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Excel vs. Vertec: Zwei Unternehmen im direkten Vergleich

02.10.2019
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Unternehmensorganisation mit Excel oder Vertec - wo liegen die Unterschiede? Schauen wir uns dafür drei konkrete Geschäftsprozesse an, die aus meiner Kundenerfahrung häufig zu den Kern-Prozessen zählen. Dabei geht es um die Angebotsverfolgung, die Leistungserfassung sowie die Rechnungsstellung.

Firma A und B sind zwei Unternehmensberatungen mit jeweils 20 Mitarbeitern und 50 Kunden. Firma A ist die „Excel Consulting Group“ und hat keine CRM- oder ERP- Lösung im Einsatz. Die Mitarbeiter pflegen und verarbeiten alle internen Prozesse in Excel und Word. Firma B ist die „Vertec Consulting“ und hat die wichtigsten Geschäftsprozesse mit Vertec digitalisiert. Sehen wir uns beispielhaft an, was das für die Bearbeitung unser drei Prozesse bedeutet.

Angebotsnachverfolgung und Wiedervorlagen nutzen

Eine zentrale Excel-Liste ist das Herzstück der Angebotsverfolgung der Excel Consulting Group. Darin werden alle ausgesendeten Angebote mit den wichtigsten Details wie Angebotsnummer, Budget, Gesamtsumme, Erstellungsdatum oder Status von den einzelnen Mitarbeitern festgehalten. Wiedervorlagen werden in der Tabelle festgehalten und dann von jedem Mitarbeiter einzeln in die Outlook-Aufgabenverwaltung übertragen.

Bei Vertec Consulting sehen die Abläufe etwas anders aus. Angebote werden in Vertec einfach erstellt. Nach dem Absenden eines Angebots wird es als „versendet“ gekennzeichnet. Bereits mit der Auswahl des Angebots bzw. einer Vorlage, werden Wiedervorlagen angelegt. Die Erinnerungen für bestimmte Aufgaben erhält der jeweils zuständige Mitarbeiter in seinen persönlichen Wiedervorlagen in Vertec. Alle Angebote können in einer Übersicht ausgegeben und nach ihrem Status gefiltert werden. Unter jedem Kunden und jedem Projekt werden die jeweils dazugehörigen Angebote ebenfalls angezeigt.

Leistungen auf Projekten erfassen

Da beide Unternehmensberatungen auf zahlreichen Kundenprojekten parallel arbeiten, müssen pro Kunde oder Projekt Leistungen erfasst werden. Bei der Excel Consulting Group hinterlegt jeder Mitarbeiter seine pro Projekt erbrachten Leistungen im Outlook-Kalender und überträgt diese dann händisch in die allgemeine Excel-Liste. Das Dokument enthält alle laufenden Projekte sowie die erfassten Leistungen aller Mitarbeiter und liegt auf dem internen Server.

Bei Vertec Consulting tragen die Berater von unterwegs ihre Leistungen über die Vertec Phone App ein. Im Büro nutzen die Mitarbeiter die Leistungserfassung in Vertec auf ihrem Rechner. In beiden Fällen werden direkt bei dem Eintrag einer Zeit das passende Projekt und damit auch der passende Kunde ausgewählt. Der ergänzende Beschreibungstext pro Leistung wird später auf der Rechnung ausgegeben. Textbausteine verkürzen den Aufwand.

Rechnungsstellung am Monatsende

Für die Rechnungsstellung werden alle  Informationen an das Back Office übermittelt. Die Excel Consulting Group beschäftigt dafür zwei Kollegen. Zum Monatsende haben sie alle Hände voll zu tun. Auf Grundlage der Leistungsliste in Excel übertragen sie alle gesammelten Leistungen in eine separate Excel-Liste pro Kunde. Bei einem neuen Kunden müssen Sie aus der Excel-Adressliste die Daten in das Word-Dokument für die Rechnung übertragen. Anschließend werden hier per Copy and Paste von anderen Rechnungen Textbausteine übertragen und um die aus der Excel erfassten Leistungen und Abrechnungsposten ergänzt.

Bei Vertec Consulting ist der Mitarbeiter im Back Office dagegen nicht lange mit der Rechnungsstellung beschäftigt. Er kann pro Kunde die offenen Leistungen für die nächste Rechnungsstellung auswählen und bei Bedarf kontrollieren. Mit nur einem Klick wird dann die Rechnung erzeugt. Diese enthält bereits alle relevanten Daten wie Adresse, Ansprechpartner und die Abrechnungsposten samt Beschreibungstexten. Sie kann als Word oder PDF-Datei ausgegeben und direkt versendet werden.

Was kann ich hier konkret sparen?

Wenn Ihr Back Office beispielsweise pro erstellter Rechnung eine Stunde benötigt und 30 Rechnungen pro Monat schreibt, kostet Sie die Rechnungsstellung bei einem Stundensatz von CHF 100 monatlich (30 x 1) x CHF 100 = CHF 3'000. Das sind CHF 36'000 im Jahr.

Automatisieren Sie diesen Prozess in Vertec, beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle pro Rechnung nur noch 15 Minuten. Die Rechnungen werden mithilfe von hinterlegten Stundensätzen und individualisierbaren Vorlagen per Klick erzeugt. Die Kosten dafür belaufen sich auf (30 x 0,25) x CHF 100 = CHF 750 monatlich. Das macht CHF 9'000 pro Jahr. Allein im Rechnungsprozess können Sie mit Vertec jährlich CHF 27'000 sparen. Bei einem weiteren Beispiel von 100 Rechnungen pro Monat können CHF 90'000 eingespart werden.

Meine Empfehlung für Sie

Wie Sie an den beiden Beispielen gesehen haben, bietet die Datenhaltung in nur einem System wie Vertec viele Vorteile. Unternehmensberater erfassen Ihre erbrachten Leistungen direkt. So sind ein Echtzeitcontrolling und eine schnelle und fehlerfreie Rechnungsstellung möglich. Wer noch weiter gehen möchte, kann viele der skizzierten Prozesse auch automatisieren und noch mehr Zeit sparen. Wenn auch Sie mehr über konkrete Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung erfahren möchten, dann lassen Sie uns gern einmal persönlich über die  Einführung von Vertec in Ihrem Unternehmen sprechen. Ich freue mich auf Ihre Nachricht!

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Herr Vaagt ist Berater von Top-Anwälten und Kanzleien und im Interview mit Vertec.
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