sehen, welche Aufträge wann mit welcher Wahrscheinlichkeit eintreten
• Offene Offerten und damit einhergehende Wiedervorlagen gehen nicht verloren
• Die zukünftige Ressourcensituation einfach festzustellen

Sie können individuelle Textbausteine hinterlegen und diese für eine Projektphase oder Angebotsposition auf das Angebotstemplate überführen. Bei umfangreicheren Offerten mit grossen Textmengen übertragen Sie per Mapping die Budgets für Stunden und Geldeinheiten aus Vertec in Ihre Wordvorlage. Anschliessend ergänzen Sie in dem Word-Dokument den Text, speichern die Offerte ab und verschicken es.

Die Offerte ist dann standardmässig mit dem Projekt und/oder dem Kunden verknüpft und kann aus Vertec aufgerufen werden. Die Budgetwerte stehen für Abfragen und Auswertungen im System zur Verfügung. Wenn das Angebotsobjekt oder einzelne Phasen/Positionen auf "erteilt" gesetzt werden, werden die hinterlegten Werte sofort in der Projektverwaltung als verfügbares Budget angezeigt.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Offertstellung.

Mit dem Modul «Ressourcen & Projektplanung» können Sie Ihre Mitarbeiter auf Projekte verplanen. Es gibt in Vertec drei Wege, einen schnellen Überblick über die verfügbaren Zeiten für anstehende Projekte zu erhalten:

Option 1: Mit Standardberichten wie der Ressourcenauslastung erhalten Sie die Zahlen aus Vertec als Grafik in Excel.

Option 2: In einer Übersicht sehen Sie beispielsweise alle Mitarbeiter (Ressourcen) inklusive ihrer verfügbaren Arbeitszeiten.

Option 3: Die verfügbaren Stunden können Sie alternativ als Excel-Bericht ausgeben.

Nach der Kontrolle der verfügbaren Ressourcen, können Sie die Ressourcen monats-, wochen- oder tageweise auf die einzelnen Projekte bzw. Teilprojekte planen. Die verfügbaren Stunden der Mitarbeiter ergeben sich aus den Sollzeiten abzüglich der bereits geplanten Urlaube und der bereits geplanten Stunden auf anderen Projekten.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Ressourcenplanung.

Übersicht aller Mitarbeiter in Vertec (Option 2).

Ausgabe der verfügbaren Stunden als Excel-Bericht aus Vertec (Option 3).

Ausgabe der verfügbaren Stunden als Excel-Bericht aus Vertec (Option 3).

Darstellung der Ressourcenauslastung als Grafik in Excel (Option 1).

Darstellung der Ressourcenauslastung als Grafik in Excel (Option 1).

Die Abrechnung von externen Mitarbeitern wie Freelancern oder Spezialisten erfolgt 1:1 mit Marge oder wird "verdeckt" an den Kunden weiterberechnet. Die manuelle Übertragung der Rechnungsbeträge oder Leistungen von Excel in Word verursacht einen hohen administrativen Aufwand. Das Handling in Vertec vereinfacht den Prozess, minimiert die Übertragungsfehler und bietet ein hohes Einsparpotenzial. Die Rechnungen können über die Standardschnittstelle direkt an die Finanzbuchhaltung beispielsweise in DATEV übergeben werden.

Es ist möglich externe Mitarbeiter in Vertec wie interne Mitarbeiter zu führen. In diesem Fall erhalten die externen Mitarbeiter einen eigenen Login und können ihre Leistungen und Spesen direkt auf Kundenprojekten erfassen. Die Berechtigungen sind dabei auf die zugewiesenen Projekte beschränkt. Sie können die erfassten Stunden Ihrer Freelancer bei Bedarf sehr detailliert gegenüber Kunden ausweisen. Insgesamt haben Sie so alle Zahlen für Controlling, Auslastungsplanung, Finanzbuchhaltung, Skillmanagement und Rechnungsstellung im direkten Zugriff.

Alternativ können Sie externe Mitarbeiter auch als Projektkosten betrachten und deren Leistungen autark erfassen. Am Monats- oder Projektende erhalten Sie dann eine Rechnung der externen Mitarbeiter. Diese verbuchen und fakturieren Sie als Drittkosten (Spesen) auf das Projekt in Vertec. So erhalten Sie ein einfaches Kostencontrolling über alle Drittkosten. Die Rechnung Ihrer Freelancer kann mit oder ohne Marge direkt an Ihre Kunden weiterberechnet werden, der administrative Aufwand ist hierbei minimiert.

Die manuelle Abrechnung ist für Dienstleistungsunternehmen oft ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Bei der Leistungserfassung und Rechnungsstellung durch eine Insel-Lösung oder gar Word und Excel schleichen sich schnell Fehler ein. Was kann man mit einer automatisierten Verarbeitung sparen? Wenn Sie beispielsweise pro Rechnung eine Stunde brauchen und 30 Rechnungen pro Monat schreiben, kostet Sie die Rechnungsstellung bei einem Stundensatz von 50 Euro monatlich (30 x 1) x 50 € = 1.500 €. Das sind 18.000€ im Jahr.

Automatisieren Sie den Prozess in Vertec, beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle pro Rechnung nur noch 15 Minuten. Die Rechnungen werden mit Hilfe von hinterlegten Stundensätzen und individualisierbaren Vorlagen per Klick erzeugt. Die Kosten dafür belaufen sich auf (30 x 0,25) x 50 € = 375 € monatlich. Das macht 4.500 € pro Jahr. Allein im Rechnungsprozess können Sie also jährlich 13.500 € sparen.

Diese automatisierte Abrechnung senkt vor allem bei Intervallrechnungen wie Wartungs- oder Pauschalrechnungen die internen Kosten. Abrechnungszeiträume können nach Ihren Anforderungen vordefiniert oder ausgewählt werden und die manuelle Übertragung von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen entfällt. Darüber hinaus lassen sich individuelle Ansichten erstellen, die aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten zeigen, welche Projektstände sich zur Abrechnung anbieten.

Bei Bedarf können Sie Ihr Mahnwesen ebenfalls über die Vertec-Funktionen abbilden und sich den Zahlungsstand anzeigen lassen. Die Geldeingänge können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe der Standardschnittstelle zu DATEV werden die Rechnungen beispielsweise zur Finanzbuchhaltung übertragen und Zahlungseingänge in die Software importiert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

Agenturen verrechnen ihre Leistungen meist als Monatspauschalen oder in Retainern, im Bereich der Webdienstleistungen geht es häufig um die Erstellung von Wartungsrechnungen. Der administrative Aufwand diese regelmässigen Beträge manuell abzurechnen, ist hoch. Durch Tippfehler oder veränderte Verträge schleichen sich zudem schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können diese Rechnungen (teil-)automatisiert werden. Auch bei einer steigenden Anzahl von Kunden bzw. Rechnungen entsteht in der Administration so kaum Mehraufwand. Zudem können Sie zu den regelmässigen Einnahmen einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden.

Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis zu einem definierten Gesamtbetrag

Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmässigen Intervallen wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können pro Projekt einen Budgetwert für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. So wird die Rechnung für den entsprechenden Leistungszeitraum mit dem gewünschten Abrechnungsbetrag erstellt. Nach Verbrauch des Budgets können Sie das Projekt verlängern oder auf "inaktiv" setzen. Die einzelnen Schritte lassen sich mit Hilfe von Scripts auch automatisieren.

Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

Alternativ können Sie beispielsweise für die Erzeugung von Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit Vorschussrechnungen erstellen. Dafür wird eine Projektphase "Wartung" angelegt und mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetiert. Anschliessend legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erstellt werden.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

Darstellung einer Wartungsphase mit Akonto in Vertec.

Projektstatusmeetings sind echte Zeitfresser: Aufwändige Excel-Tabellen werden gepflegt und Projektleiter müssen die Zahlen vor dem Termin auf den aktuellsten Stand bringen. Budget, erbrachte Leistungen, abgerechnete Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade und die persönliche Einschätzung des Projekts sind feste Bestandteile. Doch kaum ist das Projektstatusmeeting vorbei, ist der Statusbericht schon wieder veraltet. Denn der Projektstatus ändert sich permanent.

Nutzen Sie Vertec für die Verwaltung Ihrer Projekte, kennen alle beteiligten Mitarbeiter immer den aktuellen Projektstand. Die wichtigsten Kennzahlen wie SOLL/IST-Vergleich des Budgets, Fertigstellungsgrad, Abarbeitungsstand einzelner Tasks (Aktivitäten), offene Leistungen und Drittkosten sowie Ressourcenverfügbarkeit werden zentral erfasst.

Um die Deckungsbeiträge, Rentabilität und den Abschlusstermin eines Projekts im Auge zu behalten, sind Budget-Controlling und Fertigstellungsgrad entscheidende Faktoren. Den Fertigstellungsgrad eines Projekts ermittelt man in Vertec am besten über einen Vergleich von fehlenden Stunden mit verfügbarem Restbudget. Für manche Projekte kann man mit Hilfe von Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. So ist auch eine Leistungsabgrenzung für Geschäftsabschlüsse möglich.

In Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und spezielle Anforderungen einfach ergänzen. Aufgaben lassen sich hier projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung sehen Sie zudem, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den jeweiligen Projekten arbeitet.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Projektcontrolling.

Dienstleistungsunternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Back-Office muss von dem Erfasser oder Projektleiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe an den Verantwortlichen. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe für die Abrechnung durch den Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben und anschliessend für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Alternativ kann die Freigabe vom Bearbeiter auch auf einzelnen Leistungslisten oder einzelnen Leistungen gruppiert erfolgen. Im letzten Schritt überprüft der Vorgesetzte oder Projektleiter schliesslich die Leistungen und gibt sie an die Fakturierung weiter.

Das Back-Office sieht auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Die interne Kommunikation wird so auf ein Minimum reduziert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

Offerten müssen nachgefasst, Verträge verlängert oder gekündigt werden und Fristen laufen ab: Im Tagesgeschäft ist die effektive Verwaltung von Wiedervorlagen und Terminen sehr wichtig. Die Organisation mit Hilfe von Outlook Aufgaben, Kalendereinträgen oder Tools wie Trello und Asana ist nur mit Abstrichen zu empfehlen. Dort können Aufgaben und Wiedervorlagen nicht für alle Mitarbeiter nachverfolgt werden. Auch die lückenlose Historie am Kunden oder des jeweiligen Projekts ist nicht möglich.

Mit Vertec arbeiten Sie hier deutlich globaler. Sie können Ihre Aktivitäten, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine schnell und einfach erfassen, an andere Kollegen vergeben und nachverfolgen. Zudem  sehen Sie auf einen Blick, ob ein Kollege die ihm zugewiesene Aufgabe schon erledigt hat oder diese aktuell bearbeitet.

Beim Login in Vertec können Sie sich über ein Pop-up auf Termine oder Fristen hinweisen lassen und diese fokussiert abarbeiten. Über Ihre eigenen Termine hinaus können Teamleiter auch die offenen Aufgaben oder Wiedervorlagen des eigenen Teams einsehen oder Aufgaben und Fristen per SQL-Suchordner suchen. Bei bestimmten "Events" kann eine automatische E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter verschickt werden. So behalten alle den Überblick.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fristenkontrolle.