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Agentursoftware für Mac und Windows

Vertec fasst alle Funktionen für das Kunden- und Projektmanagement Ihres Agentur-Teams übersichtlich in einer Software zusammen.


Vertec unterstützt Agenturen in den zentralen Geschäftsprozessen

Alle Projektdaten in einem System 

  • Adressen einfach verwalten
  • Kundenanfragen und Mailverlauf einsehen
  • kundenbezogenes Dokumentenmanagement

Zentrale Zeiterfassung 

  • mobil über die PhoneApp
  • Zeiten oder Leistungen auf Projekten buchen
  • Zeiten aller Mitarbeiter in einem System

Leistungen zügig abrechnen 

  • nach Aufwand oder Projektphase
  • als Monatspauschale oder als Retainer
  • Verrechnung von Fremdkosten
 

Das bietet unsere Agentursoftware

Diese Funktionen erleichtern Ihren Alltag

 

Schnittstellen

  • BMD
  • MS Office
  • Sharepoint
  • Telefonie
  • XML

 

Schnittstellen

Add-ons

  • TIBCO Spotfire
  • Vertec Connector for Jira
  • Vertec M-Files Connector
  • Vertec Office Connector
  • Vertec Mail Monkey

 

Add-ons

Einfach erweiterbar und zukunftssicher

Gemacht für Ihre Anforderungen: Prozesse flexibel abbilden

 

  • Transparente Hilfe für eigenes Customizing
  • Auch mit individuellen Anpassungen updatefähig
  • Jederzeit eigenständig neue Prozesse hinzufügen

Das sagen unsere Kunden

Darum ist Vertec die passende Agentursoftware für Ihr Team

2:25 min
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«Vertec deckt unsere Bedürfnisse optimal ab und wir können die Software nach unseren Anforderungen gestalten.»

René Schwarz
Chief Experience Officer
Jung von Matt/Limmat AG

Alle Referenzen für Agenturen ansehen

Vertec unterstützt Agenturen

Eine Lösung deckt alle Aufgaben im Funktionsumfang ab

 

Wie kann ich Adressen und Projekte miteinander verknüpfen?

Für die professionelle Betreuung von Kunden ist es wichtig, die Verflechtungen sowie die wirtschaftlichen Zusammenhänge innerhalb eines Unternehmens sowie im Management zu kennen. Finden Sie diese Informationen ohne grosse Suche, sparen Sie Zeit und erhöhen Ihre Transparenz.

Vielleicht sind in einigen Ihrer Projekte neben dem Kunden auch externe Berater, Geldgeber, Beeinflusser oder Investoren eingebunden. Und auch die Frage, wer bei welchen Firmen im Aufsichtsrat bzw. Verwaltungsrat sitzt oder an welchen Unternehmen beteiligt ist, sollte für eine erfolgreiche Beratung nicht in einzelnen Tools, sondern zentral im CRM-System abgebildet werden.

In unserer Business Software können Sie Firmen oder Adressen per Drag and Drop mit Projekten oder miteinander verknüpfen. Pro Firma oder Projekt verwenden wir einen Container mit den entsprechenden Adressen. Wie Sie Linktypen individuell anpassen können, erfahren Sie in unserem Video oder erhalten dazu weitere Informationen in dem Knowledge Base Artikel Custom Linktypen.

Verlinkung der Adressen per Drag & Drop: Die exxo services GmbH hat die Rolle "Mutterfirma bei der Gallfor AG".

Wie kann ich Offerten bei Bestellung in die Auftragsabwicklung übergeben?

In vielen Unternehmen ist die manuelle oder halb automatisierte Auftragsabwicklung noch der Standard. Diese ist aber zeitaufwändig und zugleich auch Fehler anfällig. Die Offertstellung variiert nach Unternehmensgrösse, Branche und Tätigkeitsbereich stark. Diese drei Ausprägungen sind weit verbreitet:

  • Standardisierte Offerten mit wenig Text, dafür mit unterschiedlichen Positionen
  • Individuelle Offerten mit viel Text
  • Kalkulation nach Pauschalbetrag oder Aufwand (Time & Material)

Die Offertstellung in einem integrierten System wie Vertec bietet Ihnen mehrere Vorteile:

  • Offertwerte werden nur einmal eingetragen und stehen bei Beauftragung direkt im Projektverwaltung zur Verfügung
  • Offene Offerten können in einer Sales Pipeline ausgewertet werden, um zu sehen, welche Aufträge wann mit welcher Wahrscheinlichkeit eintreten
  • Offene Offerten und damit einhergehende Wiedervorlagen gehen nicht verloren
  • Die zukünftige Ressourcensituation einfach festzustellen
Weitere Informationen zur Offerte können Sie in Vertec eintragen.

Sie können individuelle Textbausteine hinterlegen und diese für eine Projektphase oder Angebotsposition auf das Angebotstemplate überführen. Bei umfangreicheren Offerten mit grossen Textmengen übertragen Sie per Mapping die Budgets für Stunden und Geldeinheiten aus Vertec in Ihre Wordvorlage. Anschliessend ergänzen Sie in dem Word-Dokument den Text, speichern die Offerte ab und verschicken es.

Die Offerte ist dann standardmässig mit dem Projekt und/oder dem Kunden verknüpft und kann aus Vertec aufgerufen werden. Die Budgetwerte stehen für Abfragen und Auswertungen im System zur Verfügung. Wenn das Angebotsobjekt oder einzelne Phasen/Positionen auf "erteilt" gesetzt werden, werden die hinterlegten Werte sofort in der Projektverwaltung als verfügbares Budget angezeigt.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Angebots­erstellung.

 

Wie kann ich meine Auslastungsplanung abbilden?

Mit dem Modul «Ressourcen & Projektplanung» können Sie Ihre Mitarbeiter auf Projekte verplanen. Es gibt in Vertec drei Wege, einen schnellen Überblick über die verfügbaren Zeiten für anstehende Projekte zu erhalten:

Option 1: Mit Standardberichten wie der Ressourcenauslastung erhalten Sie die Zahlen aus Vertec als Grafik in Excel.

Option 2: In einer Übersicht sehen Sie beispielsweise alle Mitarbeiter (Ressourcen) inklusive ihrer verfügbaren Arbeitszeiten.

Option 3: Die verfügbaren Stunden können Sie alternativ als Excel-Bericht ausgeben.

Nach der Kontrolle der verfügbaren Ressourcen, können Sie die Ressourcen monats-, wochen- oder tageweise auf die einzelnen Projekte bzw. Teilprojekte planen. Die verfügbaren Stunden der Mitarbeiter ergeben sich aus den Sollzeiten abzüglich der bereits geplanten Urlaube und der bereits geplanten Stunden auf anderen Projekten.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Ressourcenplanung.

Wie kann ich externe Mitarbeiter an den Kunden verrechnen?

Die Abrechnung von externen Mitarbeitern wie Freelancern oder Spezialisten erfolgt 1:1 mit Marge oder wird "verdeckt" an den Kunden weiterberechnet. Die manuelle Übertragung der Rechnungsbeträge oder Leistungen von Excel in Word verursacht einen hohen administrativen Aufwand. Das Handling in Vertec vereinfacht den Prozess, minimiert die Übertragungsfehler und bietet ein hohes Einsparpotenzial. Die Rechnungen können über die Standardschnittstelle direkt an die Finanzbuchhaltung beispielsweise in DATEV übergeben werden.

Es ist möglich externe Mitarbeiter in Vertec wie interne Mitarbeiter zu führen. In diesem Fall erhalten die externen Mitarbeiter einen eigenen Login und können ihre Leistungen und Spesen direkt auf Kundenprojekten erfassen. Die Berechtigungen sind dabei auf die zugewiesenen Projekte beschränkt. Sie können die erfassten Stunden Ihrer Freelancer bei Bedarf sehr detailliert gegenüber Kunden ausweisen. Insgesamt haben Sie so alle Zahlen für Controlling, Auslastungsplanung, Finanzbuchhaltung, Skillmanagement und Rechnungsstellung im direkten Zugriff.

Alternativ können Sie externe Mitarbeiter auch als Projektkosten betrachten und deren Leistungen autark erfassen. Am Monats- oder Projektende erhalten Sie dann eine Rechnung der externen Mitarbeiter. Diese verbuchen und fakturieren Sie als Drittkosten (Spesen) auf das Projekt in Vertec. So erhalten Sie ein einfaches Kostencontrolling über alle Drittkosten. Die Rechnung Ihrer Freelancer kann mit oder ohne Marge direkt an Ihre Kunden weiterberechnet werden, der administrative Aufwand ist hierbei minimiert.

Die Kosten des externen Mitarbeiters können als Spesen mit Marge verrechnet werden.

Wie optimiere ich meinen Fakturierungsprozess?

Die manuelle Abrechnung ist für Dienstleistungsunternehmen oft ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Bei der Leistungserfassung und Rechnungsstellung durch eine Insel-Lösung oder gar Word und Excel schleichen sich schnell Fehler ein. Was kann man mit einer automatisierten Verarbeitung sparen? Wenn Sie beispielsweise pro Rechnung eine Stunde brauchen und 30 Rechnungen pro Monat schreiben, kostet Sie die Rechnungsstellung bei einem Stundensatz von 50 Euro monatlich (30 x 1) x 50 € = 1.500 €. Das sind 18.000€ im Jahr.

Automatisieren Sie den Prozess in Vertec, beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle pro Rechnung nur noch 15 Minuten. Die Rechnungen werden mit Hilfe von hinterlegten Stundensätzen und individualisierbaren Vorlagen per Klick erzeugt. Die Kosten dafür belaufen sich auf (30 x 0,25) x 50 € = 375 € monatlich. Das macht 4.500 € pro Jahr. Allein im Rechnungsprozess können Sie also jährlich 13.500 € sparen.

Darstellung einer Rechnungsbuchung in Vertec.

Diese automatisierte Abrechnung senkt vor allem bei Intervallrechnungen wie Wartungs- oder Pauschalrechnungen die internen Kosten. Abrechnungszeiträume können nach Ihren Anforderungen vordefiniert oder ausgewählt werden und die manuelle Übertragung von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen entfällt. Darüber hinaus lassen sich individuelle Ansichten erstellen, die aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten zeigen, welche Projektstände sich zur Abrechnung anbieten.

Bei Bedarf können Sie Ihr Mahnwesen ebenfalls über die Vertec-Funktionen abbilden und sich den Zahlungsstand anzeigen lassen. Die Geldeingänge können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe der Standardschnittstelle zu DATEV werden die Rechnungen beispielsweise zur Finanzbuchhaltung übertragen und Zahlungseingänge in die Software importiert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

Wie kann ich Monatspauschalen und Retainer effizient abrechnen?

Agenturen verrechnen ihre Leistungen meist als Monatspauschalen oder in Retainern, im Bereich der Webdienstleistungen geht es häufig um die Erstellung von Wartungsrechnungen. Der administrative Aufwand diese regelmässigen Beträge manuell abzurechnen, ist hoch. Durch Tippfehler oder veränderte Verträge schleichen sich zudem schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können diese Rechnungen (teil-)automatisiert werden. Auch bei einer steigenden Anzahl von Kunden bzw. Rechnungen entsteht in der Administration so kaum Mehraufwand. Zudem können Sie zu den regelmässigen Einnahmen einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden.

Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis zu einem definierten Gesamtbetrag

Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmässigen Intervallen wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können pro Projekt einen Budgetwert für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. So wird die Rechnung für den entsprechenden Leistungszeitraum mit dem gewünschten Abrechnungsbetrag erstellt. Nach Verbrauch des Budgets können Sie das Projekt verlängern oder auf "inaktiv" setzen. Die einzelnen Schritte lassen sich mit Hilfe von Scripts auch automatisieren.

Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

Alternativ können Sie beispielsweise für die Erzeugung von Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit Vorschussrechnungen erstellen. Dafür wird eine Projektphase "Wartung" angelegt und mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetiert. Anschliessend legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erstellt werden.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

Wie stelle ich einen zentralen, stets aktuellen Projektstatusbericht sicher?

Projektstatusmeetings sind echte Zeitfresser: Aufwändige Excel-Tabellen werden gepflegt und Projektleiter müssen die Zahlen vor dem Termin auf den aktuellsten Stand bringen. Budget, erbrachte Leistungen, abgerechnete Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade und die persönliche Einschätzung des Projekts sind feste Bestandteile. Doch kaum ist das Projektstatusmeeting vorbei, ist der Statusbericht schon wieder veraltet. Denn der Projektstatus ändert sich permanent.

Nutzen Sie Vertec für die Verwaltung Ihrer Projekte, kennen alle beteiligten Mitarbeiter immer den aktuellen Projektstand. Die wichtigsten Kennzahlen wie SOLL/IST-Vergleich des Budgets, Fertigstellungsgrad, Abarbeitungsstand einzelner Tasks (Aktivitäten), offene Leistungen und Drittkosten sowie Ressourcenverfügbarkeit werden zentral erfasst.

Beispiel einer Budgetübersicht des Projektverantwortlichen.

Um die Deckungsbeiträge, Rentabilität und den Abschlusstermin eines Projekts im Auge zu behalten, sind Budget-Controlling und Fertigstellungsgrad entscheidende Faktoren. Den Fertigstellungsgrad eines Projekts ermittelt man in Vertec am besten über einen Vergleich von fehlenden Stunden mit verfügbarem Restbudget. Für manche Projekte kann man mit Hilfe von Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. So ist auch eine Leistungsabgrenzung für Geschäftsabschlüsse möglich.

In Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und spezielle Anforderungen einfach ergänzen. Aufgaben lassen sich hier projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung sehen Sie zudem, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den jeweiligen Projekten arbeitet.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Projektcontrolling.

Wie kontrolliere ich erfasste Leistungen vor der Rechnungsstellung?

Dienstleistungsunternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Back-Office muss von dem Erfasser oder Projektleiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe an den Verantwortlichen. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe für die Abrechnung durch den Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben und anschliessend für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Alternativ kann die Freigabe vom Bearbeiter auch auf einzelnen Leistungslisten oder einzelnen Leistungen gruppiert erfolgen. Im letzten Schritt überprüft der Vorgesetzte oder Projektleiter schliesslich die Leistungen und gibt sie an die Fakturierung weiter.

Das Back-Office sieht auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Die interne Kommunikation wird so auf ein Minimum reduziert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

Ansicht der offenen Aktivitäten in Vertec.

Wie behalte ich kritische Termine im Blick?

Offerten müssen nachgefasst, Verträge verlängert oder gekündigt werden und Fristen laufen ab: Im Tagesgeschäft ist die effektive Verwaltung von Wiedervorlagen und Terminen sehr wichtig. Die Organisation mit Hilfe von Outlook Aufgaben, Kalendereinträgen oder Tools wie Trello und Asana ist nur mit Abstrichen zu empfehlen. Dort können Aufgaben und Wiedervorlagen nicht für alle Mitarbeiter nachverfolgt werden. Auch die lückenlose Historie am Kunden oder des jeweiligen Projekts ist nicht möglich.

Mit Vertec arbeiten Sie hier deutlich globaler. Sie können Ihre Aktivitäten, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine schnell und einfach erfassen, an andere Kollegen vergeben und nachverfolgen. Zudem  sehen Sie auf einen Blick, ob ein Kollege die ihm zugewiesene Aufgabe schon erledigt hat oder diese aktuell bearbeitet.

Beim Login in Vertec können Sie sich über ein Pop-up auf Termine oder Fristen hinweisen lassen und diese fokussiert abarbeiten. Über Ihre eigenen Termine hinaus können Teamleiter auch die offenen Aufgaben oder Wiedervorlagen des eigenen Teams einsehen oder Aufgaben und Fristen per SQL-Suchordner suchen. Bei bestimmten "Events" kann eine automatische E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter verschickt werden. So behalten alle den Überblick.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fristenkontrolle.

Ansicht der offenen Aktivitäten in Vertec.

Cloud Abo oder Software Kauf

Vertec kann im Cloud Abo gemietet oder als Software Lizenzen gekauft werden.

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Cloud Abo Preise

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Software Kauf Preise

Antworten auf die wichtigsten Fragen

Ja, mit der Vertec Web App lässt sich Vertec auf "nicht Windows-Geräten" nutzen. Sie ist über die gängigsten Browser verfügbar. Dabei läuft die exakt gleiche Business-Logik auf einem Applikationsserver. Die Seiten können ebenso parametrisiert werden und die Funktionen sind überall verfügbar. Einschränkungen gegenüber den Windows Apps gibt es hauptsächlich im Bereich des Reportings und der Schnittstellen.

Ja, denn Vertec wurde speziell für Dienstleister entwickelt. In der Rechnungsstellung können Sie die abzurechnenden Leistungen nachträglich anpassen und können sowohl Festpreise als auch nach Aufwand (Time and Material) abrechnen. Selbstverständlich können Sie auch Reisekosten und Spesen mit fakturieren.

Sie können sich Ordner mit allen Projekten oder allen Phasen als Liste anzeigen lassen. So sehen Sie, welche Budgets geplant sind und welche Leistungen und weitere Kosten pro Projekt angefallen sind.

In Vertec können Sie sich in einer Übersicht einfach Rest-Budgets für einzelne Projekte anzeigen lassen.

Ja. In Vertec können Sie Auswertungen aller Bearbeiter über eine festzulegende Perioden erstellen. Diese können entweder als Reports generiert werden oder innerhalb der Software angezeigt werden.

Aufgaben und Termine können Sie Ihren Kollegen vom Rechner aus oder auch mobil über die Phone App zuweisen.

Ja, in Vertec können Sie verschiedene Arten von Sales Pipelines darstellen. In der Praxis haben sich drei Modelle bewährt, die wir Ihnen im persönlichen Gespräch gern vorstellen. Nehmen Sie dazu gern Kontakt mit uns auf.

Ja, Sie können in Vertec die Word-Templates für das Rechnungs-Design selbstständig anpassen. Es ist möglich mehrere Templates für Rechnungen anzulegen.

Mit dem Eventmanagement können Sie Veranstaltungen planen. Sie sehen, wer sich angemeldet hat, wer teilgenommen und wer nicht teilgenommen hat. Darüber hinaus können Sie Rechnungen pro Teilnehmer erstellen. So haben Sie zugleich ein Controlling über die Kosten und Erträge Ihrer Events. Ausführliche Infos bietet dieser Blogartikel.

Daten und Leistungen können nachträglich beispielsweise durch den Projektmanager oder das Management bearbeitet werden bevor sie für die Abrechnung weiter verarbeitet werden.

Wenn nur Teile einer Rechnung bezahlt werden, klicken Sie in Vertec auf der Rechnung auf den Bereich "bezahlen" und tragen dort den erhaltenen Betrag ein. Der noch ausstehende Betrag bliebt auf der Rechnung erhalten.

Dokumente, die wie beispielsweise Rechnungen oder Angebote (Offerten) in Vertec erzeugt werden, können als PDF, Word, Excel oder csv abgespeichert werden. Bei Bedarf können Sie auch weitere Dateiformate einrichten.

Sie können Vertec 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen. In unserem Blogartikel beantworten wir dazu alle wichtigen Fragen rund um den Test. Selbstverständlich unterstützen wir Sie in diesem Zeitraum auch gern persönlich. Nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.

Vertec wird nach dem Modell aktiver named User lizenziert. Ein solcher User kann sich in Vertec einloggen und es können Leistungen etc. für diesen erfasst werden. Scheidet ein Mitarbeiter aus, so wird er in Vertec auf inaktiv geschaltet und ein (z. B.) neu eingetretener Mitarbeiter kann aktiviert werden. In der Vertec Lizenz ist der Betrieb auf beliebigen vielen Servern (On-Premises) sowie auf beliebig vielen Clients erlaubt. Ebenso sind sämtliche Apps inbegriffen.

Wissenswertes aus dem Vertec Blog

02.03.2021

So machen Sie Ihr Vertec in wenigen Schritten sicher

Warum man seine Software absichern sollte und wie Sie schnell zu einer sicheren Vertec-Installation gelangen, erklärt dieser Blogartikel.

19.01.2021

Ergebnisse der Kundenzufriedenheitsumfrage 2020

Die Vertec Kundenzufriedenheit wurde im Herbst 2020 erhoben. Mehr als 200 Teilnehmende lieferten wertvolles Feedback zur Weiterentwicklung von Vertec. 

11.03.2019

Effiziente Auslastung trotz projektbezogener Aufträge: Vertec für Agenturen

Effiziente Auslastung trotz projektbezogener Aufträge: Wir erklären, wie Vertec Agenturen im Tagesgeschäft unterstützt.

18.11.2016

Vertec auf Mac – warum Jung von Matt/Limmat sich für Vertec entschieden hat

Roman Hirsbrunner, CEO von Jung von Matt/Limmat erklärte auf der Vertec Anwendertagung 2016, warum Agenturen vermehrt auf projektorientierte Software setzen. 

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Gerhard Heinz
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