MailChimp und Vertec optimal kombinieren

Marco Barthel | 21.06.2018 0 Kommentare
Erfolgreiche Massenmailversände mit Vertec und Mailchimp

Wir bei Vertec sind seit Jahren zufriedene MailChimp-Nutzer. Der Softwarehersteller aus Atlanta hat sich durch einfach bedienbare Software und hervorragende Kundenerlebnisse etabliert als führender Anbieter von E-Mail-Marketing-Lösungen.

So wie unser Marketingteam arbeiten auch zahlreiche Vertec-Kunden mit der beliebten Software. Und auch potentielle Kunden fragen immer wieder, wie Sie Vertec und MailChimp kombinieren können. Neben dieser Frage erläutert der Blogartikel folgende Themen:

 

1. Anwendungsfälle
2. Vertec-Liste für Newsletter erstellen
3. Vertec-Liste nach MailChimp übertragen
4. Rückmeldungen aus MailChimp verarbeiten
5. Neue Liste pro Newsletter anlegen oder nicht?

 

1. Anwendungsfälle

Die Kombination von Vertec und MailChimp führt über den Import von Listen, welcher in wenigen Minuten erledigt ist. Eine Schnittstelle zwischen Vertec und MailChimp existiert nicht. Für welche Anwendungsfälle bietet sich dieser Weg an?

Projektorientierte Dienstleister möchten zumeist periodisch Ihre Kunden über Neuigkeiten oder Fachinhalte informieren. Monatliche Newsletter, produktbezogene Informationen oder Einladungen zu Events – das sind klassische Anwendungsfälle. Für diese Zwecke eignet sich die Import-Variante sehr gut, da die Datenhoheit bei Vertec liegt.

Schauen wir uns im Folgenden die Arbeitsschritte an.

 

2. Vertec-Liste für Newsletter erstellen

Unser erster Meilenstein ist eine Liste in Vertec, die alle Empfänger der geplanten E-Mail umfasst und pro Empfänger die relevanten Daten enthält:

  • E-Mail-Adresse
  • Briefanrede ("Sehr geehrte Frau Müller") für eine personalisierte Ansprache im Newsletter

Zusätzlich können fast alle in Vertec erfassten Daten an MailChimp übergeben werden, wie zum Beispiel:

  • Firma, falls diese in der E-Mail genannt werden soll
  • Ort, falls dieser in der Grussformel vorkommen soll ("Viele Grüsse nach Hamburg")

 

Um nun die Liste in Vertec zu erstellen, nutzen wir Stichworte. Wie Sie Stichwortordner anlegen und benutzen, erfahren Sie im Knowledge Base Artikel Ordner als Stichwörter. Hier die kompakte Vorgehensweise:

  • Mit einem Rechtsklick auf öffentliche Ordner können Sie einen neuen Ordner erzeugen
  • Nutzen Sie als Bezeichnung beispielsweise "Kampagnenmanagement"
  • Wählen Sie im Feld Für Unterordner Kontakt aus
  • Die Felder Subfolder erlauben und Stichwort Ordner müssen aktiviert sein
  • Mit einem Rechtsklick auf den neu erstellten Ordner können Sie nun Unterordner anlegen, welche die Stichwörter sind
  • Legen Sie einen Unterordner an namens Newsletter mit MailChimp

Nun müssen wir alle relevanten Kontakte "bestichworten", also das Stichwort hinzufügen. Wie Sie dies schnell per drag and drop machen, zeigt Ihnen Patrick Ponto im Video.

3. Vertec-Liste nach MailChimp übertragen

Ist die Vertec-Liste vollständig konfiguriert und befüllt, kann die Übertragung beginnen. Mit einem Klick auf Liste in Excel übertragen haben Sie alle Daten parat, die für den Import in MailChimp benötigt werden.

In MailChimp müssen Sie Ihre Empfängerliste (MailChimp: "list") so anpassen, dass die Daten aus Vertec zur Liste passen. Der folgende Screenshot zeigt die Übersicht aller Felder (MailChimp: "list fields") einer Empfängerliste. In unserem Beispiel existiert bisher nur die E-Mail-Adresse.

 

List fields Mailchimp

Konfigurieren Sie die Felder der MailChimp Liste exakt so, wie Sie es benötigen.

Fügen Sie die Briefanrede aus Vertec als neues Feld hinzu:

  • Klicken Sie "Add A Field"
  • Wählen Sie Text als Typ
  • Benennen Sie das Feld Briefanrede
  • Benennen Sie den "tag" *| ANSCHRIFT |*, um diesen dann in Ihrem E-Mail Template für die persönliche Ansprache nutzen zu können
Neues Feld in Mailchimp

Um die in Vertec hinterlegte Grussformel zu nutzen, fügen Sie das Feld wie beschrieben hinzu

Sind die Felder konfiguriert, können Sie nun Ihre Vertec-Daten importieren:

  • Klicken Sie in der MailChimp Liste "Add contacts" und "Import contacts"
  • Wählen Sie die Option "Copy/paste from file"
  • Kopieren Sie in der aus Vertec exportierten Excel-Liste nun alle relevanten Daten und fügen Sie diese ein

Im nächsten Schritt erfolgt die Zuweisung der Daten auf die Felder Ihrer Empfängerliste. Folgen Sie dafür einfach den Hinweisen.

Fertig! Sie können nun eine Kampagne in MailChimp erstellen und die neue Empfängerliste nutzen. Eine hervorragende Anleitung zu Kampagnen bietet MailChimp auf seiner Knowledge Base.

4. Rückmeldungen aus MailChimp verarbeiten

Bei guter Qualität der Adressen in Vertec kommt es zu wenigen unzustellbaren E-Mails ("bounced"). Hier will man eventuell wissen, warum diese unzustellbar waren. Arbeitet der Mitarbeiter nicht mehr im Haus? Zudem will man möglicherweise auch bei Abmeldungen ("unsubscribed") persönlich nachfragen, warum der Empfänger künftig auf den Newsletter verzichten möchte.

Diese Rückmeldung können auf unterschiedliche Weise in Vertec abgebildet werden. Die einfachste Möglichkeit ist das Entfernen des Häkchens im entsprechenden Verteiler (Stichwortordner). Möchte man weitere Informationen zur Abmeldung dokumentieren, so legt man ein weiteres Stichwort an, bspw. "Abgemeldet von Newsletter". Nun erfasst man noch kurz eine Aktivität zum Kontakt, in der man Datum und Grund dokumentiert.

5. Neue Liste pro Newsletter anlegen oder nicht?

Das erneute Benutzen der angelegten Liste für weitere Newsletter bietet sich aus unserer Sicht für die meisten Szenarien an.

Vorteile:

  • Das Anlegen einer neuen Liste für den nächsten Newsletter entfällt
  • Alle Felder ("list fields") bleiben erhalten
  • Listeneinstellungen wie "from name" und "from email adresse" bleiben erhalten
  • "Cleaned" und "unsubscribed" Kontakte bleiben in der Liste mit dem jeweiligen Status gespeichert. So werden diese Kontakte nicht angeschrieben, sollten Sie versehentlich erneut aus Vertec importiert werden.

 

Übrigens: Weiterführende Informationen zur Datensicherheit, dem EU/SWISS Privacy Shield und der DSGVO bietet Mailchimp in seiner Knowledge Base. Dort findet man auch die Vorlage für das sogenannte data processing agreement, welches man abschliessen sollte.

Haben Sie Fragen oder Hinweise zur Nutzung von MailChimp mit Vertec? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.

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