Notarielle Dienstleistungen komfortabel verrechnen

Wenn Notare oder Anwälte notarielle Dienstleistungen erbringen, stellen sie ihre Leistungen einer Partei oder aufgeteilt auf mehrere Parteien in Rechnung. Die korrekte Verrechnung von Amtsgebühren (ohne MwSt) oder Gebühren wie beispielsweise Handänderungssteuern, Eintragungskosten für das Grundbuch und das Handelsregister ist ebenfalls eine Herausforderung. In diesem Artikel stellen wir Ihnen vor, wie Sie diese speziellen Anforderungen in der Kanzleimanagementsoftware von Vertec mit individuellem Customizing lösen können.

Inhaltsübersicht:

1. Herausforderungen bei der Verrechnung notarieller Leistungen
2. Lösungen in Vertec

Herausforderungen bei der Verrechnung notarieller Leistungen

Notarielle Dienstleistungen bestehen oft aus einer Pauschale und Dienstleistungen nach Aufwand (Honorar nach Arbeitsaufwand). Basis für die pauschalen Notariatsgebühren bilden die kantonalen Verordnungen. Dass bestimmte Aufwände mehr oder weniger aufwändig ausfallen können, muss ebenfalls berücksichtigt werden. Solche Tarifabweichungen können begründet und dem Mandanten ausgewiesen werden.

Amtsgebühren wie Grundbuchgebühren oder Apostille (Überbeglaubigung) sind nicht mehrwertsteuerpflichtig, werden somit ohne Mehrwertsteuer (MwSt) eingekauft und weiter verrechnet. Kleinspesenpauschalen oder Spesen nach Aufwand für für Kopien oder Porti müssen ebenfalls abgerechnet werden können.

Die Rechnung geht im einfachsten Fall an einen Rechnungsempfänger. Oft muss die Rechnung jedoch auch aufgeteilt und an zwei oder mehrere Rechnungsempfänger fakturiert werden können. Nicht selten mit unterschiedlichen Rechnungsanteilen. Dies kann innerhalb des Mandats abweichen. So geht beispielsweise eine Grundschuld nur an den Käufer. Dabei können auch die Rechnungsadressen von den Debitoren, welche den anteiligen Rechnungsbetrag schulden, abweichen.

Die Notare sind dabei beispielsweise im Kanton Bern von Gesetzes wegen verpflichtet, die Handänderungssteuern sowie die Eintragungskosten für das Grundbuch und das Handelsregister bei ihren Klienten mittels entsprechenden Kostenvorschussrechnungen einzuziehen und an den Staat weiterzuleiten.

Lösungen in Vertec

Vertec beinhaltet bereits alle benötigten Bausteine für eine optimale Umsetzung.

• Zwei Arten von Phasen: pauschal und nach Aufwand

Pauschale Dienstleistungen, wie die Gründung einer AG oder ein Grundbucheintrag, bildet Vertec über sogenannte Pauschalphasen ab. Der Wert der Dienstleistungen wird pauschal eingetragen. Denkbar sind hier Bemessungsgrundlagen wie beispielsweise eine kantonale Verordnung. Der tatsächliche Zeitaufwand spielt für die Verrechnung keine Rolle. Dienstleistungen können alternative nach Aufwand, also mit Stundensatz, erfasst und verrechnet werden. Natürlich können beide Phasentypen innerhalb eines Mandats gemischt werden.

• Spesentypen mit MwSt 0%

Bestimmte Gebühren müssen ohne Mehrwertsteuer ein- und verkauft werden. Dafür nutzt man in Vertec einfach Spesentypen, deren Mehrwertsteuer für Ein- und Verkauf auf 0% eingestellt werden kann.

• Vorschüsse auf Projekte (Mandate) und/oder Projektphasen (Teilmandate)

Diese Vorschüsse werden einem "Zweck" zugeordnet, beispielsweise Handänderungsgebühr, Kaufvertag etc.
Übrigens: Vertec kennt zwei Arten von Jargon: Projekte und Mandate. Mit einem Klick in den Systemeinstellungen können Sie dies anpassen.

• Konfigurierte, kundenspezifische Einzel-Lösung für Rechnungsaufteilung

Sie möchten Rechnungen auf zwei oder mehr Parteien aufsplitten und das inklusive der Vorschüsse? Dies konnten wir bereits in zahlreichen Projekten kundenspezifisch umsetzen. Dabei wurden auch die folgenden Themen durchgängig (inklusive der Anbindung an eine Finanzbuchhaltung) gelöst: Rundung bei Rechnungsaufteilung, Hinterlegung Rechnungsaufteilung auf Phasen oder Stornierung.

Sie haben noch Fragen rund um die Abrechnung und Bearbeitung von notariellen Dienstleistungen mit Vertec? Dann vereinbaren Sie gern einen unverbindlichen Termin.

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