Firm management in an economic way

As a central hub for economic control, vertec offers tangible added value for modern law firms.

Manage your law firm as an economically successful company

For us, “Law firm management in economic terms” means: Vertec focuses on the profitable management of your law firm and thus ensures the economic and procedural success of your legal service type. This makes Vertec the preferred KMS (law firm management system) for commercial law firms with approximately 10 lawyers or more.

In addition to the industry-standard functions for file and deadline management, for service recording and invoicing, Vertec focuses on where modern law firms want to go: Effective and efficient processes, modern customer management – keyword “CRM” and sound business fundamentals for the commercially successful management of the firm.

More than half of the large commercial law firms in Switzerland – often already run as modern “law firms” – and our stable market presence in Germany, Switzerland and Austria for over 25 years prove that we understand your business and master ours.

Features for modern law firms

Made for the demands of today and tomorrow. Vertec functions offer tangible added value
out of the box and can be individually adapted if necessary.

Crm for lawyers

Easy handling of all contact data facilitates the day-to-day work in your law firm.

  • Capture, search, change: quickly and easily in Vertec
  • Optimally integrated with Microsoft Outlook
  • Everything at a glance thanks to activity feed

In Vertec können Verflechtungen von Firmen durch die Zuordnung von Mutter- und Tochterfirmen abgebildet werden. Eine Firma kann nur eine Mutterfirma haben, aber beliebig viele Tochterfirmen. Details bietet der Knowledge Base Artikel Adressen .

Der Aktivitätenfeed bietet eine lückenlose Historie aller Aktivitäten zu Projekten oder Mandaten. Berechtigte User erhalten einen nützlichen Überblick zu allem, was in einem Projekt oder Mandat passiert. Dank Vertec Outlook App stehen diese Informationen auch direkt in Outlook zur Verfügung.

Nutzen Sie Aktivitäten für das Verwalten von Aufgaben. Mit Wiedervorlagen weisen Sie einer Aktivität eine verantwortliche Person und einen Fälligkeitstermin zu. Mit Benachrichtigungen können Sie sich über fällig werdende Aufgaben informieren lassen.

Mit Stichworten können Sie Kontakte für Kampagnen und Mailings segmentieren. Nutzen Sie die exportierten Daten in zahlreichen Tools für Marketing- und Kommunikationszwecke.

Das Eventmanagement unterstützt Sie bei der Planung von Firmenveranstaltungen und macht es einfach, die Interessenten, Teilnehmenden und Absagen zu verwalten, Events auszuwerten und abzurechnen.

Vertec ist tief integriert in Outlook und ermöglicht das Arbeiten ohne permanentes Wechseln zwischen den Systemen. In Outlook ist es möglich:

  • Neue Kontakte direkt in Vertec anzulegen
  • Auf den Adressstamm von Vertec zuzugreifen
  • Den Aktivitätenfeed aus Vertec in einer Outlook Sidebar zu sehen
  • Ein- und ausgehende Mails zum Mandat oder Mandanten abzulegen

Entering services and expenses

Services and expenses are entered centrally on cases. Simple, fast and also on the smartphone.

  • Enter in just a few seconds
  • Easily reimburse expenses or bill clients
  • Manage services and expenses with approval processes

Die Leistungserfassung in Vertec bietet diverse optionale Möglichkeiten.

  • Erfassung mit Timer (Stoppuhr)
  • Erfassung mit vordefinierten Tätigkeiten (Stückwerte, individuelle Stundensätze oder auch Tagespauschalen)
  • Erfassung auf pauschal verrechneten Mandatsphasen/Teilmandaten

Erfassen Sie Leistungen direkt im Outlook Kalender. Termine können zu Leistungen oder Aktivitäten gemacht werden.

Open, manage and evaluate cases

Individually adaptable to the requirements of your law firm.

  • Open files with important functions such as conflict check and GwG
  • Mandate templates save time and ensure quality
  • Easily manage deadlines, follow-ups and appointments

Der Blogartikel Fristenkontrolle für Rechtsanwälte – einfach umgesetzt mit Vertec  zeigt den praxiserprobten Umgang mit Fristen in Vertec.

Fristenkontrolle in Vertec
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Der Knowledge Base Artikel Konfliktcheck  zeigt, wie die Funktion in Vertec für Kanzleien funktioniert und angepasst werden kann.

Individuell wurden bereits Lösungen für das Erzeugen und Aktualisieren des Rubrums umgesetzt. Das Rubrum enthält die wichtigsten Informationen zum Klienten und dem Inhalt des Mandats. Das Rubrum greift später auch die Mandatsbeteiligungen auf und ist überschreibbar. Die Darstellung enthält neben dem Code noch den Klienten und das Feld «In Sachen».

Für das erweiterte Management von Fristen wurden bereits kundenspezifische Fristenrechner implementiert. Diese beziehen sich auf länderspezifische Regeln und bieten in Vertec komfortable Ansichten zu Fristbeginn und Fristende.

Charging services

Charge services efficiently and time-saving with Vertec.

  • Services and expenses are charged in just a few clicks
  • E-billing with LEDES and XRechnung standards
  • Billing by time, flat rate, RVG and quotas

Vertec supports the create of invoices in the formats LEDES, ZUGFeRD and XRechnung. Detail can be found in the Knowledge Base articles LEDES Export and invoices according to ZUGFeRD Standard (XRechnung) [Select and drag to move] .

Hinterlegen Sie mehrere Rechnungsempfänger und teilen Sie die Rechnung anteilsmässig auf.

Rechnungsaufteilung in Vertec
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Individuelle Freigabeprozesse sichern Qualität und konforme Abläufe. Vertec passt sich Ihren Prozessen an, nicht umgekehrt.

Dokumente wie Rechnungen können aus Vertec an Outlook E-Mails angehängt und versendet werden. Alternativ ist auch der Versand via SMTP direkt aus Vertec möglich.

Evaluate performance

Vertec offers business intelligence solutions that enable law firms to efficiently evaluate.

  • Analyze Kpi such as revenue and costs per employee or case
  • Create reports and compare different cases or periods
  • Use data from Vertec in other BI programs like Microsoft Power BI

Resources

Maximize employee capacity with comprehensive resource planning solutions for law firms.

  • Planning at mandate level with assignment of employees and teams
  • Detailed views of employee capacities with absences and congestion
  • Integrates different resources such as skills and working hours

Ideal as standard, perfect with individual adjustments

Vertec already offers all the important functions for business processes in law firms “out of the box”. Additional features and functions enable specific functions to be implemented in the shortest possible time and individually adapted.

  • Vertec remains release-ready with adjustments
  • Use standardized additional features for free
  • Agile response to new requirements through adaptability

 

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Rethinking firm management from the perspective of stakeholders

Benefits for partners

Managing your law firm economically

Benefits for partners

Benefits for the back office

Lean mandate processes

Benefits for the back office

Benefits for it

On-prem or cloud: secure in any case

Benefits for it

How modern law firm management works

Best-of-breed

Best-of-breed means using the best products in a category. Vertec follows this rate by focusing on core competencies such as contact management, mandate management, invoicing and controlling.

Integrates

In line with the “best-of-breed” rate, Vertec can be seamlessly integrated with important systems. Standard Interfaces enable fast integrations, and individual connections complete interoperability.

Adapts to

With its core features, Vertec offers immense added value for more than 1.200 customers. Additional features expand the range of functions, individual adaptations make Vertec the ideal solution.

Managing your law firm economically

  • Evaluate performance
  • Map partner evaluations individually
  • Key Kpi at a glance

Solutions for your needs

  • All important functions for law firms
  • Individually adaptable
  • Incl. conflict check, GwG, KYC and much more

Secure, high-performance and integrated

  • Certified cloud hosting in Switzerland
  • Also available as an on-premises solution
  • Various standard interfaces to peripheral systems

 

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How well does vertec fit in with my law firm?

Vertec verfügt über eine Schnittstelle zu Microsoft SharePoint Online (Microsoft 365). Der Vertec Vertriebspartner Lean Business AG vertreibt einen M-Files Connector für Vertec. Für das DMS iManage bestehen kundenspezifische Schnittstellen.

«Kanzleimanagement wirtschaftlich gedacht» – das bedeutet: Neben Akten, Fristen und Rechnungen liefert Vertec auch alle wichtigen Daten zum wirtschaftlichen Steuern Ihrer Kanzlei. Ergänzt durch unseren «best-of-breed» Ansatz sowie praxisbasierter Branchenexpertise für das schnelle Entwickeln individueller Funktionen. Das Fundament bilden leicht anpassbare Funktionen, welche bereits 80% der Anforderungen abdecken.

Mit wenig Aufwand werden Ihre spezifischen Anforderungen schnell und unkompliziert umgesetzt. Branchenexpertise, entwickelt gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden in Deutschland und der Schweiz.

Jede Kanzlei hat individuelle Anforderungen – sei es für Mandatsprozesse, Freigaben oder individuelle Auswertungen. In den Einführungsprojekten entstehen Kundenlösungen, die exakt zur Kanzlei passen. Das Know-how aus den Einführungen fliesst dann zurück in die Weiterentwicklung der Software. Aus verschiedenen Kundenprojekten entsteht so ein gemeinsamer Nenner für Funktionen wie Rechnungsaufteilung oder Fristenverwaltung. Sobald eine abgerundete Funktion fertig ist, veröffentlichen wir diese als kostenlose «Zusatzfunktion» auf unserer Knowledge Base . So wird Branchenexpertise zu Software.

Die praxiserprobten Zusatzfunktionen bieten meist mind. 80% der benötigten Funktion. Die letzten 20% individuelle Anpassung können leichtgewichtig und schnell durchgeführt werden.

Die Datenmigration aus Altsystemen hin zu Vertec ist wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Einführungsprojekts. Der Blogartikel Wie viel Migration darf es denn sein?  zeigt die Unterschiede zwischen Minimalvarianten und Vollmigration. Bei Kanzleien müssen dann noch Daten für den Konfliktcheck bedacht werden. Das erfahrene Projektleiterteam hat bereits zahlreiche Migrationen begleitet und unterstützt Ihre Kanzlei gerne.

In Vertec besteht die Möglichkeit, einem Bearbeiter verschiedene Berechtigungen zuzuordnen. Diese Berechtigungen sind danach überall in Vertec gültig.

Folgende Berechtigungstypen sind möglich:

  • Lesbarkeit der Daten (lesen)
  • Ausführen von Reports und Scripts
  • Editierbarkeit der Daten (schreiben, erfassen, löschen)

Berechtigungen werden immer auf Benutzergruppen definiert. Alle Bearbeiter, die dieser Benutzergruppe zugeordnet werden, übernehmen die dort vergebenen Berechtigungen.

Testinstanzen werden über unser Kundenportal vollautomatisiert erstellt. Der Testzeitraum beträgt 30 Tage und endet automatisch. Aus technischen Gründen kann dieser nicht verlängert werden.

Alternativ können Sie vor Ablauf der 30 Tage den Zeitraum entweder durch den Erwerb von mindestens einer Vertec Lizenz verlängern oder melden sich mit einer anderen E-Mail Adresse erneut an. Der Kauf einer Lizenz hat den Vorteil, dass Sie mit der im ursprünglichen Testzeitraum verwendeten Datenbank und URL direkt weiterarbeiten können.

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