Wie relevante Unternehmenskennzahlen mit Vertec sichtbar werden

Ohne die richtigen Kennzahlen steuert ein Unternehmen permanent auf Sicht. Soll heissen, man kann nur auf die Dinge reagieren, die sich im Sichtfeld befinden. Was in einem kleineren Unternehmen mit 10 Personen noch gut funktionieren mag, wird bei 50 oder 100 Personen unmöglich. Umsatzprognosen, Auslastung, Rentabilität – ohne Daten kann niemand diese Werte zur Verfügung stellen.

Dabei sind Kennzahlen das Fundament für viele wichtige Entscheidungen. Einerseits strategisch (wo wollen wir hin?), andererseits taktisch (wie kommen wir ans gesteckte Ziel?). Ergo haben die Unternehmen Wettbewerbsvorteile, die Kennzahlen schneller und in besserer Qualität für ihre Entscheidungen verfügbar haben. Werfen wir den Blick auf typische Vertec Kunden, die Vertec als CRM und ERP für Dienstleister einsetzen. Diese Dienstleister haben Projekt- oder Mandatsfokus, sind also Berater, Ingenieure, Anwälte, Treuhänder, IT Unternehmen und Softwarehersteller. Welche Kennzahlen sind in diesen Firmen von Bedeutung und wie kann Vertec dabei helfen?

Ressourcenplanung und Auslastung

Für viele Unternehmen mit Projekt- oder Mandatsfokus ist die Ressourcenplanung die vielleicht wichtigste Planungsaufgabe. Permanent müssen Angebot (Mitarbeiter mit Skills und Verfügbarkeiten) und Nachfrage (Projekte/Mandate mit Anforderungen) miteinander in Balance gebracht werden. Mit Vertec haben Sie dank der integrierten Ressourcenplanung unter anderem folgende Kennzahlen zur Verfügung:

–    Ansicht Netto- und Bruttokapazität pro Mitarbeiter oder Team
–    Kapazität als Grafik mit Über- und Unterlast
–    Pivottabellen nach Mitarbeitenden, Projekten und Projektphasen
–    Ansicht freier Kapazitäten nach einzelnen Mitarbeitenden oder Teams

Typische Fragen in Unternehmen, die mit Kennzahlen aus der Ressourcenplanung beantwortet werden können:

–    Sind die Teams für die kommenden Monate ausreichend ausgelastet?
–    Haben wir ausreichend Ressourcen für bestellte Projekte?
–    Wie viel Kapazität haben wir für Projekte in der Sales Pipeline?

Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag 1 gibt an, wie viel Ertrag nach Abzug der variablen Projektkosten (zumeist Lohnkosten) in einem Projekt erwirtschaftet wird. Mit Deckungsbeiträgen kann also analysiert werden, wie rentabel Projekte, Projektphasen oder Kunden sind.
Sind in Vertec Normkostensätze für Mitarbeitende hinterlegt, können Deckungsbeiträge einfach ermittelt werden.

Typische Fragen in Unternehmen, die mit Kennzahlen aus Deckungsbeiträgen beantwortet werden können:

–    Wie rentabel sind die Projekte von Kunde X?
–    Sind Projekte aus Kategorie X rentabler als Projekte aus Kategorie Y?
–    Wie hoch war der Deckungsbeitrag von Person X in den letzten drei Monaten?

Umsatzprognose

Eine Umsatzprognose ist für praktisch jedes Unternehmen essenziell. Im Dienstleistungsbereich wird sie gerne im Zusammenspiel mit einer Sales Pipeline erhoben. Diese Pipeline fasst potenzielle Aufträge zusammen, typischerweise mit einer Erfolgswahrscheinlichkeit. So können etwa Aufträge mit einer Wahrscheinlichkeit von mindestens 80% in die Sales Pipeline aufgenommen werden, alles darunter bleibt noch aussen vor. Daraus ergibt sich dann der prognostizierte Umsatz, meist verteilt auf Monate, entsprechend der Zahlungsmodalitäten.

Je weiter der Blick in die Zukunft geht, desto weniger klar ist die Prognose. Wichtig also, dass diese Kennzahl periodisch im Management genutzt werden kann. Quelle für die Sales Pipeline und Umsatzprognose sind die in Vertec eingetragenen Angebote mit Wahrscheinlichkeit.

Typische Fragen in Unternehmen, die mit Kennzahlen aus der Umsatzprognose beantwortet werden können:

–    Mit welchen (zusätzlichen) Umsätzen können wir in den nächsten Monaten / Quartalen planen?
–    Wenn die prognostizierten Umsätze realisiert werden, was bedeutet das für unsere Auslastung?
–    Müssen wir in Marketing und Vertrieb stärker auf Umsatzgenerierung fokussieren?

Fertigstellungsgrad

Die Projektplanung mit Werkzeugen wie Meilensteinen oder Phasen ist das eine, die Realität das andere. Der Fertigstellungsgrad von Projekten ist selten 1:1 identisch mit der ursprünglichen Planung. Die Konsequenzen von Verzögerungen können immens sein.

Verplante Teams bleiben länger auf einem Projekt und können somit im nächsten Projekt erst später starten. Auch vertragliche Regelungen zu Fertigstellungsgraden haben möglicherweise Bedeutung.

Mit Vertec können Sie sich kritische Projekte in Bezug auf die Fertigstellung direkt grafisch anzeigen lassen. Auch Benachrichtigungen bei Untererfüllung sind möglich. So können Sie frühzeitig eingreifen und Projekte wieder in die Spur bringen.

Typische Fragen in Unternehmen, die mit Kennzahlen aus der Umsatzprognose beantwortet werden können:

–    Wie gut liegt Projekt X im Plan?
–    Werden die Projekte bei Kunde Y rechtzeitig fertig?
–    Kann Team X planmässig mit dem neuen Kunden das Projekt beginnen?

Weiteres Potenzial für Kennzahlen

–    Personal (Abwesenheiten, Ferien, Krankenstand, …)
–    Termintreue in den Projekten
–    Zahlungsmoral der Kunden (durchschnittliche Dauer bis Zahlung)

Individuelle Kennzahlen

Die oben genannten Kennzahlen sind natürlich nur der kleinste gemeinsame Nenner. Je nach Geschäftsmodell rücken spezifische Zahlen in den Vordergrund. Auch die Unternehmensstruktur hat einen wichtigen Einfluss auf den Analysebedarf. Mit der individuellen Anpassbarkeit bietet Ihnen Vertec eine fantastische Grundlage, um spezifische Zahlen verfügbar zu machen. Werte, die in Vertec erfasst werden, können in den allermeisten Fällen auch ausgewertet werden.

Sie möchten Werte aus Vertec mit externen Daten kombinieren und dann auswerten? Dafür bietet sich der Export von Vertec Daten über das BI Modul an. Auf diesem Weg können Tools wie Power BI oder Tableau mit Vertec Daten versorgt werden.