Agentursoftware für Mac und Windows

Sie erstellen ein Dienstleistungsangebot in Word, Excel o. ä. und legen es im Anschluss in der Kundenablage ab? Dann kennen Sie das – bei Auftragserteilung wird das Angebot oder die Bestellung dann manuell bzw.- per E-Mail an die Auftragsabwicklung übergeben. Je nachdem, ob Sie mit Excel oder mit einem Zeiterfassungs- bzw. Projektmanagement-Tool arbeiten, tragen Sie dann die verkauften Kontingente oder Pauschalaufträge dort wieder ein, um den Verlauf der Projekte controllen zu können.

Je nach Unternehmensgröße, Branche und Tätigkeitsbereichen variiert die Angebotserstellung. Dabei können Angebote folgende Merkmale haben:

• sehr standardisierte Angebote mit wenig Text, dafür mit unterschiedlichen Positionen
• sehr individuelle Angebote, welche viel Text enthalten
• Kalkulation nach Pauschalbeträgen oder nach Aufwand (Time & Material)

Die Vorteile, die Angebote direkt in einem integrierten System wie Vertec zu erfassen, liegen dabei auf der Hand:

• Sie tragen die Angebotswerte nur einmal ein und bei Beauftragung stehen diese bereits im Projektcontrolling zur Verfügung. Ohne doppelte Dateneingabe oder Tippfehler.
• Sie können die offenen Angebote in einer Sales Pipeline auswerten, um zu sehen, welche Aufträge wann mit welcher Wahrscheinlichkeit eintreten
• Es gehen keine offenen Angebote und damit einhergehende Wiedervorlagen verloren
• Sie können Aussagen über die zukünftige Ressourcensituation treffen

Je nach Komplexität bzw. Individualisierungsgrad der Angebote können Sie in Vertec Textbausteine hinterlegen, die je Projektphase bzw. Angebotsposition auf Ihr Angebotstemplate überführt werden. Bei umfangreicheren Angeboten mit viel Prosa hat es sich bewährt, die Budgets für Stunden und Geldeinheiten aus Vertec in Ihre Wordvorlage per Mapping zu übertragen und dann in dem Word direkt den Text zu ergänzen, bevor das Angebot abgespeichert und verschickt wird.

Das Angebot ist dann standardmässig mit dem Projekt und/oder dem Kunden verknüpft und kann aus Vertec aufgerufen werden. Die Budgetwerte stehen Ihnen für Abfragen und Auswertungen im System sofort zur Verfügung. Stellen Sie das Angebotsobjekt in Vertec oder auch nur einzelne Phasen/Positionen auf "erteilt", werden die hinterlegten Werte sofort in dem Projektcontrolling als verfügbares Budget angezeigt.

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Offerten

Word-Berichte

Projektphasen

Viele Dienstleister nehmen neue Aufträge an, ohne konkret zu wissen, ab wann und mit welchen Ressourcen sie mit dem Auftrag anfangen können. Bis zu einer gewissen Grösse und Komplexität reichen Erfahrungswerte und Augenmass meist aus, doch ab einem bestimmten Punkt hilft es, wenn Sie die Ressourcenauslastung entsprechend strukturieren. Dies bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

• Sie können die Auslastung bzw. die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter optimieren
• Sie können die Mitarbeiter nach Skills strukturieren und deren verfügbare Ressourcen einsehen
• Sie können Aussagen über den zukünftigen Geschäftsverlauf treffen
• Sie können Ihren Kunden verlässlichere Aussagen über den Projektverlauf geben

Mit einer integrierten Software wie Vertec können Sie Sollzeiten, Urlaube und geplante Ressourcen auf einen Blick anzeigen lassen und über frei gewählte Zeiträume auswerten. Auf Wunsch können Sie für ein Reporting auch entsprechende Grafiken mit einfachen Excel Reports generieren.

Mit einer Ressourcenplanung in Vertec vermeiden Sie Leerläufe bzw. Engpässe Ihrer Ressourcen gleichermassen und können entsprechend z.B. auch im Vertrieb darauf reagieren und Massnahmen vornehmen, um weitere Projekte/Aufträge zu gewinnen. Sie können in Vertec die Ressourcen monats-, wochen- oder tageweise planen, indem Sie Mitarbeiter auf Projekten oder Teilprojekten (Phasen) zuordnen. Sollzeiten, Urlaube und die Zuordnung zu anderen Projekten werden sofort mit berücksichtigt.

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Ressourcenplanung

Viele projektorientierte Dienstleister arbeiten mit externen Mitarbeitern, z.B. mit Freelancern oder Spezialisten für bestimmte Fachbereiche zusammen. Meist senden diese dann nach getaner Arbeit Rechnungen an das Unternehmen. Entweder werden diese 1:1 mit Marge oder "verdeckt" an den Kunden weiterberechnet. Das Handling der Rechnungen erfordert in der Regel hohen administrativen Aufwand und ist auch eine mögliche Fehlerquelle im eigenen Fakturierungsprozess. Denn die Rechnungsbeträge oder einzelnen Leistungen der Freelancer werden meist manuell von Tabellenkalkulationen in Word übertragen, neu berechnet und als Rechnung an den Kunden geschickt. Moderne ERP Systeme vereinfachen dies und bieten ein hohes Einsparpotenzial.

Um die externen Mitarbeiter effizient in den Prozess einzubinden, gibt es grundsätzlich zwei Varianten. Welche Methode man hier wählt, hängt davon ab, wie stark die externen Mitarbeiter in der Regel in die organisatorischen Abläufe eingebunden sind und wie diese Mitarbeiter ausgewertet und Ihren Kunden gegenüber abgerechnet werden müssen. Werfen wir mal einen Blick auf diese beiden Varianten:

Variante 1: Die externen Mitarbeiter werden wie interne Mitarbeiter im ERP geführt

Die externen Mitarbeiter erhalten in diesem Fall einen eigenen Login in das ERP System, die Berechtigungen sind dabei auf die ihm zugewiesenen Projekte beschränkt. Nun können die externen Mitarbeiter z.B. über das Web oder das Smartphone ihre Leistungen und Spesen direkt auf Ihren Kundenprojekten erfassen.

Was spricht für diese Variante?

• Sie können den jeweiligen Freelancer im Controlling mit aufnehmen und Kennzahlen wie Margen, Anzahl Stunden je Projekt/Zeitraum, erfasste Tätigkeiten usw. je nach Bedarf analysieren
• Sie können den Mitarbeiter in der Auslastungsplanung berücksichtigen und sofort sehen, wann sie welchen Freelancer für wie lange brauchen
• Die Rechnungen können direkt in Ihre Finanzbuchhaltung gehen, ohne diese zusätzlich im ERP zu erfassen und zu verwalten
• Die Freelancer erfassen Ihre Projektzeiten direkt im ERP, ohne dass manuelle Schritte Ihrer Administration bei der Rechnungsstellung erforderlich sind
• Sie benötigen zwar zusätzliche Lizenzen für die Freelancer, dies amortisiert sich aber sehr schnell durch die administrativen Einsparungen
• Es lassen sich Profile inkl. Projekthistorie im ERP sehr einfach pflegen, somit können Sie auch eine Art Skillmanagement pflegen
• Sie können die erfassten Stunden Ihrer Freelancer sehr detailliert ihren Kunden gegenüber ausweisen – müssen es aber nicht

Variante 2: Die externen Mitarbeiter werden als Projektkosten betrachtet

In dieser Variante erfassen die Freelancer oder weitere externe Mitarbeiter ihre Leistungen autark. Am Monats- oder Projektende erhalten Sie eine Rechnung der externen Mitarbeiter, die Sie als Drittkosten (Spesen) auf das Projekt im ERP System verbuchen und fakturieren.

Was spricht für diese Variante?

• Sie haben ein einfaches Kostencontrolling über die Drittkosten neben den erfassten Leistungen Ihrer eigenen Mitarbeiter und sehen die Margen inkl. der Freelancer, wenn auch nicht detailliert aufgeschlüsselt
• Die Rechnung Ihrer Freelancer kann (mit der ohne Marge) direkt an Ihre Kunden weiterberechnet werden, der administrative Aufwand ist hierbei minimiert
• Die Rechnungsstellung wird vereinfacht, sowohl bei Festpreisen, als auch bei Projekten nach Aufwand

Die Rechnungen der Freelancer können direkt an die FiBu via Standardschnittstelle übergeben werden (z. B. zu DATEV)

Mit Vertec lassen sich beide Varianten sehr gut abbilden und die Auswertungen nach den individuellen Bedürfnissen einrichten. Gerne helfen wir Ihnen bei der Analyse, welche Variante für Sie zielführender ist.

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Spesen erfassen

Rechnungsstellung

Schnittstellen

Ressourcenplanung

Berechtigungen

Die Abrechnung in Dienstleistungsunternehmen ist oft ein zeitintensives und fehleranfälliges Thema. Wenn für die Leistungserfassung und die Rechnungsstellung Insellösungen oder gar Word und Excel im Einsatz sind, dann schleichen sich viele Fehler ein. Leistungen und Beträge werden manuell übertragen, Leistungen oder Fremdkosten werden vergessen. Der Einsatz von Abrechnungssoftware kann diese Arbeiten erheblich vereinfachen.

Das Tool kann die Arbeiten erheblich vereinfachen, jedoch steht am Anfang der Prozess. Idealerweise klären Sie intern zunächst, wer für welchen Handlungsschritt verantwortlich ist. Hierbei gibt es einige Punkte vorab zu klären:

• Wer überprüft die auf den Projekten erfassten Leistungen?
• Wer stellt sicher, dass diese Leistungen vollständig sind, z.B. mittels Freigabeprozess?
• Wer entscheidet, wann welche Leistungen abgerechnet werden können?
• Wer erstellt und verschickt die Rechnungen?

Haben Sie diese Fragen für sich beantwortet, bietet Ihnen eine Leistungserfassungs- und Fakturierungssoftware erhebliche Vorteile. Die auf den Projekten erfassten Leistungen können per Knopfdruck abgerechnet werden. Manuelles Übertragen von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen ist nicht mehr notwendig, diese erscheinen automatisch auf der Rechnung. Abrechnungszeiträume können ebenfalls vordefiniert oder ausgewählt werden.

Es geht aber noch besser: Vertec Software können Sie ohne grossen Aufwand genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise lassen sich auf Ihren Rechnungsprozess angepasste Sichten erstellen, mit deren Hilfe Sie sofort sehen, welche Projektstände sich zur Abrechnung anbieten, sei es aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten.

Sie können die Projekte beispielsweise nach zuständigem Projektleiter, Zeitraum oder weiteren Kriterien abfragen. Was nun folgt, sind meist manuelle Schritte:

• Projekt öffnen
• Rechnung erzeugen
• Rechnung verrechnen
• Rechnungsbeleg drucken
• Per E-Mail versenden

Vertec kann bei Bedarf diese Schritte für Sie automatisiert übernehmen. Sie rufen dann beispielsweise nur den Menüpunkt "offene Posten verrechnen" auf und Vertec legt Ihnen die Rechnungen als PDF per E-Mail Entwurf in Ihr Outlook. Automatisierungen bieten sich vor allem an bei Intervallrechnungen, sei es für Wartungsrechnungen oder Pauschalrechnungen.

Bei Bedarf können Sie das Mahnwesen in Vertec abbilden und sich den Zahlungsstand Ihrer Rechnungen nach eigenen Kriterien anzeigen lassen. Möchten Sie die entsprechenden Mahnungen je Stufe mit dem der Mahnstufe zugehörigen Text drucken, so hinterlegen Sie einfach die Berichtsvorlage für Mahnungen.

Die Geldeingänge, sei es Teilbeträge oder der gesamte Betrag, können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe von Schnittstellen (z.B. der Standardschnittstellen zu DATEV) lassen sich nicht nur die Rechnungen zur FiBu übertragen, sondern auch Zahlungseingänge ganz bequem in die Software importieren. Vertec kann Sie bei überfälligen Rechnungen erinnern und den Verantwortlichen z.B. automatisiert eine Mail schicken, je nach Ihrem Bedarf.

Die entsprechenden Finanzbuchhaltungs-Konten werden in Vertec hinterlegt und an die FiBu übergeben. Die Konten sind auf dem jeweiligen Rechnungsobjekt einsehbar.

Die Faktura Software ermöglicht es Ihnen, Ihren Fakturierungsprozess zu optimieren und Ihr Back-Office zu entlasten. Gerne helfen wir Ihnen bei der Umsetzung.

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Rechnungsstellung

Auslagen

Offene Leistungen

Projekt- und Phasenbudgetierung

Aktivitäten

Viele Agenturen verrechnen ihre Leistungen als Monatspauschalen oder in Retainern, im Bereich der Webdienstleistungen geht es häufiger um die Erstellung von Wartungsrechnungen.

Der administrative Aufwand, diese Beträge abzurechnen ist sehr hoch, wenn er denn manuell durchgeführt wird. Die alten Rechnungen werden dabei als Vorlage genutzt und die entsprechenden Positionen, das Datum, usw. werden aktualisiert. Durch klassische Tippfehler oder das Übersehen von Vertragsänderungen schleichen sich hier schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können Sie diese Fehlerquellen vermeiden und eine Menge Zeit einsparen. Denn gerade Rechnungen, die in einem gewissen Intervall an Ihre Kunden gehen, lassen sich mit Software sehr gut (teil-)automatisieren. Voraussetzung: Sie haben nicht bei diversen Kunden „Sonderlocken“ eingebaut, denn Digitalisierung erfordert auch immer ein gewisses Maß an Standardisierung.

Die Vorteile der softwaregestützten Abrechnung von wiederkehrenden Rechnungen:

• Es werden manuelle Aufwände im Backoffice eingespart
• Die Fehlerquote in den Rechnungen wird minimiert
• Mit steigender Anzahl an Rechnungen entsteht kaum Mehraufwand in der Administration
• Sie können zu dem regelmäßigen Einnahmen sehr einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden

Die Anforderungen an wiederkehrende Rechnungen sind unterschiedlich

Je nach Detailanforderungen lassen sich in Vertec verschiedene Lösungen finden, um die wiederkehrenden Rechnungen zu erzeugen.

Bei unseren Kunden erleben wir häufig, dass diese Anforderungen sehr unterschiedlich sind und auch an Bedingungen geknüpft sein können. In Vertec können Sie viele der Möglichkeiten abbilden, um Ihre wiederkehrenden Rechnungen für Monatspauschalen oder Retainer ganz einfach zu verwalten und per Knopfdruck auszugeben. Die Idee in Vertec ist, dass alle Informationen auf einem Kunden, Projekt oder einer Phase abgebildet werden und daraus die Berechnungen und weiteren Aktionen erfolgen.

Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis Gesamtbetrag erreicht ist

Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmäßigen Intervallen, also wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können einen Budgetwert auf einem Projekt für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. So wird die Rechnung für den entsprechenden Leistungszeitraum mit dem gewünschten Abrechnungsbetrag erstellt. Nach Verbrauch des Budgets können Sie das Projekt verlängern oder auf "inaktiv" setzen. (siehe Knowledge Base Artikel Teilrechnungen). Die einzelnen Schritte lassen sich über Scripting auch einfach automatisieren.

Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

Eine Alternative hierzu wäre es, in Vertec Vorschussrechnungen in gewissen Intervallen zu erzeugen, z.B. um Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit zu erzeugen. Hierfür können Sie in Vertec eine Projektphase "Wartung" anlegen, welche Sie mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetieren. Dann legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen via Skript ("Akonto pro Periode erzeugen") die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erzeugt werden.

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Wiederkehrende Rechnungen

Vorschüsse

Projektphasen

Die meisten projektorientierten Unternehmen kennen es: Projektstatusmeetings. Hierfür werden häufig Excel Tabellen gepflegt und die verantwortlichen Projektleiter investieren vorher viel Zeit, um die Zahlen auf den neuesten Stand zu bringen: Budget, erbracht Leistungen, abgerechnet Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade, persönliche Einschätzung der Lage usw. Sobald das Meeting vorbei ist, ist der Statusbericht schon wieder alt, denn die Geschehnisse im Projektverlauf ändern sich permanent.

Im laufenden Projekt ist es ein erheblicher Vorteil, wenn alle Beteiligten den aktuellen Projektstand kennen. Dies ist die Grundlage um möglichst gut reagieren und gegensteuern zu können, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Zentrale Elemente sind hierbei unter anderem:

• SOLL/IST Vergleich des Budgets
• Fertigstellungsgrad
• Abarbeitungsstand einzelner Tasks
• Offene Leistungen und Drittkosten
• Ressourcenverfügbarkeit

Das Budget-Controlling ist hierbei ein entscheidender Faktor, um die Deckungsbeiträge und die Rentabilität der Projekte im Auge zu behalten. Neben dem Budget ist aber auch der Fertigstellungsgrad von meist größeren Projekten von zentraler Bedeutung. Er kann Auskunft darüber geben, inwieweit ein Projekt abgeschlossen ist und welche Aufwände für den Projektabschluss notwendig sind.

Die Fertigstellungsgradermittlung über ein SOLL/IST Vergleich des Budgets zu ermitteln, ist ein Indikator aber selten korrekt. Viel entscheidender ist es, wenn der Projektleiter eine Restaufwandsschätzung abgibt, um die fehlende Stunden mit dem verfügbaren Restbudget zu vergleichen. Für manche Projekte kann man über sogenannte Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. Dies ist ein wichtiger Punkt für die Leistungsabgrenzung bei Geschäftsabschlüssen.

In einer Projektcontrolling-Software wie Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen. Die von Vertec zur Verfügung gestellten Controlling Funktionen lassen sich um Ihre speziellen Anforderungen einfach ergänzen. Auch Aufgaben lassen sich projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung können Sie darüber hinaus einsehen, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den aktiven Projekten arbeitet.

Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne, das für Sie passende Projektcontrolling in Echtzeit aufzusetzen. So können Sie auf das manuelle Zusammentragen von Projektstatusinformationen in Zukunft verzichten.

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Status der Projektphasen

Ressourcenplanung

Wiederkehrende Rechnungen

Schnittstellen

Viele Dienstleistungsunternehmen erfassen Ihre Leistungen in Tabellenkalkulationen oder in Zeiterfassungstools und übertragen diese manuell in Word für die Rechnungsstellung. Das Back-Office steht hierbei vor der Aufgabe, auf die Erfasser oder die jeweiligen Projektleiter zugehen zu müssen, um in Erfahrung zu bringen, ob und welche Leistungen verrechnet werden dürfen. Nach der Rechnungsstellung wird die Rechnung dann an den verantwortlichen zum letzten Check bzw. zur Freigabe geschickt.

Es werden Leistungen gestrichen, falls diese Stunden nicht abgerechnet werden dürfen oder es werden Änderungen in Form von Texten oder Stunden vorgenommen. Mit Standardsoftware lässt sich hier viel Zeit und Abstimmungsaufwand einsparen. Über sogenannte Freigabeverfahren kann je nach individuellem Prozess sichergestellt werden, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und das OK für die Abrechnung durch die Verantwortlichen vorliegt.

In Vertec können die Leistungen periodenweise freigegeben werden und nach Freigabe für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Individuelle je Kunde können aber auch beliebige andere Freigabeverfahren umgesetzt werden. So kann auch auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert vom Bearbeiter freigegeben werden.

Nach entsprechender Freigabe kann der Vorgesetzte oder Projektleiter diese z. B. einmal monatlich überprüfen und gesammelt für die Fakturierung genehmigen.

Das Back-Office kann auf einen Blick sehen, welche Leistungen aktuell verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Etwaige Kommunikation untereinander wird so auf ein Minimum reduziert. Durch die Freigabe von Leistungen werden ebenfalls weniger Anpassungen an erstellten Rechnungen notwendig, was zu einer Reduktion von Aufwand und Kosten führt.

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Zusatzfelder

Freigabe von Leistungen

Im Tagesgeschäft von Dienstleistungsunternehmen ist es von zentraler Bedeutung, seine Wiedervorlagen und Termine so zu verwalten, das nichts unter den Tisch fällt. Angebote müssen nachgefasst werden, Fristen laufen ab, Verträge müssen verlängert oder gekündigt werden. Häufig organisieren sich die dafür zuständigen Mitarbeiter hierfür mit Hilfe von Outlook Aufgaben oder Kalendereinträgen. Die Nachverfolgung dieser Aufgaben und Wiedervorlagen ist in den meisten Fällen nur für die jeweilige Person möglich und kann nicht über alle Bearbeiter hinweg ausgewertet werden. Bei Urlaub, Krankheit oder anderen Abwesenheiten können schnell Aufgaben und Termine übersehen werden.

Tools wie Trello oder Asana eignen sich hier schon besser, gerade wenn es um Collaboration geht, denn andere können diese Aufgaben verfolgen, bekommen E-Mails bei Updates, Fälligkeit oder Erledigung. Was hierbei für eine kundenorientierte Arbeitsweise fehlt, ist der Link bzw. die lückenlose Historie am Kunden oder dem jeweiligen Kundenprojekt.

Mit einer Business-Software können Sie Ihre Aktivitäten, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine schnell und einfach erfassen. Diese können Sie auch an andere Kollegen vergeben und nachverfolgen. Sie sehen auf einen Blick, ob der Kollege diese Aufgabe schon erledigt hat oder diese in Bearbeitung ist, z.B. für den Fall, dass der Kunde genau bei Ihnen nachfragt. So können sie diesem Kunden schnell Auskünfte erteilen. In Vertec können Sie diese Termine und Wiedervorlagen über sog. "Aktivitäten" abbilden.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, beim Login in Vertec über ein Pop-up z.B. auf Termine oder Fristen hingewiesen zu werden. In unserem Blogartikel Benachrichtigung für fällige Tasks, Aktivitäten und Wiedervorlagen finden Sie ein Skript, um ein neuen Tab mit den offenen Aktivitäten beim Login zu öffnen. Somit können Sie keinen wichtigen Termin mehr übersehen. Über ein auf Ihre individuellen Regeln abgestimmtes Pop-Up können Sie ebenfalls direkt zu den Terminen, Aufgaben und anderen Dingen navigieren, und diese entsprechend abarbeiten.

Über Ihre eigenen Termine hinaus können auch Teamleiter die offenen Aufgaben oder Wiedervorlagen des eigenen Teams einsehen oder auch Aufgaben und Fristen per SQL Suchordner in Vertec suchen. Sehen Sie in der Funktionsbeschreibung Fristenkalender, wie Sie Ihre  eigenen Fristen, oder die Ihres Teams mit Vertec organisieren können.

In der On-Premise Variante von Vertec können Sie auch bei bestimmten "Events" eine E-Mail automatisch verschicken lassen. Dies empfiehlt sich insbesondere für Mitarbeiter, die sich nicht täglich in Vertec einloggen oder für sehr kritische Aufgaben.

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Aktivitäten

SQL Ordner