Funktionen
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| Hauptmodul für die Dienstleistungs-Erfassung und Verrechnung |
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| Projekterfassung, Leistungs- und Spesenerfassung, Fakturierung |
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Adressen
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| Einfache Adressenverwaltung |
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| Adressen durchsuchen und einsehen |
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| Neue Adressen (Kontakte und Firmen) aus Outlook anlegen |
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| Firmen- und Personen-Adressdaten, Firmen und Personen zu Kontakten verknüpfen, mehrere Personen pro Firma. Eine Person kann gleichzeitig mit mehreren Firmen verknüpft sein (z. B. VR-Mitglieder). |
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| Zwei Personen können zu einem Paar verknüpft werden. |
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Mutterfirma – Tochterfirma Verknüpfung bei Firmen
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| Zusätzliche Verknüpfungsarten zwischen Adressen erstellen und verwalten (z. B. alle VR’s zeigen). |
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| Zuordnen eines Mitarbeiters als Betreuer für eine Adresse |
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| Adressen können gleichzeitig Kunden und Lieferanten sein |
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| Beliebige Anzahl Telefon-Nummern, E-Mail-Adressen etc. pro Adresse |
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| E-Mails direkt aus der Adresse erstellen |
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| Homepage direkt aus Adresse öffnen |
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| Adresse direkt in Karten-App öffnen |
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| Bemerkung pro Adresse für adressspezifische Notizen |
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| Beliebige Anzahl von Aktivitäten als Kontakthistorie |
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| Adresslayout für Briefe pro Adresse definierbar (z. B. USA-Formatierung) |
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| Adresslayout für Ausdrucke, Briefe etc. kann bearbeitet werden |
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| Adresslayouts können als Vorlagen abgespeichert werden, z.B. für Abbildung US-amerikanischer Adressen mit PLZ hinten |
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| Korrespondenzsprache pro Adresse hinterlegen |
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| Kategorisierung der Adressen mittels Stichwortzuordnung |
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| Erstellung eigener, hierarchischer Kategorien mittels Stichwort-Ordnern |
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| Dokumentautomation und -verwaltung mit Word (automatische Briefe, Faxe, Memos, Projektberichte etc.) |
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| Serienbrieffunktion via Excel-Export |
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| Word Addin für Seriendrucke aus Vertec |
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| Schnittstelle in Microsoft Outlook für den Import oder Export von Adressen (und via Outlook zum Smartphone) |
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Aktivitäten
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| Adress- und Projekttasks und Historie mittels Aktivitäten |
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| Überwachung von Tasks, Terminen und Fristen |
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| Eingehende E-Mails aus Outlook als Aktivitäten anlegen |
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| Ausgehende E-Mails automatisch als Aktivitäten speichern |
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| Automatische Verknüpfung von Dokumenten aus Word, Explorer & Outlook |
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| Abgleich von pendenten Aktivitäten als Outlook-Aufgaben |
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Projekte / Mandate
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| Beliebige Anzahl Projekte pro Kunde |
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| Zuordnung von Projekt- resp. Mandatsleiter |
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| Zuordnung Teamleiter (Vorgesetzter) – Team mit Teamleiter-Berechtigung |
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| Verknüpfung Stellvertreter – Vertretene mit Berechtigungs-Vererbung |
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| Projekt bei Beendigung inaktiv schalten |
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| Übersichtstabelle nach Zeit und Bearbeitern |
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| Zuordnung von Hauptbearbeitern, Stv. sowie Sekretärin |
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| Kategorisierung der Projekte nach Dienstleistungskategorie, nach Branchen, nach Akquisitionskanal, etc. (durch Ordnerstrukturen) |
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| Führung der Projekte in Fremdwährung |
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| Einteilung von Projekten in Projekttypen: Hinterlegen von Buchhaltungsinformationen / Charakterisierung Produktiv / unproduktiv / Zuordnung von Bearbeitern und Tätigkeiten für die Leistungserfassung / Abteilungen mit eigenen Tätigkeiten |
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Tarifsystem / Stundensätze
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| Stundensatz auf dem Projekt parametrisierbar |
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| Stundensatz pro Bearbeiter und Projekt parametrisierbar |
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| Stundensatz per Tariftabelle definierbar |
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| Tariftabelle nach Mitarbeiterkategorie, Projektkategorie und Tätigkeit |
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| Verwaltung von externem Ansatz, Kostensatz, Bearbeiter Ansatz und Tagespauschalen |
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| Tarife pro Währung |
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| Tagespauschalen in Tariftabelle hinterlegbar |
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| Behandlung von Stückleistungen (Einheitstarife für eine Dienstleistung, z.B. für eine Messung) |
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Bearbeiter / Projektleiter
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| Stundensatz pro Bearbeiter hinterlegbar |
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| Erfassungswährung pro Bearbeiter hinterlegbar |
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| Normkostensatz pro Bearbeiter hinterlegbar |
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| Lohn und Gemeinkosten pro Mitarbeiter |
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| Erfassung einer Bearbeiterstufe, z.B. «Partner» oder «Ingenieur» für die automatische Tarifberechnung |
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| Sollzeiteingabe auf Jahres- oder Wochenbasis, Überzeitvortrag von Vorjahr |
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| Sollzeitvorgaben pro Mitarbeiter oder systemweit definieren |
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| Sollzeit und Ferien pro Benutzergruppe definieren |
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| Feiertagekalender importierbar |
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| Abwesenheitskalender für Arbeitszeit-Ausnahmen |
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| Präsenzzeitkontrolle |
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| Ferienkontrolle (Ferienguthaben, Vortrag von Vorjahr, bezogene Ferien) |
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| Verwaltung von Eintritts- und Austrittsdaten |
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| Bearbeiter bei Austritt inaktiv schalten |
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Leistungen und Spesen
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| Leistungen erfassen |
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| Spesen erfassen |
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| Leistungserfassung aus Outlook-Terminen |
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| Spesen in Fremdwährung erfassen |
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| Leistungs- und Spesentypen verwalten |
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| Leistungstypen bei der Erfassung von Leistungen zuordnen |
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| Spesentypen bei der Erfassung Spesen zuordnen |
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| Tätigkeitstext und Spesentexte in mehreren Fremdsprachen |
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| Freigabe pro vordefinierten Projekttyp (Auftragsprojekt, interne Projekte, Produktprojekt) |
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| Freigabe pro eigendefinierten Projekttyp |
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| Tagespauschalen über Leistungstyp (Tätigkeit) |
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| Ertragskonto, MwSt.-Typ, Kostenstelle pro Tätigkeit |
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| Zusätzlich Wert intern und extern, Aufwandkonto und MwSt.-Typ Einkauf für Spesen- und Auslagentypen für z.B. Rückerstattung von Spesen an Mitarbeiter |
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| Verdeckte Leistungen über Leistungstyp (Tätigkeit) parametrisieren |
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| Verrechenbarkeit von Leistungen auf Tätigkeiten vordefinieren |
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| Angabe von Tätigkeiten für Stückleistungen |
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Leistungserfassung
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| Leistungserfassung in Tagesliste oder in Einzelmaske |
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| Leistungserfassung in der Wochentabelle |
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| Automatische Zeit-Erfassung mittels Timer-Funktion |
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| Leistungen periodenweise freigeben |
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| Spesen auf Leistungspositionen erfassen |
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| Spesen in separater Liste erfassen |
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| Belegbilder für Spesen hinterlegbar |
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| Präsenzzeit einfach erfassen mit der Erfassungshilfe Präsenzzeitliste |
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| Sollzeitanzeige auf der Erfassungsmaske einblenden |
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Offerten / Angebote
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| Erstellen von Offerten/Angeboten. Die Struktur wird von den Projekten und Teilprojekten übernommen, die Beträge vom Budget. (Vertec-Budget & Teilprojekt erforderlich) |
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| Offerierte Projekte ohne Neuerfassung verrechnen |
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Rechnungsstellung / Fakturierung
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| Manuelle Auslösung einer Rechnung pro Projekt /Mandat |
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| Beliebig viele Rechnungen pro Projekt |
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| Fakturavorschläge |
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| Rabatt in Prozent oder Geldbetrag |
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| Spesenpauschalen |
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| Rechnungsvorgaben (Rabatte, Spesenpauschalen, pro Forma) pro Projekt hinterlegbar |
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| Rechnungen manuell anpassbar (Manipulation der Leistungs- und Spesenpositionen, setzen eines Pauschalbetrages) |
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| Automatische Rechnungsmanipulationen |
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| Rechnungsausdrucke in integriertem Reportgenerator |
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| Rechnungsausdrucke in Word (Rechnung, Detaillisten, ESR) |
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| Rechnungsintervall (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich) konfigurierbar |
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| ESR-Rechnungen (oranger Einzahlungsschein) |
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| Erfassen, Fakturieren und Verrechnen von Vorauszahlungen |
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| Schnittstelle in die gängigsten Debitorenbuchhaltungsprogramme Abacus, Datev, Diamant, Sage 200 (Simultan), Sage 50 (Sesam), SelectLine, Topal etc. |
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Dokumentautomation und -Verwaltung
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| Erstellen von adressierten Briefen und Dokumenten direkt aus der Adresse mit Word |
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| Führen einer Dokumentverwaltung (projekt- und mandatsbasiert, adressbasiert) mittels Aktivitäten |
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| Automatische Dokumentspeicherung bei Erstellung, Dokumentname parametrisierbar |
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| Vertec-Funktion im Word für automatische Abspeicherung in der Projektablage |
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| Verwaltung von Dateitypen wie PDF, TXT etc. |
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| Direkter Zugriff von Vertec auf das Dateisystem |
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Organisations-Hilfsmittel
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| Erstellen von eigenen Ordnern und Ordnerstrukturen für alle Objekte (Projekte, Kunden etc.) für Ihre pendenten Fälle, für die offenen Rechnungen, für die Sortierung nach Kategorien etc. Objekte können gleichzeitig in mehreren Ordnern sein. Die Zuordnung zu den Ordnern erfolgt manuell oder automatisch. |
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| Auszeichnung von Ordnern als Stichworte-Ordner. Diese erscheinen dann zur Auswahl auf den passenden Datentypen. Alle Einträge lassen sich so einfach und übersichtlich kategorisieren. |
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| Script-Umgebung für VB-Script und Python |
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| Integrierter Scripteditor |
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| Scripts können als neue Menüpunkte parametrisiert werden |
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| Registrierung von Scripts auf Daten-Events, z.B. "neues Projekt wird erstellt" oder "Tätigkeit wird auf Leistung erfasst" |
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| Hinterlegen von Bedingungen (OCL-Expressions) bei der Registrierung von Scripts |
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| Kundenspezifisches Customizing der Benutzeroberfläche |
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| Exportieren und Importieren von Plug-ins via Config Sets (XML-Dateien) |
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Reports und Auswertungen
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| Reporting mit Microsoft Word |
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| Reporting mit Microsoft Excel |
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| Erstellen eigener Reports mittels Office-basiertem Reportgenerator (Word, Excel, PDF) |
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| Export von Listen nach Excel |
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| Mitgelieferte Standard-Reports (Auswertungen, Spesen, Angebote, Rechnungen u.v.m.) |
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| Frei definierbare Auswertungen |
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